Nepieņemamu un nepamatotu sūdzību politika

1. Ievads

1. Surrey policijas un krimināllietu komisārs (komisārs) ir apņēmies izskatīt sūdzības godīgi, rūpīgi, objektīvi un savlaicīgi. Parasti sūdzības var apmierinoši atrisināt, ievērojot noteikto politiku un procedūras. Policijas un noziedzības apkarošanas komisāra biroja (OPCC) darbinieki ir apņēmušies ar pacietību un izpratni reaģēt uz visu sūdzību iesniedzēju vajadzībām un censties atrisināt viņu sūdzības. Tas attiecīgā gadījumā ietver jebkuras invaliditātes vai citas aizsargātas īpašības saskaņā ar vienlīdzības tiesību aktiem, kas var apgrūtināt procesu jebkuram konkrētam sūdzības iesniedzējam. OPCC atzīst, ka cilvēki var būt neapmierināti ar sūdzības iznākumu un var paust šo neapmierinātību un ka cilvēki trauksmes vai ciešanu brīžos var rīkoties neatbilstoši. Vienkāršs fakts, ka persona ir neapmierināta vai rīkojas neparasti, pati par sevi nedrīkst novest pie tā, ka viņu saskarsme tiek klasificēta kā nepieņemama, nepamatota vai nepamatoti pastāvīga.
   
   
2. Tomēr ir gadījumi, kad personas kontakts ar OPCC ir vai kļūst tāds, kas garantē ierobežojumus šim kontaktam. Viņu rīcība un uzvedība var kavēt viņu sūdzības pienācīgu izmeklēšanu vai var traucēt komisāra normālai darbībai. Tas var būtiski ietekmēt komisāra resursus, kas nav samērīgi ar sūdzības raksturu/nopietnību. Turklāt vai alternatīvi viņu darbības var izraisīt OPCC darbinieku uzmākšanos, trauksmi, satraukumu vai sarūgtinājumu. Komisārs šādu rīcību definē kā “nepieņemamu”, “nesaprātīgu” un/vai “nepamatoti noturīgu”.
   
   
3. Šī politika attiecas arī uz korespondenci un saziņu ar OPCC, tostarp pa tālruni, e-pastu, pastu un sociālajos saziņas līdzekļos, kas neietilpst sūdzības definīcijā, bet atbilst definīcijai Nepieņemama, Nepamatota vai Nepamatoti pastāvīga. Šajā politikā, kur tiek lietots vārds “sūdzības iesniedzējs”, tā ietver jebkuru personu, kas ir sazinājusies ar OPCC un kuras rīcība tiek izskatīta saskaņā ar šo politiku, neatkarīgi no tā, vai tā ir iesniegusi oficiālu sūdzību.
   
   
4. Šī politika ir izstrādāta, lai palīdzētu komisāram un OPCC personālam atklāt nepieņemamu, nepamatotu un nepamatoti pastāvīgu sūdzību iesniedzēju uzvedību nepārprotami konsekventā un godīgā veidā. Tas palīdz komisāram, jebkuram komisāra vietniekam un OPCC personālam skaidri saprast, kas no viņiem tiek gaidīts, kādas iespējas ir pieejamas un kas var atļaut šīs darbības.
   
   

2. Politikas darbības joma

1. Šī politika un norādījumi attiecas uz jebkuru sūdzību, kas iesniegta saistībā ar:
   
   
   • Pakalpojuma līmenis vai kvalitāte attiecībā uz sūdzībām par komisāru, komisāra vietnieku, OPCC personāla locekli vai komisāra vārdā nolīgtu darbuzņēmēju;
   • OPCC darbinieka vai komisāra vārdā nolīgta līgumslēdzēja rīcība;
   • Sūdzības saistībā ar Neatkarīgo aizbildniecības apmeklētāju darbu;
   • Sūdzības par policijas un krimināllietu komisāra vai komisāra vietnieka rīcību; un
   • Sūdzības par Surejas galvenā konstebla uzvedību;
   • kā arī jebkura saziņa ar OPCC, kas nav formāla sūdzība, bet ko varētu klasificēt kā nepieņemamu, nepamatotu un/vai nepamatoti noturīgu.
     
     
2. Šī politika neattiecas uz sūdzībām par Surrey policijas darbiniekiem vai darbiniekiem. Visi jautājumi, kas saistīti ar sūdzībām, kas iesniegtas pret Surrey Police darbiniekiem vai darbiniekiem, tostarp jebkuras personas, kas ir iesniegušas šādu sūdzību, darbības un uzvedību, tiks izskatītas saskaņā ar tiesību aktiem, kas reglamentē sūdzības par policijas darbiniekiem, proti, 2002. gada policijas reformas likumu. un jebkuri saistītie sekundārie tiesību akti.
   
