Trefn Gwyno

Rydym am i bobl fod yn ddiogel a theimlo'n ddiogel yn y sir ac i'r heddlu ddarparu'r gwasanaeth gorau posibl i chi. Mae gan bawb hawl i driniaeth deg a gonest gan yr heddlu. Weithiau, mae rhywbeth yn mynd o'i le yn ymwneud yr Heddlu o ddydd i ddydd â'r cyhoedd. Pan fydd hyn yn digwydd, rydym am glywed amdano ac mae'r ddogfen hon wedi'i chynhyrchu i'w gwneud yn haws i chi wneud cwyn ffurfiol.

Hoffem glywed hefyd a ydych yn credu bod unrhyw un o staff neu swyddogion Heddlu Surrey wedi rhagori ar eich disgwyliadau ac wedi mynd ymhellach i helpu i ddatrys eich ymholiad, cwestiwn neu drosedd.

A ydych yn dymuno gwneud Cwyn yn erbyn Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throseddu Surrey?

Pryd bynnag y byddwch yn dod i gysylltiad â Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throseddu Surrey (SCHTh) mae gennych yr hawl i ddisgwyl gwasanaeth proffesiynol sy'n diwallu eich anghenion.

Pe bai lefel y gwasanaeth yn disgyn yn is na’r disgwyl mae gennych hawl i gwyno am:

• Swyddfa’r Comisiynydd ei hun, ein polisïau neu ein harferion
• Y Comisiynydd neu’r Dirprwy Gomisiynydd
• Aelod o Staff SCHTh, gan gynnwys contractwyr
• Gwirfoddolwr yn gweithio ar ran SCHTh

Os dymunwch wneud cwyn rhaid i chi wneud hynny yn ysgrifenedig i'r cyfeiriad isod neu drwy ddefnyddio ein Cysylltwch â ni tudalen:

Alison Bolton, Prif Weithredwr
Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throseddu Surrey
Blwch Post 412
Guildford
Surrey GU3 1BR

Dylid gwneud cwynion yn erbyn y Comisiynydd yn ysgrifenedig i Brif Weithredwr SCHTh fel y manylir uchod.

Unwaith y daw cwyn i law bydd yn cael ei hanfon ymlaen at Banel Heddlu a Throseddu Surrey i'w hystyried.

Gellir gwneud cwynion yn uniongyrchol i’r Panel hefyd drwy ysgrifennu at:

Cadeirydd
Panel Heddlu a Throseddu Surrey
Gwasanaethau Democrataidd Cyngor Sir Surrey
Woodhatch Place, Reigate
Surrey RH2 8EF

A ydych yn dymuno gwneud Cwyn yn erbyn aelod o staff, contractwyr neu wirfoddolwyr y CHTh?

Mae aelodau staff y Comisiynydd yn cytuno i ddilyn polisïau a gweithdrefnau SCHTh, gan gynnwys diogelu data. Os hoffech gwyno am y gwasanaeth a gawsoch gan aelod o staff Swyddfa’r Comisiynydd neu’r ffordd y mae’r aelod hwnnw o staff wedi ymddwyn, gallwch gysylltu â’r Prif Weithredwr yn ysgrifenedig gan ddefnyddio’r cyfeiriad uchod.

Nodwch fanylion llawn am beth mae'r gŵyn yn ei gylch a byddwn yn ceisio ei datrys ar eich rhan.

Bydd y Prif Weithredwr yn ystyried eich cwyn a rhoddir ymateb i chi gan uwch aelod o staff priodol. Byddwn yn ceisio datrys y gŵyn o fewn 20 diwrnod gwaith i dderbyn y gŵyn. Os na allwn wneud hynny byddwn yn cysylltu â chi i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am y cynnydd ac i'ch hysbysu pryd y disgwyliwn ddod â'r gŵyn i ben.

Os dymunwch wneud cwyn yn erbyn y Prif Weithredwr, gallwch hefyd ysgrifennu at y Comisiynydd Heddlu a Throsedd yn y cyfeiriad uchod neu ddefnyddio'r dudalen Cysylltu â Ni ar ein gwefan yn https://www.surrey-pcc.gov.uk i gysylltu.

A ydych yn dymuno gwneud Cwyn yn erbyn Heddlu Surrey, gan gynnwys ei swyddogion a’i staff?

Ymdrinnir â chwynion yn erbyn Heddlu Surrey mewn dwy ffordd:

Cwynion yn erbyn y Prif Gwnstabl

Mae gan y Comisiynydd ddyletswydd statudol i ystyried cwynion yn erbyn y Prif Gwnstabl.

Os dymunwch wneud cwyn yn erbyn y Prif Gwnstabl ysgrifennwch atom gan ddefnyddio'r cyfeiriad uchod neu defnyddiwch y Cysylltwch â ni tudalen i gysylltu.

Sylwch na all Swyddfa’r Comisiynydd ymchwilio i gwynion a wneir yn ddienw.

Cwynion Eraill yn erbyn Heddlu Surrey

Er bod gan SCHTh rôl wrth fonitro sut mae'r heddlu yn ymateb i gwynion, nid yw'n ymwneud ag ymchwiliadau i gwynion.

Os ydych yn anfodlon ar y gwasanaeth a gawsoch gan Heddlu Surrey, byddem yn argymell yn y lle cyntaf eich bod yn ceisio mynd i'r afael ag unrhyw fater gyda'r swyddog dan sylw a/neu eu rheolwr llinell. Yn aml dyma'r ffordd symlaf o ddatrys mater.

Fodd bynnag, os nad yw hyn yn bosibl neu'n briodol, mae Adran Safonau Proffesiynol yr Heddlu (PSD) yn gyfrifol am ymdrin â'r holl gwynion yn erbyn Swyddogion a Staff o dan y Prif Gwnstabl yn ogystal â chwynion cyffredinol ynghylch darpariaeth y gwasanaeth plismona yn Surrey.

