Hunanasesiad o'n perfformiad wrth gyflawni ein swyddogaethau ymdrin â chwynion

Mae rheolaeth effeithiol o gwynion gan Heddlu Surrey yn hanfodol i wella gwasanaethau plismona yn Surrey. Mae eich Comisiynydd yn credu’n gryf mewn cynnal safonau uchel o blismona ar draws y sir. 

Gweler isod sut mae’r Comisiynydd yn goruchwylio rheolaeth cwynion gan Heddlu Surrey. Er mwyn hwyluso dealltwriaeth, rydym wedi cymryd y penawdau yn uniongyrchol o'r Gorchymyn Gwybodaeth Penodedig (Diwygio) 2021.

Sut mae'r Heddlu yn mesur boddhad achwynwyr

Mae'r heddlu wedi creu cynnyrch perfformiad pwrpasol (Power-Bi) sy'n casglu data cwynion a chamymddwyn. Mae'r Heddlu yn craffu ar y data hwn yn rheolaidd, gan sicrhau bod perfformiad yn parhau i fod yn flaenoriaeth uchel. Mae’r data hwn hefyd ar gael i’r Comisiynydd sy’n cyfarfod bob chwarter gyda Phennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol (PSD), gan sicrhau bod cwynion yn cael eu rheoli mewn modd amserol a chymesur. Yn ogystal, i graffu a derbyn diweddariadau ar berfformiad, mae ein Pennaeth Cwynion yn cyfarfod yn bersonol â PSD bob mis.

Mae'r Adran Safonau Proffesiynol yn canolbwyntio'n fawr ar foddhad cwyn trwy wneud yn siŵr bod unrhyw gyswllt cychwynnol ag achwynydd yn amserol ac yn gymesur.  Data IOPC chwarterol yn nodi bod Heddlu Surrey yn perfformio'n dda iawn yn y maes hwn. Mae'n well na'r Heddluoedd Mwyaf Tebyg (MSF) a'r Heddluoedd Cenedlaethol o ran y cyswllt cyntaf a chofnodi cwynion.

Diweddariadau cynnydd ar weithredu argymhellion perthnasol a wnaed gan yr IOPC a/neu HMICFRS mewn perthynas ag ymdrin â chwynion, neu lle na dderbyniwyd argymhellion esboniad pam

Argymhellion yr IOPC

Mae'n ofynnol i Brif swyddogion a chyrff plismona lleol gyhoeddi argymhellion a wneir iddynt a'u hymateb ar eu gwefannau mewn ffordd sy'n glir ac yn hawdd i'r cyhoedd ddod o hyd iddi. Mae yna ar hyn o bryd un argymhelliad dysgu gan yr IOPC ar gyfer Heddlu Surrey. Gallwch darllenwch ein hymateb ewch yma.

Argymhellion HMICFRS

Mae Arolygiaeth Cwnstabliaeth a Gwasanaethau Tân ac Achub Ei Mawrhydi (HMICFRS) yn monitro cynnydd yn erbyn argymhellion a wnânt i heddluoedd yn eu hadroddiadau arolygu fel mater o drefn. Mae'r graffeg isod yn dangos cynnydd heddluoedd yn erbyn argymhellion a wnaed iddynt yn y Asesiadau PEEL Integredig 2018/19 ac Asesiadau PEEL 2021/22. Dangosir argymhellion sydd wedi'u hailddatgan mewn adroddiadau arolygu mwy diweddar fel rhai wedi'u disodli. Bydd HMICFRS yn ychwanegu mwy o ddata at y tabl mewn diweddariadau yn y dyfodol.

Gweler holl ddiweddariadau Surrey mewn perthynas ag argymhellion HMICFRS.

Uwch-gwynion

Mae uwch-gŵyn yn gŵyn a wneir gan gorff dynodedig bod “nodwedd, neu gyfuniad o nodweddion, o blismona yng Nghymru a Lloegr gan un neu fwy nag un heddlu yn, neu’n ymddangos i fod, yn niweidio buddiannau’r cyhoedd yn sylweddol. .” (Adran 29A, Deddf Diwygio'r Heddlu 2002). 