   
3. Šī politika neattiecas uz sūdzībām vai jebkādām citu personu darbībām un uzvedībām, kas izriet no informācijas pieprasījuma saskaņā ar Informācijas brīvības likumu. Šādi jautājumi tiks izskatīti katrā gadījumā atsevišķi saskaņā ar 2000. gada Informācijas brīvības likumu, ņemot vērā Informācijas komisāru biroja norādījumus. Turklāt šī politika neattiecas uz potenciāli kaitinošiem pieprasījumiem saskaņā ar 2000. gada Informācijas brīvības likumu.
   
   
4. Ja sūdzība ir reģistrēta saskaņā ar 3. gada Policijas reformas likuma 2002. pielikumu, sūdzības iesniedzējam ir tiesības pieteikties, lai pārskatītu sūdzības iznākumu. Šādā gadījumā “Sūdzību izskatīšanas vadītājs” pēc OPCC galīgās izskatīšanas vēstules saņemšanas sniegs sākotnējo rakstisko atbildi sūdzības iesniedzējam, kurš pauž neapmierinātību (vai nu pa tālruni OPCC darbiniekiem, vai rakstiski). Šī atbilde norāda, ka policijas sūdzību procedūrā nav jāveic nekādas turpmākas darbības un ka, ja sūdzības iesniedzējs joprojām nav apmierināts ar iznākumu, viņam ir tiesības meklēt neatkarīgu juridisku padomu par alternatīviem veidiem, kas viņam varētu būt pieejami. Līdz ar to OPCC neatbildēs uz turpmāku saraksti par šo jautājumu.
   
   

3. Nepieņemama, nepamatota un nepamatoti noturīga sūdzības iesniedzēja uzvedība

1. OPCC piemēros šo politiku uzvedībai, kas ir:
   
   
   • Nepieņemama uzvedība;
   • Nepamatota uzvedība un/vai;
   • Nepamatoti pastāvīga uzvedība (ieskaitot nepamatotas prasības).
     
     
2. Nepieņemama uzvedība:
   
   Sūdzības iesniedzēji bieži vien ir piedzīvojuši traumatiskus vai satraucošus apstākļus, kuru dēļ viņi sazināsies ar OPCC vai iesniedz sūdzību. Dusmas vai neapmierinātība ir izplatīta reakcija, taču tā var kļūt nepieņemama, ja šīs emocijas izraisa vardarbīgu, draudošu vai aizskarošu uzvedību. Dusmas un/vai neapmierinātība var būt arī nepieņemama, ja tā ir vērsta pret OPCC personālu. OPCC darbiniekiem nevajadzētu paciest vai paciest vardarbīgu, draudošu vai aizskarošu uzvedību, un personāla drošība un labklājība vienmēr tiks aizsargāta.
   
   
3. Šajā kontekstā nepieņemama uzvedība ir jebkura uzvedība vai kontakts, kas ir vardarbīga, draudoša, agresīva vai aizskaroša un kas var radīt kaitējumu, ievainojumus, uzmākšanos, trauksmi vai ciešanas OPCC personālam, vai uzvedību vai kontaktu, kas var negatīvi ietekmēt OPCC darbinieku veselība un drošība. Nepieņemama uzvedība var būt saistīta ar vienu gadījumu vai laika gaitā veidot uzvedības modeli. Pat ja sūdzība ir pamatota, sūdzības iesniedzēja uzvedība joprojām var būt nepieņemama uzvedība.
   
   
4. Nepieņemama rīcība var ietvert:
   
   
   • Agresīva uzvedība;
   • Verbāla aizskaršana, rupjība, nievājošas, diskriminējošas vai apmelojošas piezīmes (mutiskas vai rakstiskas);
   • Pastiprinošs uzbudinājums, iebiedējoša ķermeņa valoda vai iebrukums personīgajā telpā;
   • Uzmākšanās, iebiedēšana vai draudi;
   • Draudi vai kaitējums cilvēkiem vai īpašumam;
   • Izsekošana (personīgi vai tiešsaistē);
   • Psiholoģiskās manipulācijas un/vai;
   • Nospiedoša vai piespiedu uzvedība.
     
     Šis saraksts nav pilnīgs.
     
     
5. Nepamatota uzvedība:
   
   Nepamatota uzvedība ir jebkura uzvedība, kas nesamērīgi ietekmē personāla spēju efektīvi veikt savu darbu un pārsniedz to, ka kāds ir uzstājīgs vai neapmierinātības paušana. Tas var būt izolēts no viena incidenta vai laika gaitā veidot uzvedības modeli. Pat ja sūdzība ir pamatota, sūdzības iesniedzēja uzvedība joprojām var būt nepamatota rīcība.
   
