Kelpaamattomia ja kohtuuttomia valituksia koskeva käytäntö

1. Esittely

1. Surreyn poliisi- ja rikoskomissaari (komissaari) on sitoutunut käsittelemään valitukset oikeudenmukaisesti, perusteellisesti, puolueettomasti ja oikea-aikaisesti. Yleensä valitukset voidaan ratkaista tyydyttävästi vakiintuneiden käytäntöjen ja menettelyjen mukaisesti. Poliisi- ja rikospoliisiviraston (OPCC) henkilökunta on sitoutunut vastaamaan kärsivällisesti ja ymmärtäväisesti kaikkien valittajien tarpeisiin ja pyrkimään ratkaisemaan heidän valituksensa. Tähän sisältyy tarvittaessa vamman tai muun tasa-arvolainsäädännön mukaisen suojatun ominaisuuden huomioon ottaminen, mikä voi vaikeuttaa prosessia tietyn valittajan kannalta. OPCC tunnustaa, että ihmiset voivat olla tyytymättömiä valituksen tulokseen ja ilmaista tyytymättömyyttään ja että ihmiset voivat käyttäytyä luonteeltaan huolissaan tai ahdistuksen aikoina. Pelkästään se tosiasia, että henkilö on tyytymätön tai käyttäytyy luonteeltaan, ei saa johtaa siihen, että hänen kontaktinsa luokitellaan kelpaamattomaksi, kohtuuttomiksi tai kohtuuttoman jatkuvaksi.
   
   
2. Joskus on kuitenkin aikoja, jolloin henkilön yhteys OPCC:hen on tai tulee sellaiseksi, että tälle kontaktille on asetettava rajoituksia. Heidän toimintansa ja käyttäytymisensä voivat haitata heidän valituksensa asianmukaista tutkimista tai haitata komission jäsenen normaalia toimintaa. Tämä voi johtaa merkittäviin resursseihin komission jäsenelle, mikä ei ole oikeassa suhteessa valituksen luonteeseen/vakavuuteen nähden. Lisäksi tai vaihtoehtoisesti heidän toimintansa voivat aiheuttaa häirintää, hälytystä, ahdistusta tai järkytystä OPCC:n henkilökunnalle. Komissaari määrittelee tällaisen käytöksen "sopimattomaksi", "kohtuuttomaksi" ja/tai "kohtuuttoman jatkuvaksi".
   
   
3. Tämä käytäntö koskee myös kirjeenvaihtoa ja yhteydenpitoa OPCC:n kanssa, mukaan lukien puhelimitse, sähköpostitse, postitse ja sosiaalisessa mediassa, joka ei kuulu valituksen määritelmän piiriin, mutta joka täyttää määritelmän "Sopimaton, kohtuuton tai kohtuuttoman jatkuva". Tässä käytännössä, jossa käytetään sanaa "valituksen tekijä", se kattaa kaikki henkilöt, jotka ovat olleet yhteydessä OPCC:hen ja joiden toimintaa tarkastellaan tämän käytännön mukaisesti, riippumatta siitä, ovatko he tehneet muodollisen valituksen.
   
   
4. Tämä käytäntö on suunniteltu auttamaan komission jäsentä ja OPCC:n henkilöstöä tunnistamaan ja käsittelemään valittajien ei-hyväksyttävää, kohtuutonta ja kohtuuttoman jatkuvaa käyttäytymistä todistettavasti johdonmukaisella ja oikeudenmukaisella tavalla. Se auttaa komissaaria, apulaiskomissaareita ja OPCC:n henkilöstöä ymmärtämään selvästi, mitä heiltä odotetaan, mitä vaihtoehtoja on tarjolla ja kuka voi valtuuttaa nämä toimet.
   
   

2. Käytännön laajuus

1. Tämä käytäntö ja ohjeet koskevat kaikkia valituksia, jotka liittyvät:
   
   
   • Palvelun taso tai laatu komissaaria, apulaiskomissaaria, OPCC:n henkilöstön jäsentä tai komissaarin puolesta palkattua urakoitsijaa koskevien valitusten osalta;
   • OPCC:n henkilöstön jäsenen tai komissaarin puolesta palkatun toimeksisaajan toiminta;
   • Valitukset, jotka liittyvät riippumattomien säilytysvieraiden työhön;
   • valitukset poliisi- ja rikoskomissaarin tai apulaiskomissaarin toiminnasta; ja
   • valitukset Surreyn pääkonstaapelin toiminnasta;
   • sekä kaikki yhteydenotot OPCC:hen, jotka eivät muodosta muodollista valitusta, mutta jotka voidaan luokitella kelpaamattomiksi, kohtuuttomaksi ja/tai kohtuuttoman pysyviksi.
     