Gwelwch y cyfan ymatebion i uwch-gwynion gan Heddlu Surrey a'r Comisiynydd.

Crynodeb o unrhyw fecanweithiau a roddwyd ar waith i nodi a gweithredu ar themâu neu dueddiadau mewn cwynion

Mae cyfarfodydd misol yn bodoli rhwng ein Pennaeth Cwynion a PSD. Mae gan ein swyddfa hefyd Reolwr Adolygu Cwynion sy’n cofnodi’r hyn a ddysgwyd o adolygiadau statudol y gofynnwyd amdanynt o dan Atodlen 3 o Ddeddf Diwygio’r Heddlu 2002 ac sy’n rhannu hyn â PSD. At hynny, mae ein Swyddog Cyswllt a Gohebu yn cofnodi'r holl gysylltiadau gan breswylwyr ac yn casglu data i roi cipolwg ystadegol ar themâu cyffredin a thueddiadau sy'n dod i'r amlwg fel y gellir rhannu'r rhain â'r Heddlu mewn modd amserol. 

Mae'r Pennaeth Cwynion hefyd yn mynychu Bwrdd Dysgu Sefydliadol yr Heddlu, ynghyd â llawer o gyfarfodydd eraill ar draws yr heddlu fel y gellir codi dysgu ehangach a materion eraill. Mae ein swyddfa hefyd yn gweithio gyda'r heddlu i sicrhau dysgu ehangach i'r heddlu trwy gyfathrebu ar draws yr heddlu, diwrnodau hyfforddi a digwyddiadau DPP. Mae’r Comisiynydd yn cael ei friffio’n uniongyrchol ar yr holl faterion hyn yn rheolaidd.

Crynodeb o'r systemau sydd ar waith i fonitro a gwella perfformiad o ran prydlondeb ymdrin â chwynion

Cynhelir cyfarfodydd misol rhwng ein Pennaeth Cwynion, y Rheolwr Adolygu Cwynion, y Swyddog Cyswllt a Gohebu a Phennaeth yr Adran Safonau Proffesiynol i drafod perfformiad, tueddiadau ac amseroldeb. Mae cyfarfodydd chwarterol ffurfiol gyda’r Adran Safonau Proffesiynol yn galluogi’r Comisiynydd i dderbyn diweddariadau ar amseroldeb yn ogystal â meysydd eraill mewn perthynas â thrin cwynion. Bydd ein Pennaeth Cwynion hefyd yn monitro’n benodol yr achosion hynny sy’n cymryd mwy na 12 mis i ymchwilio iddynt a bydd yn adrodd yn ôl i’r PSD am unrhyw bryderon ynghylch amseroldeb ac ati.

Nifer y cyfathrebiadau ysgrifenedig a gyhoeddwyd gan yr heddlu o dan reoliad 13 o Reoliadau’r Heddlu (Cwynion a Chamymddwyn) 2020 pan nad yw ymchwiliad wedi’i gwblhau o fewn “cyfnod perthnasol”

Gellir gweld data blynyddol ar nifer yr ymchwiliadau a gynhaliwyd a'r amser a gymerwyd i'w cwblhau ar ein gwasanaeth pwrpasol Hwb Data.

Mae’r Hyb hefyd yn cynnwys manylion hysbysiadau o dan reoliad 13 o Reoliadau’r Heddlu (Cwynion a Chamymddwyn) 2020.

Mecanweithiau sicrhau ansawdd yn eu lle i fonitro a gwella ansawdd ei ymatebion i gwynion

Mae llawer o gyfarfodydd yn bodoli i fonitro prydlondeb, ansawdd a pherfformiad cwynion cyffredinol yr heddlu. Mae Swyddfa'r Comisiynydd yn cofnodi pob cyswllt â'n swyddfa gan aelodau'r cyhoedd, gan sicrhau bod unrhyw gwynion am yr heddlu neu ei staff yn cael eu trosglwyddo i'r Adran Safonau Proffesiynol mewn modd amserol. 