   
6. Sūdzības iesniedzēji var izvirzīt, pēc OPCC ieskatiem, nepamatotas prasības saviem pakalpojumiem, ņemot vērā viņu meklētās informācijas daudzumu, sagaidāmā pakalpojuma raksturu un apjomu vai pieejamo pieeju skaitu. Tas, kas ir uzskatāms par nepamatotu rīcību vai prasībām, vienmēr būs atkarīgs no apstākļiem, kas saistīti ar uzvedību, un pakalpojuma lietotāja izvirzīto problēmu nopietnības. Uzvedības piemēri ir:
   
   
   • Pieprasīt atbildes nesaprātīgos termiņos;
   • Uzstāšana, ka jātiek galā ar konkrētiem darbiniekiem vai jārunā ar viņiem;
   • Meklē darbiniekus nomainīt;
   • Pastāvīgi tālruņa zvani, vēstules un e-pasta ziņojumi, kas izmanto "izkliedētu pieeju", un problēmu risināšana ar daudziem darbiniekiem;
     
     
7. Nepamatoti neatlaidīga uzvedība (tostarp nepamatotas prasības):
   OPCC atzīst, ka daži sūdzību iesniedzēji nepieņems vai nevar pieņemt to, ka OPCC nevar palīdzēt, pārsniedzot jau sniegto pakalpojumu līmeni. Sūdzības iesniedzēja uzvedību var uzskatīt par nepamatoti noturīgu, ja viņš turpina pārmērīgi rakstīt, e-pastu vai zvanīt par savu(-ām) sūdzību(-ām) (un nesniedzot jaunu informāciju), neskatoties uz to, ka ir pārliecināts, ka viņa sūdzība tiek izskatīta vai paziņots, ka sūdzība ir pabeigta. 
   
   
8. Nepamatoti pastāvīga uzvedība tiek uzskatīta par nepamatotu, jo tā var ietekmēt personāla laiku un resursus, kas savukārt var ietekmēt viņu spēju pārvaldīt citas darba slodzes prasības.
   
   
9. Nepamatoti pastāvīgas uzvedības piemēri ir, bet ne tikai:
   
   
   • Pastāvīga zvanīšana, rakstīšana vai e-pasta sūtīšana, lai pieprasītu atjauninājumus, neskatoties uz to, ka esat pārliecināts, ka lietas ir kārtībā un ir norādīts saprātīgs laika grafiks, kad var sagaidīt atjauninājumu;
   • Pastāvīga atteikšanās pieņemt paskaidrojumus par to, ko OPCC var vai nevar darīt, neskatoties uz to, ka informācija ir izskaidrota un precizēta;
   • Atteikšanās pieņemt saprātīgus paskaidrojumus pēc sūdzības pabeigšanas un/vai neatbilstoša apelācijas/pārskatīšanas kārtība;
   • Atteikšanās pieņemt galīgo lēmumu, kas pieņemts saistībā ar lietu, un atkārtots lūgums atcelt šo lēmumu;
   • Sazināties ar dažādiem cilvēkiem vienā organizācijā, lai mēģinātu nodrošināt atšķirīgu rezultātu;
   • Saziņas apjoms vai ilgums, kas ietekmē sūdzību apstrādātāju spēju veikt savas funkcijas (tas var ietvert vairākas reizes atkārtotu zvanīšanu vienā un tajā pašā dienā);
   • Jau pabeigtas sūdzības pārformulēšana vai formulēšana;
   • Turpinot izskatīt sūdzību, neskatoties uz to, ka pēc vairākkārtējiem lūgumiem nav sniegti jauni pierādījumi, kas to pamatotu;
   • pieprasot izskatīt sūdzību ārpus attiecīgās likumdošanas iespējas;
   • Atkārtoti izvirzot jautājumu par triviāliem jautājumiem.
     
     
10. Pārmērīga saskarsme ar OPCC darbiniekiem, biroja apmeklēšana vienas dienas garumā vai vairāku garu e-pasta ziņojumu sūtīšana, nenorādot problēmas, par kurām viņi vēlas sūdzēties (izmantojot izkliedēto pieeju, lai vienlaikus sazinātos ar daudziem departamentiem vai iestādēm, kas atkārto vienus un tos pašus jautājumus). Nepārtraukta saziņa ar OPCC saistībā ar kādu jautājumu vai lietu grupu var būt nepamatoti noturīga pat tad, ja saturs pats neatbilst nepieņemamas uzvedības vai nepamatotas uzvedības definīcijai.
    