     
2. Tämä käytäntö ei kata Surreyn poliisin virkamiehiä tai työntekijöitä koskevia valituksia. Kaikki asiat, jotka liittyvät Surreyn poliisin virkamiehiä tai työntekijöitä vastaan ​​tehtyihin valituksiin, mukaan lukien valituksen tehneen henkilön toimet ja käytös, käsitellään poliisiviranomaisia ​​vastaan ​​tehtyjä valituksia koskevan lainsäädännön, nimittäin vuoden 2002 Police Reform Act -lain mukaisesti. ja siihen liittyvä johdettu lainsäädäntö.
   
   
3. Tämä käytäntö ei kata valituksia tai kenenkään toimia tai käyttäytymistä, jotka johtuvat tiedonvapauslain mukaisista tietopyynnöistä. Tällaisia ​​asioita käsitellään tapauskohtaisesti Freedom of Information Act 2000 -lain mukaisesti ottaen huomioon Information Commissioners Officen ohjeet. Lisäksi tämä käytäntö ei koske mahdollisesti haitallisia pyyntöjä Freedom of Information Act 2000 -lain mukaisesti.
   
   
4. Jos valitus on kirjattu vuoden 3 poliisiuudistuslain 2002. luetteloon, valittajalla on oikeus hakea valituksen tuloksen tarkistamista. Tässä tapauksessa "The Complaints Review Manager" antaa ensimmäisen kirjallisen vastauksen valittajalle, joka ilmaisee tyytymättömyytensä (joko puhelimitse OPCC:n henkilökunnalle tai kirjallisesti) saatuaan OPCC:n lopullisen arviointikirjeen. Tämä vastaus ilmoittaa, että poliisin valitusmenettelyssä ei ole enää ryhdyttävä toimiin ja että jos valittaja on edelleen tyytymätön tulokseen, hänellä on oikeus pyytää riippumatonta oikeudellista neuvontaa vaihtoehtoisista tavoista, jotka voivat olla hänen käytettävissään. Tästä syystä OPCC ei vastaa enempää asiaa koskevaan kirjeenvaihtoon.
   
   

3. Ei-hyväksyttävä, kohtuuton ja kohtuuttoman jatkuva valittajan käyttäytyminen

1. OPCC soveltaa tätä käytäntöä käyttäytymiseen, joka on:
   
   
   • Ei-hyväksyttävä käytös;
   • kohtuutonta käytöstä ja/tai;
   • Kohtuuttoman jatkuva käytös (mukaan lukien kohtuuttomat vaatimukset).
     
     
2. Ei hyväksyttävää käytöstä:
   
   Valittajat ovat usein kokeneet traumaattisia tai ahdistavia olosuhteita, jotka ovat saaneet heidät ottamaan yhteyttä OPCC:hen tai tekemään valituksen. Viha tai turhautuminen on yleinen reaktio, mutta siitä voi tulla mahdotonta hyväksyä, jos nämä tunteet johtavat väkivaltaiseen, uhkaavaan tai loukkaavaan käyttäytymiseen. Viha ja/tai turhautuminen ei myöskään voi olla hyväksyttävää, jos se kohdistuu henkilökohtaisesti OPCC:n henkilökuntaan. OPCC:n henkilöstön ei tule sietää tai sietää väkivaltaista, uhkaavaa tai loukkaavaa käytöstä, ja henkilöstön turvallisuus ja hyvinvointi suojellaan aina.
   
   
3. Tässä yhteydessä sopimaton käytös on mitä tahansa väkivaltaista, uhkaavaa, aggressiivista tai loukkaavaa käytöstä tai kontaktia, joka voi aiheuttaa vahinkoa, loukkaantumista, häirintää, hälytystä tai ahdistusta OPCC:n henkilökunnalle, tai käyttäytymistä tai kontaktia, joka saattaa vaikuttaa kielteisesti OPCC:n henkilöstön terveyttä ja turvallisuutta. Ei-hyväksyttävä käytös voi johtua yksittäisestä tapahtumasta tai muodostaa käyttäytymismallin ajan myötä. Vaikka valituksella olisi aihetta, valittajan käytös voi silti olla sopimatonta käytöstä.
   
   
4. Ei-hyväksyttävää toimintaa voivat olla:
   
   
   • Aggressiivinen käytös;
   • Sanallinen pahoinpitely, epäkohteliaisuus, halventavat, syrjivät tai herjaavat huomautukset (suulliset tai kirjalliset);
   • Lisääntyvä kiihtymys, uhkaava kehonkieli tai henkilökohtaisen tilan tunkeutuminen;
   • Häirintä, uhkailu tai uhkailu;
   • Uhka tai vahinko ihmisille tai omaisuudelle;
   • Vainoaminen (henkilökohtaisesti tai verkossa);
   • Psykologinen manipulointi ja/tai;
   • Sortava tai pakottava käytös.
     