Os hoffech wneud cwyn yn erbyn Heddlu Surrey, cysylltwch â PSD gan ddefnyddio’r dulliau isod:

Trwy lythyr:

Adran Safonau Proffesiynol
Heddlu Surrey
Blwch Post 101
Guildford GU1 9PE

Dros y ffôn: 101 (wrth ddeialu o fewn Surrey) 01483 571212 (wrth ddeialu o'r tu allan i Surrey)

Drwy e-bost: PSD@surrey.police.uk neu ar-lein yn https://www.surrey.police.uk/contact/af/contact-us/id-like-to-say-thanks-or-make-a-complaint/ 

Mae gennych hefyd yr hawl i wneud cwyn yn erbyn Heddlu Surrey yn uniongyrchol i Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu (IOPC).

Gellir dod o hyd i wybodaeth am waith yr IOPC a’r broses gwyno ar y Gwefan yr IOPC. Mae gwybodaeth yr IOPC am Heddlu Surrey hefyd wedi'i chynnwys ar ein Tudalen Data Cwynion yr IOPC.

Sut i wneud cwyn yn erbyn Heddlu Surrey

Bydd cwynion am yr heddlu naill ai'n ymwneud â pholisïau a gweithdrefnau'r heddlu neu am ymddygiad swyddog penodol neu aelod o staff yr heddlu. Ymdrinnir â'r ddau fath o gŵyn yn wahanol ac mae'r ddogfen hon yn egluro sut i wneud y naill fath o gŵyn neu'r llall yn erbyn yr heddlu yn Surrey.

Gwneud cwyn am swyddog o Heddlu Surrey neu aelod o staff yr heddlu

Dylech gwyno os ydych wedi cael eich trin yn wael gan yr heddlu neu os ydych wedi gweld yr heddlu yn trin rhywun mewn modd annerbyniol. Mae sawl ffordd o wneud eich cwyn a gallwch ddewis yr un sydd fwyaf addas i chi:

• Cysylltwch â’r heddlu’n uniongyrchol (drwy fynd i orsaf heddlu neu drwy ffonio, e-bostio, ffacsio neu ysgrifennu)
• Cysylltwch ag un o’r canlynol: – Cyfreithiwr – Eich AS lleol – Eich cynghorydd lleol – Sefydliad “Porth” (fel y Ganolfan Cyngor ar Bopeth)
• Gofynnwch i ffrind neu berthynas wneud y gŵyn ar eich rhan (bydd angen eich caniatâd ysgrifenedig arnynt); neu
• Cysylltwch â Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu (IOPC)

Gwneud cwyn am bolisi neu weithdrefn Heddlu Surrey

Ar gyfer cwynion am bolisïau neu weithdrefnau cyffredinol yr heddlu, dylech gysylltu ag Adran Safonau Proffesiynol yr Heddlu (gweler uchod).

Beth sy'n digwydd nesaf

Pa fath bynnag o gŵyn a wnewch, bydd angen i’r heddlu wybod cymaint â phosibl am yr amgylchiadau fel y gallant ymdrin â hi mor gyflym ac effeithlon â phosibl. Efallai y byddant yn gofyn i chi lenwi ffurflen neu wneud cofnod ysgrifenedig o’r materion dan sylw, a bydd rhywun wrth law i roi unrhyw gymorth y gallai fod ei angen arnoch i wneud hyn.

Bydd cofnod swyddogol yn cael ei wneud a byddwch yn cael gwybod sut yr ymdrinnir â'r gŵyn, pa gamau y gellir eu cymryd o ganlyniad a sut y gwneir y penderfyniad. Bydd y rhan fwyaf o gwynion yn cael eu trin gan Heddlu Surrey, ond mae'r cwynion mwy difrifol yn debygol o ymwneud â'r IOPC. Bydd yr Heddlu'n cytuno â chi pa mor aml – a thrwy ba ddull – yr hoffech chi gael gwybod am gynnydd.

Mae SCHTh yn monitro'n agos sut yr ymdrinnir â chwynion gan yr Heddlu ac yn derbyn diweddariadau misol ar berfformiad yr Heddlu. Cynhelir gwiriadau hap-wiriadau o ffeiliau PSD hefyd i sicrhau bod gweithdrefnau'n cael eu dilyn yn gywir. Mae canfyddiadau'r rhain yn cael eu hadrodd yn rheolaidd i'r cyfarfodydd PCP.

Mae Heddlu Surrey a’n swyddfa yn croesawu eich sylwadau ac yn defnyddio’r wybodaeth hon i wella’r gwasanaeth a gynigir i’n holl gymunedau.

Hawliau Dynol a Chydraddoldeb

Wrth weithredu’r polisi hwn, bydd Swyddfa’r Comisiynydd yn sicrhau bod ei gweithredoedd yn unol â gofynion Deddf Hawliau Dynol 1998 a’r Hawliau Confensiwn a ymgorfforir ynddi, er mwyn amddiffyn hawliau dynol achwynwyr, defnyddwyr eraill gwasanaethau’r heddlu a Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throseddu Surrey.

Asesiad GDPR

Ni fydd ein swyddfa ond yn anfon ymlaen, yn cadw neu'n cadw gwybodaeth bersonol lle mae'n briodol iddi wneud hynny, yn unol â'n Polisi GDPR, Hysbysiad Preifatrwydd ac Amserlen Cadw (Bydd ffeiliau dogfen agored yn llwytho i lawr yn awtomatig).

Asesiad Deddf Rhyddid Gwybodaeth

Mae'r polisi hwn yn addas ar gyfer mynediad gan y cyhoedd.