    
11. Atkārtotu nepamatotu prasību izvirzīšanu var uzskatīt par nepamatotu uzvedību un/vai nepamatoti pastāvīgu uzvedību, jo tā ietekmē OPCC, tās dienestu un personāla laiku un resursus, kā arī spēju rūpīgi izskatīt sūdzību:
    
    
    • Atkārtoti pieprasot atbildes nepamatotā termiņā vai uzstājot runāt ar konkrētu darbinieku, neskatoties uz to, ka tas nav iespējams vai nav lietderīgi;
    • Sekošana atbilstošiem iesaistes kanāliem, lai gan vairāk nekā vienu reizi saņemta informācija par piemēroto metodi;
    • Prasību izvirzīšana par to, kā viņu sūdzība būtu jāapstrādā, neskatoties uz to, ka tiek informēta par procesu un regulāri tiek saņemti atjauninājumi;
    • Uzstāt uz nesasniedzamiem rezultātiem;
    • Nodrošinot ārkārtīgi lielu neatbilstošu detaļu pakāpi.
    • Nevajadzīgas sarežģītības radīšana tur, kur tās nav;
    • Uzstāt, ka konkrēts risinājums ir pareizais;
    • pieprasa runāt ar augstākajiem vadītājiem jau pašā sākumā, pirms OPCC darbinieks ir pilnībā izskatījis sūdzību;
    • darbinieku atkārtota kopēšana e-pastos, kas nosūtīti citām valsts iestādēm, ja nav uzskatāma iemesla to darīt;
    • Atteikšanās sniegt atbilstošu informāciju, kas nepieciešama, lai risinātu izvirzīto problēmu;
    • Pieprasīt nesamērīgus rezultātus, piemēram, kriminālizmeklēšanu par darbiniekiem vai darbinieku atlaišanu;
    • Pieprasīt atkārtotu sūdzības izmeklēšanu bez iemesla vai citam darbiniekam;
    • atsakās pieņemt OPCC lēmumu un izvirza nepamatotas apsūdzības korupcijā, jo lēmums nebija viņiem labvēlīgs;
    • Atteikšanās pieņemt paskaidrojumus par OPCC pilnvaru un pilnvaru robežām.
      
      Šis saraksts nav paredzēts kā pilnīgs.
      
      

4. Kā komisārs rīkosies ar šādām sūdzībām

1. Katra OPCC iesniegtā sūdzība tiks izvērtēta atsevišķi. Ja darbinieks, kurš izskata sūdzību, uzskata, ka sūdzības iesniedzējs ir izrādījis nepieņemamu, nepamatotu un/vai nepamatoti neatlaidīgu uzvedību, viņš šo jautājumu nodod izskatīšanai izpilddirektoram.
   
   
2. Izpilddirektors pilnībā izskatīs šo jautājumu un nodrošinās, ka ir pareizi ievērota attiecīgā politika/procedūra un ka katrs sūdzības elements (attiecīgā gadījumā) ir atbilstoši izskatīts. Viņi arī pārbaudīs, vai nav izvirzīti jauni jautājumi, kas būtiski atšķiras no sākotnējās sūdzības
   
   
3. Izvērtējot lietas apstākļus, izpilddirektors var secināt, ka sūdzības iesniedzēja rīcība ir nepieņemama, nepamatota un/vai nepamatoti noturīga, un tāpēc šī politika ir piemērojama. Ja izpilddirektors nonāk pie šāda viedokļa, jautājums tiek nodots komisāram.
   
   
4. Lēmumu par sūdzības iesniedzēja uzvedību uzskatīt par nepieņemamu, nepamatotu un/vai nepamatoti noturīgu un noteikt, kādas darbības ir jāveic, pieņems komisārs, ņemot vērā visus lietas apstākļus, pēc apspriešanās ar izpilddirektoru.
   
   
5. Izpilddirektors nodrošina rakstisku komisāra lēmuma un tā iemeslu reģistrēšanu.
   
   

5. Darbības, kas var tikt veiktas nepieņemamas, nepamatotas un nepamatoti pastāvīgas sūdzību darbības gadījumā

1. Jebkurai darbībai, kas tiek veikta saistībā ar lēmumu uzskatīt sūdzības iesniedzēja rīcību par nepieņemamu, nepamatotu un/vai nepamatoti noturīgu, jābūt samērīgām ar apstākļiem, un komisāram pēc konsultēšanās ar izpilddirektoru jāizlemj, kāda darbība jāveic. Veiktās darbības var ietvert (un šis nav pilnīgs saraksts):
   
   
   • Mediācijas izmantošana, uzaicinot sūdzības iesniedzēju uz klātienes tikšanos klātienē vai virtuāli. Vismaz divi OPCC darbinieki tiksies ar sūdzības iesniedzēju, un sūdzības iesniedzējs var tikt pavadīts.
   • Turpināt izskatīt sūdzību saskaņā ar attiecīgo politiku/procedūru un nodrošināt sūdzības iesniedzējam vienu kontaktpunktu OPCC, kas reģistrēs visus kontaktus.
   • Rakstiski sniegt sūdzības iesniedzējam uzvedības nosacījumus, kas jāievēro, un paredzot paredzamos savstarpējos pienākumus, ar kuriem būs atkarīga sūdzības izmeklēšanas turpināšana.
     