     Tämä luettelo ei ole tyhjentävä.
     
     
5. Kohtuutonta käytöstä:
   
   Kohtuuton käytös on mitä tahansa käyttäytymistä, joka vaikuttaa suhteettomasti henkilöstön kykyyn tehdä työnsä tehokkaasti ja ylittää sen, että joku on itsevarma tai ilmaisee tyytymättömyytensä. Se voi liittyä yksittäiseen tapaukseen tai muodostaa käyttäytymismallin ajan myötä. Vaikka valituksella olisi aihetta, valittajan käytös voi silti olla kohtuutonta käytöstä.
   
   
6. Valittajat voivat asettaa OPCC:n mielestä kohtuuttomia vaatimuksia palvelulleen etsimiensä tietojen määrän, odottamansa palvelun luonteen ja laajuuden tai lähestymistapojen lukumäärän perusteella. Se, mikä on kohtuutonta käyttäytymistä tai vaatimuksia, riippuu aina käyttäytymiseen liittyvistä olosuhteista ja palvelun käyttäjän esiin tuomien ongelmien vakavuudesta. Esimerkkejä käyttäytymisestä ovat:
   
   
   • Vastausten vaatiminen kohtuuttomissa aikarajoissa;
   • Vaatii olemaan tekemisissä tiettyjen henkilöstön jäsenten kanssa tai puhumaan heille;
   • Henkilökunnan korvaaminen;
   • Jatkuvat puhelut, kirjeet ja sähköpostit, joissa käytetään "hajapyssyä" ja ongelmien selvittely lukuisten henkilöiden kanssa;
     
     
7. Kohtuuttoman jatkuva käytös (mukaan lukien kohtuuttomat vaatimukset):
   OPCC tunnustaa, että jotkut valittajat eivät hyväksy tai voi hyväksyä sitä, että OPCC ei pysty auttamaan jo tarjotun palvelun tasoa pidemmällä. Kantelijan käyttäytymistä voidaan pitää kohtuuttoman pitkäjänteisenä, jos hän jatkaa valituksensa kirjoittelua, sähköpostia tai soittamista liikaa (ja antamatta uusia tietoja) huolimatta siitä, että hänen valituksensa käsitellään tai että valituksensa on saatu päätökseen. 
   
   
8. Kohtuuttoman jatkuvaa käyttäytymistä pidetään kohtuuttomana, koska se voi vaikuttaa henkilöstön aikaan ja resursseihin, mikä puolestaan ​​voi vaikuttaa heidän kykyynsä hallita muita työtaakkavaatimuksia.
   
   
9. Esimerkkejä kohtuuttoman jatkuvasta käyttäytymisestä ovat muun muassa seuraavat:
   
   
   • Jatkuvasti soittaminen, kirjoittaminen tai sähköpostin lähettäminen pyytääkseen päivityksiä huolimatta siitä, että asiat ovat varmistettu ja että on annettu kohtuulliset määräajat, jolloin päivitystä voidaan odottaa;
   • Toistuva kieltäytyminen hyväksymästä selityksiä siitä, mitä OPCC voi tai ei voi tehdä, vaikka tiedot on selitetty ja selkeytetty;
   • Kieltäytyminen hyväksymästä kohtuullisia selityksiä valituksen päätyttyä ja/tai laiminlyönyt asianmukaisten valitus-/tarkistusreittien noudattamisen;
   • Kieltäytyminen hyväksymästä tapaukseen liittyvää lopullista päätöstä ja esittänyt toistuvia pyyntöjä päätöksen kumoamiseksi;
   • Ota yhteyttä eri ihmisiin samassa organisaatiossa erilaisen tuloksen saavuttamiseksi;
   • Yhteydenottojen määrä tai kesto, joka vaikuttaa valitusten käsittelijöiden kykyyn hoitaa tehtäviä (tämä voi sisältää soittamisen useita kertoja toistuvasti samana päivänä);
   • Jo viimeistellyn valituksen uudelleen muotoilu tai uudelleenmuotoilu;
   • jatkaa kantelua huolimatta siitä, että se ei ole esittänyt uusia todisteita sen tueksi lukuisten pyyntöjen jälkeen;
   • vaatia valituksen tarkistamista asianmukaisten lainsäädännöllisten keinojen ulkopuolella;
   • Toistuvasti tekee ongelman vähäpätöisistä asioista.
     