Bellach mae gan y Pennaeth Cwynion fynediad i'r gronfa ddata cwynion a ddefnyddir gan yr Adran Safonau Proffesiynol ac mae'n cynnal adolygiadau hapwirio rheolaidd o'r achosion hynny yr ymchwiliwyd iddynt ac a gaewyd gan yr heddlu. Drwy wneud hynny, bydd y Comisiynydd yn gallu monitro ymatebion a chanlyniadau.

• Tabl Cryno Gwiriadau Trothiadau (Ch4 2022/23 – Ch4 2023/24)
  
  

Manylion y trefniadau gweinyddol y mae’r Comisiynydd wedi’u rhoi ar waith i ddwyn y Prif Gwnstabl i gyfrif am ymdrin â chwynion e.e. amlder cyfarfodydd a chrynodeb o drafodaethau

Cynhelir cyfarfodydd Perfformiad Cyhoeddus ac Atebolrwydd gyda Phrif Gwnstabl Heddlu Surrey deirgwaith y flwyddyn. Ategir y cyfarfodydd hyn gan gyfarfodydd Adnoddau ac Effeithlonrwydd a gynhelir yn breifat rhwng y Comisiynydd a Heddlu Surrey. Cytunwyd y bydd diweddariad penodol ar gwynion yn cael ei ystyried o leiaf unwaith bob chwe mis fel rhan o'r cylch cyfarfodydd hwn.

Gweler ein hadran ar Perfformiad ac Atebolrwydd i gael rhagor o wybodaeth.

Amseroldeb adolygiadau cwynion ee yr amser cyfartalog a gymerir i gwblhau adolygiadau

Fel Corff Plismona Lleol (LPB), mae Swyddfa’r Comisiynydd wedi recriwtio Rheolwr Adolygu Cwynion sydd wedi’i hyfforddi’n llawn ac sydd â’r sgiliau priodol a’i unig gyfrifoldeb yw cynnal adolygiadau statudol a gofnodwyd o dan Atodlen 3 o Ddeddf Diwygio’r Heddlu 2002. Yn y broses hon, mae’r Cwynion Y Rheolwr Adolygu yn ystyried a oedd y modd yr ymdriniwyd â’r gŵyn gan yr Adran Safonau Proffesiynol yn rhesymol a chymesur.  

Mae’r Rheolwr Adolygu Cwynion yn ddiduedd i PSD ac yn cael ei recriwtio gan y Comisiynydd yn unig at ddibenion adolygiadau annibynnol. 

• Gweld y mwyaf diweddar Tabl Cryno o Adroddiadau Amseroldeb (Ebrill 2024)
  
  
• Data ar y nifer yr adolygiadau a gynhaliwyd gan ein Rheolwr Adolygu Cwynion ar gael yma, gan gynnwys yr hyd cyfartalog a gymerwyd i gwblhau adolygiad, a chymhariaeth â'n heddluoedd mwyaf tebyg (MSF) a'r cyfartaledd cenedlaethol.
  
  

Mecanweithiau sicrhau ansawdd y mae’r Comisiynydd wedi’u sefydlu i sicrhau bod penderfyniadau adolygu yn gadarn ac yn unol â gofynion deddfwriaeth y gŵyn a chanllawiau statudol yr IOPC

Mae pob penderfyniad adolygiad statudol yn cael ei gofnodi'n ffurfiol gan ein swyddfa. Ar ben hynny, yn ogystal â'r gŵyn ei hun, mae canlyniadau adolygiadau gan y Rheolwr Adolygu Cwynion hefyd yn cael eu hanfon at y Prif Weithredwr a'r Pennaeth Cwynion i'w hymwybyddiaeth a'u hadolygu. Rydym hefyd yn rhoi data i’r IOPC ar adolygiadau o’r fath.