     
2. Ja tiek pieņemts lēmums rakstīt sūdzības iesniedzējam saskaņā ar 5.1. punkta c) apakšpunktu, OPCC raksta sūdzības iesniedzējam šādi:
   
   
   • Pirmkārt, sākotnējā brīdinājuma vēstule, kurā norādīts, ka komisārs ir noteicis sūdzības iesniedzēja rīcību par nepieņemamu, nepamatotu un/vai nepamatoti noturīgu, un izklāstot šāda lēmuma pamatojumu. Šajā sākotnējā brīdinājuma vēstulē izklāsta arī prasības attiecībā uz jebkādu turpmāku sūdzības iesniedzēja saziņu ar OPCC, kā arī visus OPCC pienākumus (piemēram, biežumu, kādā OPCC sazinās ar sūdzības iesniedzēju vai atjaunina to);
   • Otrkārt, ja sūdzības iesniedzējs nav ievērojis sākotnējās brīdinājuma vēstules nosacījumus, nobeiguma brīdinājuma vēstuli, kurā norādīts, ka sākotnējā brīdinājuma vēstule nav ievērota, un informēt sūdzības iesniedzēju, ka gadījumā, ja viņš arī turpmāk nepildīs izvirzītās cerības. sākotnējā brīdinājuma vēstulē OPCC īsteno formālu kontaktu stratēģiju; un
   • Treškārt, ja sūdzības iesniedzējs nav ievērojis ne sākotnējās, ne pēdējās brīdinājuma vēstules nosacījumus, OPCC īsteno formālu saziņas stratēģiju, kurā būs noteikts ierobežots pamats, uz kura pamata sūdzības iesniedzējs var sazināties ar OPCC, un kurā tiks noteikts ierobežots Pamatojoties uz to, OPCC atgriež sazināšanos ar sūdzības iesniedzēju (tostarp biežumu un veidu), kā tas tiek darīts – šīs politikas 9. un 10. sadaļa attiecas uz saziņas stratēģijām.
     
     
3. Sākotnējā brīdinājuma vēstule, pēdējā brīdinājuma vēstule un/vai saziņas stratēģija (saskaņā ar šīs politikas 9. un 10. sadaļu) var veikt jebkuru no tālāk norādītajām darbībām.
   
   
   • Paziņojiet sūdzības iesniedzējam, ka viņi ir izsmēluši sūdzību procedūru un ka izvirzītajiem jautājumiem vairs nav ko piebilst;
   • Paskaidrojiet viņiem, ka turpmāka saziņa ar komisāru nebūs lietderīga;
   • atteikties sazināties ar sūdzības iesniedzēju personīgi, pa tālruni, vēstuli vai e-pastu saistībā ar šo sūdzību;
   • Paziņot sūdzības iesniedzējam, ka tiks lasīta turpmāka sarakste, bet, ja tajā nav jaunas informācijas, kas ietekmētu lēmumu, tā netiks apstiprināta, bet tiks ievietota lietā;
   • Ierobežot saziņu ar vienu noteiktu saziņas līdzekli (piemēram, rakstiski uz vienu pastkastīti vai vienu pasta adresi);
   • Noteikt laika ierobežojumus jebkurām sanāksmēm vai telefona sarunām;
   • Norādiet trešo personu, ar kuras starpniecību ir jāveic visi kontakti; un/vai
   • Norādiet jebkuru citu darbību vai pasākumu, ko komisārs uzskata par nepieciešamu un samērīgu lietas apstākļos.
     
     Ja turpinās nepieņemama, nepamatota vai nepamatoti pastāvīga rīcība, komisārs patur tiesības pārtraukt jebkādu saziņu ar sūdzības iesniedzēju, kamēr tiek lūgta juridiska konsultācija.
     
     

6. Nepamatotas sūdzības saistībā ar komisāru

Surrey Police & Crime Panel nodrošina OPCC izpilddirektoram deleģētas pilnvaras pārvaldīt pret komisāru iesniegto sūdzību sākotnējo izskatīšanu.

Sīkāka informācija par šo procesu un sūdzību iesniegšanas procedūru, ko ievēro komisija, ir atrodama vietnē Surejas apgabala padomes vietne. Process tālāk nosaka, kā OPCC izpilddirektors var atteikties reģistrēt sūdzību.