     
10. Liiallinen yhteydenpito OPCC:n henkilökuntaan, toimistossa käyminen saman päivän aikana tai useiden pitkien sähköpostien lähettäminen määrittelemättä, mistä ongelmista he haluavat valittaa (käyttäen scattergun-lähestymistapaa ottaaksesi samanaikaisesti yhteyttä useisiin osastoihin tai elimiin, jotka toistavat samoja asioita). Jatkuva yhteydenpito OPCC:hen liittyen asiaan tai asiaryhmään voi olla kohtuuttoman jatkuvaa, vaikka sisältö ei itsessään vastaisi sopimattoman tai kohtuuttoman käytöksen määritelmää.
    
    
11. Toistuvien kohtuuttomien vaatimusten esittäminen voidaan katsoa kohtuuttomaksi käytökseksi ja/tai kohtuuttoman jatkuvaksi käytökseksi, koska se vaikuttaa OPCC:n, sen palvelujen ja henkilöstön aikaan ja resursseihin sekä kykyyn käsitellä valitusta perusteellisesti:
    
    
    • Toistuva vastausten vaatiminen kohtuuttoman pitkällä aikavälillä tai tietyn henkilöstön jäsenen puhumisen vaatiminen, vaikka hänelle kerrottiin, että se ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista;
    • Ei seuraa asianmukaisia ​​sitoutumiskanavia, vaikka hän on saanut useammin kuin kerran tietoa sopivasta käytettävästä menetelmästä;
    • Esittää vaatimuksia valituksen käsittelystä huolimatta siitä, että heille kerrottiin prosessista ja he saavat säännöllisiä päivityksiä;
    • Saavutamattomien tulosten vaatiminen;
    • Tarjoaa poikkeuksellisen paljon merkityksettömiä yksityiskohtia.
    • Tarpeettoman monimutkaisuuden luominen siellä, missä sitä ei ole;
    • Vaatii, että tietty ratkaisu on oikea;
    • vaatii puhumaan ylempien johtajien kanssa heti alussa, ennen kuin OPCC:n henkilöstön jäsen on täysin harkinnut valituksen;
    • Henkilöstön kopioiminen toistuvasti muille julkisille elimille lähetettyihin sähköposteihin, jos siihen ei ole todistettavaa syytä;
    • Kieltäytyminen antamasta riittäviä tietoja, joita tarvitaan esille otetun asian käsittelemiseksi;
    • Vaaditaan suhteettomia tuloksia, kuten henkilöstöä koskevia rikostutkintaa tai henkilöstön irtisanomista;
    • vaatia kantelun uudelleentutkimista ilman syytä tai toisen henkilöstön jäsenen toimesta;
    • kieltäytyivät hyväksymästä OPCC:n päätöstä ja esittävät perusteettomia korruptiosyytöksiä, koska päätös ei ollut heidän edukseen;
    • Kieltäytyminen ottamasta vastaan ​​selityksiä OPCC:n valtuuksien ja toimivallan rajoista.
      
      Tämän luettelon ei ole tarkoitus olla tyhjentävä.
      
      

4. Miten komission jäsen käsittelee tällaisia ​​valituksia

1. Jokainen OPCC:lle toimitettu valitus arvioidaan sen omien ansioidensa perusteella. Jos valitusta käsittelevä henkilöstön jäsen uskoo, että kantelija on käyttäytynyt kohtuuttomasti, kohtuuttomasti ja/tai kohtuuttoman jatkuvaa, hänen on siirrettävä asia toimitusjohtajan käsiteltäväksi.
   
   
2. Toimitusjohtaja tarkastelee asiaa täysin ja varmistaa, että asiaankuuluvaa politiikkaa/menettelyä on noudatettu oikein ja että valituksen jokainen osa (tarvittaessa) on käsitelty asianmukaisesti. He myös tarkistavat, onko esille tullut uusia asioita, jotka eroavat merkittävästi alkuperäisestä valituksesta
   
   
3. Harkittuaan tapauksen olosuhteet toimitusjohtaja voi tulla siihen näkemykseen, että valittajan käytös on ei-hyväksyttävää, kohtuutonta ja/tai kohtuuttoman jatkuvaa, ja siksi tätä käytäntöä sovelletaan. Jos toimitusjohtaja tulee tähän näkemykseen, asia viedään komission jäsenen käsiteltäväksi.
   
   
4. Päätöksen käsitellä kantelijan käyttäytymistä ei-hyväksyttävänä, kohtuuttomana ja/tai kohtuuttoman jatkuvana ja päättää, mihin toimiin on ryhdyttävä, tekee komission jäsen ottaen huomioon kaikki tapauksen olosuhteet kuultuaan toimitusjohtajaa.
   