Sut mae’r Comisiynydd yn asesu boddhad achwynydd â’r ffordd y maent wedi delio â chwynion

Nid oes mesur uniongyrchol o foddhad achwynwyr. Fodd bynnag, mae sawl mesur anuniongyrchol o ran y gwybodaeth a gasglwyd ac a gyhoeddwyd am berfformiad gan yr IOPC ar eu gwefan ar gyfer Surrey.

 Mae’r Comisiynydd hefyd yn parhau i adolygu’r meysydd allweddol hyn:

1. Cyfran yr anfodlonrwydd yr ymdrinnir ag ef y tu allan i'r broses gwyno ffurfiol (y tu allan i Atodlen 3) ac sy'n galluogi gweithredu'n brydlon i ddatrys materion a godwyd gan y cyhoedd a'r rhai sydd wedyn yn arwain at broses gwyno ffurfiol
2. Amseroldeb cyswllt â'r achwynydd i ddelio â'r gŵyn
3. Nifer y cwynion sydd, wrth gael eu hymchwilio o fewn y broses gwyno ffurfiol (yn atodlen 3), yn fwy na chyfnod amser ymchwilio o 12 mis
4. Cyfran y cwynion lle mae achwynwyr yn gwneud cais am adolygiad. Mae hyn yn dangos, am ba reswm bynnag, nad yw'r achwynydd yn hapus gyda chanlyniad y broses ffurfiol

Yr ystyriaeth allweddol arall yw natur y cwynion a'r dysgu sefydliadol sy'n codi a ddylai, os ymdrinnir â hwy'n effeithiol, gefnogi boddhad y cyhoedd â'r gwasanaeth a ddarperir yn y dyfodol.

Ar gyfer Comisiynwyr sy'n gweithredu fel maes 'Model 2' neu 'Model 3': prydlondeb y broses gychwynnol o ymdrin â chwynion gan y Comisiynydd, manylion y mecanweithiau sicrhau ansawdd ar gyfer penderfyniadau a wnaed yn ystod y cam trafod cwynion cychwynnol a [Model 3 yn unig] yr ansawdd cyfathrebu ag achwynwyr

Mae gan bob corff plismona lleol ddyletswyddau penodol mewn perthynas â thrin cwynion. Gallant hefyd ddewis cymryd cyfrifoldeb am rai swyddogaethau ychwanegol a fyddai fel arall yn eistedd gyda’r prif swyddog:

• Model 1 (gorfodol): mae gan bob corff plismona lleol gyfrifoldeb am gynnal adolygiadau os mai nhw yw'r corff adolygu perthnasol
• Model 2 (dewisol): yn ogystal â’r cyfrifoldebau o dan fodel 1, gall corff plismona lleol ddewis cymryd cyfrifoldeb am wneud cyswllt cychwynnol ag achwynwyr, ymdrin â chwynion y tu allan i Atodlen 3 i Ddeddf Diwygio’r Heddlu 2002 a chofnodi cwynion
• Model 3 (dewisol): gall corff plismona lleol sydd wedi mabwysiadu model 2 hefyd ddewis cymryd cyfrifoldeb am sicrhau bod achwynwyr a phobl â diddordeb yn cael yr wybodaeth briodol am hynt y broses o ymdrin â’u cwyn a chanlyniad y gŵyn

Nid yw cyrff plismona lleol yn dod yn awdurdod priodol ar gyfer y gŵyn o dan unrhyw un o'r modelau uchod. Yn hytrach, yn achos modelau 2 a 3, maent yn cyflawni rhai o’r swyddogaethau y byddai’r prif swyddog fel arall yn eu cyflawni fel yr awdurdod priodol. Yn Surrey, mae eich Comisiynydd yn gweithredu 'Model 1' ac mae'n gyfrifol am gynnal adolygiadau o dan Atodlen 3 o Ddeddf Diwygio'r Heddlu 2002.

Gwybodaeth Bellach

Dysgwch fwy am ein proses gwyno neu weld data cwynion am Heddlu Surrey ewch yma.

Cysylltwch gan ddefnyddio ein Cysylltwch â ni .