7. Nākotnes attiecības ar personām, kuras ir uzvedušās nepieņemami, nesaprātīgi un nepamatoti neatlaidīgi.

Pat ja privātpersona ir iesniegusi sūdzības, kas iepriekš tika izskatītas nepieņemamā, nepamatotā vai nepamatoti neatlaidīgā veidā, nedrīkst pieņemt, ka arī turpmākās sūdzības vai saziņa no tās būs nepieņemama vai nepamatota. Ja tiek saņemta jauna sūdzība par atsevišķu lietu, tā ir jāizskata atsevišķi, vienlaikus nodrošinot OPCC darbinieku labklājības aizsardzību.

8. Saziņa, kas rada bažas

1. OPCC ir organizācija, kas saskaras ar tūkstošiem sabiedrības locekļu, tostarp dažiem, kas var būt fiziski vai garīgi neaizsargāti. OPCC personālam ir pienākums rūpēties, un viņi saskaņā ar 2014. gada Aprūpes likuma prasībām var noteikt un ziņot par jebkādām ļaunprātīgas izmantošanas vai nolaidības pazīmēm/risku.
2. Tas attiecas arī uz kontaktiem, kas rada bažas par indivīda fizisko un/vai garīgo labklājību, ja ir norādes par kaitējumu. Ja OPCC darbinieks saņems kontaktinformāciju, kas rada bažas par aizsardzību, viņš pārsūtīs informāciju Surrey policijai un lūgs viņus paust bažas par drošību.
3. Līdzīgi par jebkuru kontaktu vai uzvedību, kas tiek uzskatīta par vardarbīgu, agresīvu vai uzmācīgu, vai ja tā apdraud OPCC darbinieku drošību un labklājību, tiks ziņots Surrey policijai un, ja nepieciešams, var tikt veiktas tiesiskas darbības. OPCC nedrīkst iepriekš brīdināt pakalpojuma lietotāju par šo darbību.
4. Sarejas policijai tiks ziņots arī par sazināšanos gadījumos, kad tiek ziņots par gadījumiem, kad tiek ziņots par iespējamiem noziegumiem, un par tiem, kas rada aizdomas OPCC darbiniekiem no nozieguma viedokļa. OPCC nedrīkst iepriekš brīdināt pakalpojuma lietotāju par šo darbību.
   
   

9. Sazināšanās stratēģija

1. OPCC var izstrādāt un īstenot kontaktu stratēģiju viena pati vai kopā ar Surrey Police Professional Standards Department (PSD) attiecībā uz sūdzības iesniedzēju, ja viņš turpina izrādīt nepieņemamu, nepamatoti vai nepamatoti pastāvīgu uzvedību, kas negatīvi ietekmē darbu vai labklājību. personāls.
   
   Tiks ieviestas kontaktu stratēģijas, lai:
   • Nodrošināt, ka sūdzības iesniedzēja sūdzības/informācijas pieprasījumi tiek izskatīti ātri un precīzi;
   • Aizsargāt personāla labklājību;
   • Ierobežojiet nesamērīgās izmaksas valsts makam, strādājot ar personu;
   • Nodrošināt, ka OPCC var darboties un efektīvi pārvaldīt savu darba slodzi;
   • Nodrošiniet, ka kopīgs plāns ar Surrey Police PSD efektīvi pārvalda kontaktus ar abām organizācijām.
2. Saziņas stratēģija katram sūdzības iesniedzējam būs unikāla, un tā tiks īstenota katrā gadījumā atsevišķi, lai nodrošinātu, ka tā joprojām ir piemērota un samērīga. Šis saraksts nav pilnīgs; tomēr stratēģija var ietvert:
   • Sūdzības iesniedzēja saziņas nodrošināšana tikai ar vienu konkrētu kontaktpunktu – vajadzības gadījumā to darīt;
   • Telefonsarunu un personīgo kontaktu laika ierobežošana (piemēram, viens zvans jebkurā nedēļas noteiktā rītā/pēcpusdienā);
   • Saziņas ierobežošana ar vienu saziņas metodi.
   • apstiprinot, ka OPCC ar sūdzības iesniedzēju sazināsies tikai reizi divās nedēļās/mēnesī vai citādi;
   • Korespondences lasīšana un iesniegšana, bet tikai tad, ja sūdzības iesniedzējs sniedz jaunu informāciju, kas attiecas uz pašreizējās “tiešās” sūdzības izskatīšanu OPCC vai iesniedz būtiski jaunu sūdzību;
   • Pieprasot, lai visi informācijas pieprasījumi būtu jāiesniedz, izmantojot oficiālu procesu, piemēram, informācijas brīvības vai subjekta piekļuves pieprasījumu, pretējā gadījumā uz šādiem informācijas pieprasījumiem netiks atbildēts;
   • Veicot jebkuru citu darbību, kas tiek uzskatīta par atbilstošu un samērīgu, piemēram, ārkārtējos gadījumos, OPCC var izvēlēties bloķēt tālruņa numurus vai e-pasta adreses;
   • Ierakstīt vai uzraudzīt tālruņa zvanus;
   • Atteikties izskatīt prasības par slēgtas lietas vai lietas lēmuma atsākšanu.
3. Pirms jebkādu darbību veikšanas sūdzības iesniedzējs tiks informēts par šādas saziņas stratēģijas īstenošanas iemesliem. Saziņas stratēģija viņiem tiks iesniegta rakstiski (tostarp pa e-pastu). Tomēr, ja nepamatotas rīcības dēļ tiek apdraudēta OPCC personāla drošība vai labklājība, sūdzības iesniedzējs var nesaņemt iepriekšēju brīdinājumu par rīcību.
4. Saziņas stratēģiju ik pēc 6 mēnešiem pārskata izpilddirektors un sūdzību nodaļas vadītājs, lai apsvērtu, vai stratēģijas nosacījumi joprojām ir piemēroti vai ir jāgroza, un lai apsvērtu, vai kontaktu stratēģija joprojām ir nepieciešama. Ja tiek pieņemts lēmums, ka stratēģija vairs nav nepieciešama, šo faktu reģistrē un jebkuru turpmāku saziņu no sūdzības iesniedzēja var risināt saskaņā ar parasto saziņas/sūdzību procedūru no sabiedrības (vienmēr ar nosacījumu, ka tiek atkārtoti piemērota process, kas noteikts šajā politikā).
   