   
5. Toimitusjohtaja varmistaa, että komissaarin päätöksestä ja sen perusteluista tehdään kirjallinen pöytäkirja.
   
   

5. Toimenpiteet, joihin voidaan ryhtyä ei-hyväksyttävän, kohtuuttoman ja kohtuuttoman jatkuvan valituskäyttäytymisen yhteydessä

1. Kaikkien toimenpiteiden, jotka liittyvät päätökseen käsitellä kantelijan käyttäytymistä ei-hyväksyttävänä, kohtuuttomana ja/tai kohtuuttoman jatkuvana, tulee olla oikeassa suhteessa olosuhteisiin nähden, ja komission jäsenen on päätettävä toimitusjohtajaa kuultuaan, mihin toimiin ryhdytään. Toimenpide voi sisältää (ja tämä ei ole tyhjentävä luettelo):
   
   
   • Sovittelun käyttö kutsumalla kantelija kasvokkaiseen tapaamiseen joko henkilökohtaisesti tai virtuaalisesti. Vähintään kaksi OPCC:n henkilöstöstä tapaa kantelijan, ja valittaja voi olla mukana.
   • Valituksen jatkaminen asiaankuuluvien käytäntöjen/menettelyjen mukaisesti ja kantelijalle yhden yhteyspisteen tarjoaminen OPCC:ssä, joka pitää kirjaa kaikista otetuista yhteydenotoista.
   • Kantelijalle on annettava kirjalliset käyttäytymisehdot, joita on noudatettava, sekä odotettavissa olevien molemminpuolisten vastuiden määrittäminen, joiden perusteella valituksen jatkaminen on riippuvainen.
     
     
2. Jos päätetään kirjoittaa valittajalle edellä olevan kohdan 5.1(c) mukaisesti, ellei ole olosuhteita, jotka oikeuttavat yhteydenpitostrategian välittömään käyttöönoton, OPCC kirjoittaa valittajalle seuraavasti:
   
   
   • Ensinnäkin ensimmäinen varoituskirje, jossa todetaan, että komissaari on määritellyt kantelijan käyttäytymisen mahdottomaksi, kohtuuttomaksi ja/tai kohtuuttoman sitkeäksi, ja perustelut tälle päätökselle. Tässä alustavassa varoituskirjeessä on myös esitettävä odotukset, jotka koskevat valituksen tekijän mahdollisia lisäyhteyksiä OPCC:hen, sekä OPCC:n velvollisuudet (esimerkiksi kuinka usein OPCC ottaa yhteyttä valittajaan tai päivittää valituksen tekijää);
   • Toiseksi, jos kantelija ei ole noudattanut alkuperäisen varoituskirjeen ehtoja, lopullinen varoituskirje, jossa todetaan, että alkuperäistä varoituskirjettä ei ole noudatettu, ja ilmoitetaan kantelijalle, että jos hän ei edelleenkään täytä asetettuja odotuksia alkuperäisessä varoituskirjeessä OPCC toteuttaa muodollisen yhteydenpitostrategian; ja
   • Kolmanneksi, jos valittaja ei ole noudattanut alkuperäisen tai viimeisen varoituskirjeen ehtoja, OPCC ottaa käyttöön muodollisen yhteydenottostrategian, jossa vahvistetaan rajallinen perusta, jonka perusteella valittaja voi ottaa yhteyttä OPCC:hen ja jossa määritellään rajoitettu millä perusteella OPCC palauttaa yhteydenotot valittajaan (mukaan lukien yhteydenottotiheys ja -tapa) – yhteydenottostrategioihin sovelletaan tämän käytännön kohtia 9 ja 10.
     
     
3. Ensimmäinen varoituskirje, viimeinen varoituskirje ja/tai yhteydenottostrategia (tämän käytännön osioiden 9 ja 10 mukaisesti) voi tehdä minkä tahansa seuraavista tai minkä tahansa yhdistelmän seuraavista:
   
   
   • Ilmoita kantelijalle, että hän on käyttänyt valitusmenettelyn loppuun ja ettei esitettyihin seikkoihin ole enää lisättävää;
   • Selitä heille, että yhteydenpidosta komission jäseneen ei ole hyötyä;
   • kieltäytyä ottamasta yhteyttä kantelijaan joko henkilökohtaisesti, puhelimitse, kirjeitse tai sähköpostitse valitukseen liittyen;
   • Ilmoita kantelijalle, että kirjeenvaihtoa luetaan lisää, mutta jos se ei sisällä päätökseen vaikuttavia tuoreita tietoja, sitä ei kuitata, vaan se tallennetaan arkistoon;
   • Rajoita yhteydenotto yhteen, määrättyyn yhteydenottotapaan (esim. kirjallisesti yhteen postilaatikkoon tai yhteen postiosoitteeseen);
   • Aseta aikarajat kokouksille tai puheluille;
   • Määritä kolmas osapuoli, jonka kautta kaikki yhteydenotot on otettava; ja tai
   • Määrittele kaikki muut toimenpiteet tai toimenpiteet, joita komissaari pitää tarpeellisina ja oikeasuhteisina tapauksen olosuhteisiin nähden.
     
     Jos kohtuuton, kohtuuton tai kohtuuttoman jatkuva toiminta jatkuu, komissaari varaa oikeuden keskeyttää kaikki yhteydenotot kantelijaan oikeudellista neuvontaa pyydettäessä.
     
     

6. Asiattomat valitukset komissaariin liittyen

Surreyn poliisi- ja rikospaneeli antaa OPCC:n pääjohtajalle valtuudet hallita komissaaria vastaan ​​tehtyjen valitusten alustavaa käsittelyä.

Yksityiskohdat tästä prosessista ja paneelin noudattamasta valitusmenettelystä löytyvät osoitteesta Surreyn piirikunnan valtuuston verkkosivut. Prosessi määrittelee lisäksi, kuinka OPCC:n pääjohtaja voi kieltäytyä kirjaamasta valitusta.

7. Tuleva yhteydenpito sellaisten henkilöiden kanssa, joiden on katsottu käyttäytyneen sopimattomasti, kohtuuttomasti ja kohtuuttoman itsepintaisesti

Vaikka yksityishenkilö on aiemmin tehnyt valituksia, joita on käsitelty ei-hyväksyttävällä, kohtuuttoman tai kohtuuttoman pitkäjänteisellä tavalla, ei saa olettaa, että myös hänen tulevat valitukset tai yhteydenotot olisivat mahdottomia tai kohtuuttomia. Jos tulee uusi valitus erillisestä asiasta, se tulee käsitellä omien ansioidensa mukaan varmistaen samalla, että OPCC:n henkilöstön hyvinvointi turvataan.

8. Yhteydenotto, joka herättää huolta

1. OPCC on organisaatio, joka tulee kosketuksiin tuhansien ihmisten kanssa, mukaan lukien jotkut, jotka voivat olla fyysisesti tai henkisesti haavoittuvia. OPCC:n henkilökunnalla on huolenpitovelvollisuus, ja he voivat tunnistaa ja raportoida kaikista merkkejä väärinkäytöstä tai laiminlyönnistä/riskistä Care Act 2014:n vaatimusten mukaisesti.
2. Tämä ulottuu kosketukseen, joka herättää huolta yksilön fyysisestä ja/tai henkisestä hyvinvoinnista, kun on viitteitä vahingosta. Jos OPCC:n henkilökunnan jäsen saa yhteydenoton, joka herättää turvatoimia koskevia huolenaiheita, hän välittää tiedot Surreyn poliisille ja pyytää heitä ottamaan esille turvallisuuden.
3. Samoin kaikista väkivaltaisiksi, aggressiivisiksi tai häiritseviksi katsotuista tai OPCC:n henkilökunnan turvallisuutta ja hyvinvointia uhkaavista kosketuksista tai käytöksistä ilmoitetaan Surreyn poliisille, ja tarvittaessa voidaan ryhtyä oikeustoimiin. OPCC ei saa varoittaa palvelun käyttäjää etukäteen tästä toiminnasta.
4. Surreyn poliisille ilmoitetaan myös yhteyksistä, joissa ilmoitetaan epäillyistä rikoksista ja tapauksista, jotka herättävät OPCC:n henkilöstön rikosepäilyn. OPCC ei saa varoittaa palvelun käyttäjää etukäteen tästä toiminnasta.
   
   

9. Yhteydenottostrategia

1. OPCC voi kehittää ja toteuttaa yhteydenottostrategian yksinään tai yhdessä Surreyn poliisin ammatillisten standardien osaston (PSD) kanssa suhteessa valittajaan, jos hän jatkaa sopimatonta, kohtuutonta tai kohtuuttoman jatkuvaa käyttäytymistä, joka vaikuttaa haitallisesti henkilön työhön tai hyvinvointiin. henkilöstöä.
   