   

10. Kontaktpersonu piekļuves ierobežošana

1. Vadītājs var pieprasīt izpilddirektoram atļauju ierobežot kontaktus. Tomēr izpilddirektoram, apspriežoties ar komisāru, ir jāpārliecinās, ka pirms jebkādu darbību veikšanas ir ņemti vērā šādi kritēriji:
   • Lieta – vai tā būtu sūdzība/lieta/vaicājums/pieprasījums – tiek vai ir pienācīgi izskatīts un risināts;
   • Jebkurš ar lietu saistīts lēmums, kas pieņemts izmeklēšanas rezultātā, ir pareizs;
   • Saziņa ar sūdzības iesniedzēju ir bijusi adekvāta un pakalpojuma lietotājs nesniedz nekādu būtisku jaunu informāciju, kas varētu ietekmēt lietas izskatīšanu;
   • Ar sūdzības iesniedzēju ir pieliktas visas saprātīgās pūles, lai kliedētu pārpratumus un virzītu lietas uz atrisinājumu;
   • Ir apsvērtas jebkādas īpašas piekļuves prasības un atbilstoši risinājumi, lai nodrošinātu, ka sūdzības iesniedzējam netiek liegta piekļuve OPCC;
   • Ir apsvērta iespēja sazināties ar sūdzības iesniedzēju ar piemērotu vārtejas organizāciju, piemēram, Citizens Advice Bureau, vai arī sūdzības iesniedzējs tika mudināts meklēt juridisku padomu.
     
2. Ja sūdzības iesniedzējs turpina izrādīt nepieņemamu uzvedību, OPCC izmantos savas tiesības ierobežot kontaktus. Tomēr tā vienmēr informēs sūdzību iesniedzējus, kādas darbības tā veic un kāpēc. Tā viņiem rakstīs (vai citā pieejamā formātā), paskaidrojot turpmākās saziņas pārvaldības iemeslus, aprakstot ierobežotās saziņas pasākumus un, ja nepieciešams, paskaidrojot, cik ilgi šie ierobežojumi būs spēkā.
   
3. Sūdzību iesniedzējiem tiks arī pastāstīts, kā viņi var apstrīdēt lēmumu ierobežot saziņu, izmantojot iekšējo OPCC sūdzību izskatīšanas procedūru. Pēc pieprasījuma izskatīšanas sūdzību iesniedzēji tiks rakstiski informēti par to, ka joprojām ir spēkā ierobežotas saziņas kārtība, vai arī par to, ka ir panākta vienošanās par citu rīcību.
   
4. Ja OPCC nolems turpināt ārstēt kādu šajā kategorijā un joprojām izmeklē viņu sūdzību pēc sešiem mēnešiem, tā veiks pārskatīšanu un izlems, vai ierobežojumi tiks turpināti. Lēmumu ierobežot saziņu ar sūdzības iesniedzēju var pārskatīt, ja sūdzības iesniedzējs demonstrē pieņemamāku pieeju.
   