   Yhteysstrategioita otetaan käyttöön:
   • Varmistaa, että kantelijan valitukset/tietopyynnöt käsitellään nopeasti ja tarkasti;
   • Suojaa henkilöstön hyvinvointia;
   • Rajoita suhteettomia kustannuksia julkiseen kukkaroon asioidessasi yksilön kanssa;
   • Varmistetaan, että OPCC voi toimia ja hallita työtaakkaa tehokkaasti;
   • Varmista, että yhteinen suunnitelma Surreyn poliisin kanssa hoitaa tehokkaasti yhteydenotot molempiin organisaatioihin.
2. Yhteydenottostrategia on yksilöllinen kullekin valittajalle, ja se pannaan täytäntöön tapauskohtaisesti sen varmistamiseksi, että se pysyy asianmukaisena ja oikeasuhteisena. Seuraava luettelo ei ole tyhjentävä; strategia voi kuitenkin sisältää:
   • Järjestetään, että kantelija kommunikoi vain yhden tietyn yhteyspisteen kanssa – tarvittaessa;
   • Aikarajoitusten asettaminen puhelinkeskusteluille ja henkilökohtaisille kontakteille (esimerkiksi yksi puhelu minkä tahansa viikon tiettynä aamuna/iltapäivänä);
   • Viestinnän rajoittaminen yhteen yhteydenottotapaan.
   • vahvistaa, että OPCC ottaa yhteyttä valittajaan vain kahden viikon välein/kuukausittain tai muuten;
   • Kirjeenvaihdon lukeminen ja arkistointi, mutta vain sen tunnustaminen tai siihen vastaaminen, jos kantelija antaa uusia tietoja, jotka ovat olennaisia ​​OPCC:n käsitellessä nykyistä "suoraa" valitusta tai tekee olennaisesti uuden valituksen;
   • vaatia, että kaikki tietopyynnöt on lähetettävä muodollisen prosessin, kuten tiedonvapaus- tai subjektin pääsypyynnön, kautta, muuten tällaisiin tietopyyntöihin ei vastata;
   • Toteuttamalla muita asianmukaisina ja oikeasuhteisina pidettyjä toimia, esimerkiksi ääritapauksissa, OPCC voi päättää estää puhelinnumerot tai sähköpostiosoitteet;
   • Tallentaa tai seurata puheluita;
   • Kieltäytyä harkitsemasta vaatimuksia lopetetun tapauksen tai tapauspäätöksen uudelleen avaamisesta.
3. Ennen kuin ryhdytään mihinkään toimiin, valittajalle ilmoitetaan syistä tällaisen yhteydenpitostrategian toteuttamiseen. Yhteydenottostrategia esitellään heille kirjallisesti (myös sähköpostitse). Jos OPCC:n henkilöstön turvallisuus tai hyvinvointi on uhattuna kohtuuttoman käytöksen vuoksi, valittaja ei kuitenkaan saa saada ennakkovaroitusta toimenpiteistä.
4. Toimitusjohtaja ja reklamaatiopäällikkö tarkastelevat yhteydenottostrategiaa kuuden kuukauden välein pohtiakseen, ovatko strategian ehdot edelleen asianmukaisia ​​vai edellyttävätkö niitä muuttamista, ja pohtiakseen, tarvitaanko yhteydenottostrategiaa edelleen. Jos päätetään, että strategiaa ei enää tarvita, tämä seikka on kirjattava ja kaikki valituksen tekijän muut yhteydenotot voidaan käsitellä normaalin yhteydenotto-/valitusprosessin mukaisesti (edellyttäen aina, että valituksen tekeminen tapahtuu uudelleen). tässä käytännössä kuvattu prosessi).
   
   

10. Yhteystietojen käytön rajoittaminen

1. Johtaja voi pyytää toimitusjohtajalta lupaa yhteydenpidon rajoittamiseen. Toimitusjohtajan tulisi kuitenkin komission jäsentä kuultuaan olla vakuuttunut siitä, että seuraavat kriteerit on otettu huomioon ennen kuin ryhdytään toimiin:
   • Asiaa – olipa kyseessä sitten valitus/tapaus/kysely/pyyntö – käsitellään tai on käsitelty ja käsitellään asianmukaisesti;
   • Mikä tahansa tutkinnan tuloksena tehty tapauspäätös on oikea;
   • Viestintä valittajan kanssa on ollut riittävää, eikä palvelun käyttäjä anna mitään merkittävää uutta tietoa, joka saattaisi vaikuttaa asian käsittelyyn;
   • Kantelijan kanssa on tehty kaikki kohtuulliset toimet väärinkäsitysten hälventämiseksi ja asioiden ratkaisemiseksi.
   • Mahdollisia erityisiä pääsyvaatimuksia ja asianmukaisia ​​ratkaisuja on harkittu sen varmistamiseksi, että kantelijalta ei evätä pääsyä OPCC:hen.
   • Kantelijan ottamista yhteyttä sopivaan yhdyskäytäväorganisaatioon, kuten Citizens Advice Bureauhun, on harkittu – tai kantelijaa on kehotettu hakemaan oikeudellista neuvontaa.
     