5. Ja sūdzības iesniedzēja lieta ir izbeigta un viņš turpina par to sazināties ar OPCC, OPCC var nolemt pārtraukt saziņu ar šo sūdzības iesniedzēju. Šādos gadījumos OPCC turpinās reģistrēt un lasīt visu korespondenci, bet, ja vien nav jaunu pierādījumu, kas ietekmē pieņemto lēmumu, tā vienkārši ievietos to lietā bez apstiprinājuma.
   
6. Ja ir ieviests ierobežojums un sūdzības iesniedzējs pārkāpj tā nosacījumus, personālam ir tiesības neiesaistīties sarunā vai attiecīgi neatbildēt uz pieprasījumiem.
   
   
7. Visas jaunas sūdzības no personām, kuras ir saņēmušas nepamatoti pastāvīgu un nepieņemamu sūdzību iesniedzēju politiku, tiks izskatītas atbilstoši katrai jaunajai sūdzībai. Ir skaidri jānorāda, ka sūdzību iesniedzējiem nevajadzētu liegt sazināties ar policiju saistībā ar jautājumiem, kas nav saistīti ar sūdzību, vai arī viņiem nevajadzētu būt pārliecinātiem par to neskaidru vai nepilnīgu saziņas pasākumu dēļ.
   
   
8. Īstenojot šo politiku, OPCC:
   
   
   • Ievērot likumdošanas vai reglamentējošās prasības un saistītos ieteikumus par pastāvīgu sūdzību iesniedzēju efektīvu pārvaldību, lai nodrošinātu, ka visas sūdzības tiek izskatītas pareizi un efektīvi;
   • Sniegt skaidru informāciju un norādījumus par OPCC politiku un procedūrām, lai pārvaldītu pastāvīgus un kaitinošus sūdzību iesniedzējus;
   • Nodrošināt, ka no šādiem jautājumiem gūtās mācības tiek apsvērtas un novērtētas, lai sniegtu informāciju par prakses un procedūru attīstību OPCC efektivitātes nodrošināšanai;
   • Veicināt atklātu un atsaucīgu sūdzību sistēmu;
   • Visi noteiktie ierobežojumi būs atbilstoši un samērīgi.
     
     

11. Kā šī Politika ir saistīta ar citām politikām un procedūrām

1. Situācijās, kad OPCC personāla loceklis jūtas nedrošs vai netaisnīgi izturas pret pakalpojuma lietotājs, būtu spēkā arī vadošais pakalpojuma lietotāja kontakts, veselība un drošība, cieņa darbā, dažādības darba politika un OPCC vienlīdzības procedūras.
   
   
2. Informācijas brīvības likums (14. sadaļa) attiecas uz aizkaitināmiem un atkārtotiem informācijas pieprasījumiem, un likuma 14. sadaļa ir jāatsauc saistībā ar šo politiku. Likums piešķir OPCC tiesības atteikt informāciju sabiedrības locekļiem, pamatojoties uz to, ka pieprasījums ir aizkaitinošs vai nevajadzīgi atkārtots. OPCC ievēros savus Datu aizsardzības likumā noteiktos pienākumus attiecībā uz personas datu uzglabāšanu un glabāšanu.
   
   

12. Cilvēktiesības un vienlīdzība

1. Īstenojot šo politiku, OPCC nodrošinās, ka tās darbības ir saskaņā ar 1998. gada Cilvēktiesību likuma un tajā ietverto Konvencijas tiesību prasībām, lai aizsargātu sūdzību iesniedzēju, citu policijas pakalpojumu lietotāju un policijas darbinieku cilvēktiesības. Sarejas policijas un krimināllietu komisāra birojs. 
   
   
2. Īstenojot šo politiku, OPCC nodrošinās, ka tiek ņemta vērā OPCC pienākumi saskaņā ar 2010. gada Vienlīdzības likumu, un apsvērs, vai var veikt jebkādas saprātīgas korekcijas, lai ļautu sūdzības iesniedzējam sazināties ar OPCC pieņemamā veidā.
   
   

13. GDPR novērtējums

1. OPCC pārsūtīs, glabās vai saglabās personas informāciju tikai tad, ja tas ir lietderīgi saskaņā ar OPCC GDPR politiku, paziņojumu par konfidencialitāti un saglabāšanas politiku.
   
   

14. 2000. gada Informācijas brīvības likums

1. Šī politika ir piemērota plašai sabiedrībai.
   
   

15. Atruna

1. OPCC patur tiesības nepieciešamības gadījumā meklēt tiesisko aizsardzību vai vērsties policijā par jebkādu saziņu.
   
   

Politikas datums: decembris 2022
Nākamais apskats: decembris 2024