2. Jos valittaja jatkaa sopimatonta käyttäytymistä, OPCC käyttää oikeuttaan rajoittaa yhteydenpitoa. Se kertoo kuitenkin aina valittajille, mihin toimiin se ryhtyy ja miksi. Se kirjoittaa heille (tai vaihtoehtoisessa käytettävissä olevassa muodossa) ja selittää syitä tulevan yhteydenpidon hallintaan, kuvailee rajoitetut yhteydenpitojärjestelyt ja tarvittaessa selventää, kuinka kauan nämä rajoitukset ovat voimassa.
   
3. Valittajille kerrotaan myös, kuinka he voivat riitauttaa yhteydenpidon rajoittamispäätöksen OPCC:n sisäisen valitusmenettelyn kautta. Kantelijalle ilmoitetaan pyyntönsä tarkastelun jälkeen kirjallisesti, että rajoitetut yhteydenpitojärjestelyt ovat edelleen voimassa tai että toisin on sovittu.
   
4. Jos OPCC päättää jatkaa tähän kategoriaan kuuluvan henkilön hoitoa ja tutkii edelleen hänen valituksensa kuuden kuukauden kuluttua, se suorittaa uudelleentarkastelun ja päättää, jatketaanko rajoituksia. Päätöstä rajoittaa kantelijan yhteydenpitoa voidaan harkita uudelleen, jos valittaja osoittaa hyväksyttävämpää lähestymistapaa.
   
5. Jos kantelijan tapaus lopetetaan ja hän jatkaa asiasta yhteydenpitoa OPCC:n kanssa, OPCC voi päättää lopettaa yhteydenpidon kyseiseen kantelijaan. Tällaisissa tapauksissa OPCC jatkaa kaiken kirjeenvaihdon kirjaamista ja lukemista, mutta ellei ole tuoretta näyttöä, jolla on vaikutusta tehtyyn päätökseen, se yksinkertaisesti tallentaa sen tiedostoon ilman vahvistusta.
   
6. Jos rajoitus on asetettu ja kantelija rikkoo sen ehtoja, henkilökunnalla on oikeus olla osallistumatta keskusteluun tai vastaamatta pyyntöihin tarpeen mukaan.
   
   
7. Kaikki uudet valitukset henkilöiltä, ​​jotka ovat joutuneet kohtuuttoman jatkuvan ja kelpaamattoman valittajapolitiikan piiriin, käsitellään jokaisen uuden valituksen perusteella. On tehtävä selväksi, että valittajia ei saa estää ottamasta yhteyttä poliisiin valittamattomissa asioissa tai jättää asiasta epävarmaksi epäselvien tai puutteellisten yhteydenottojärjestelyjen vuoksi.
   
   
8. Tätä politiikkaa toteuttaessaan OPCC:
   
   
   • noudattaa lakeja tai säädöksiä ja niihin liittyviä neuvoja pysyvien valittajien tehokkaasta hallinnasta sen varmistamiseksi, että kaikenlaiset valitukset käsitellään asianmukaisesti ja tehokkaasti.
   • Tarjoaa selkeää tietoa ja ohjeita OPCC:n politiikoista ja menettelyistä pysyvien ja kiusallisten valittajien hallitsemiseksi;
   • Varmistetaan, että tällaisista asioista saatuja opetuksia tarkastellaan ja arvioidaan OPCC:n tehokkuutta koskevien käytäntöjen ja menettelyjen kehittämiseksi;
   • Edistää avointa ja reagoivaa valitusjärjestelmää;
   • Kaikki määrätyt rajoitukset ovat asianmukaisia ​​ja oikeasuhteisia.
     
     

11. Miten tämä käytäntö liittyy muihin käytäntöihin ja menettelyihin

1. Tilanteissa, joissa OPCC:n henkilökunnan jäsen kokee olevansa turvaton tai palvelunkäyttäjän epäoikeudenmukainen kohtelu, pätevät myös johtava palvelun käyttäjäkontakti, terveys ja turvallisuus, ihmisarvo työssä, monimuotoisuus työssä sekä OPCC:n tasa-arvomenettelyt.
   
   
2. Tiedonvälityksen vapauslaki (14 §) kattaa kiusalliset ja toistuvat tiedonsaantipyynnöt ja tämän politiikan yhteydessä tulee viitata lain 14 §:ään. Laki antaa OPCC:lle oikeuden kieltäytyä antamasta tietoja yleisölle sillä perusteella, että pyyntö on haitallinen tai tarpeettomasti toistettu. OPCC noudattaa tietosuojalain mukaisia ​​velvollisuuksiaan henkilötietojen säilyttämisen ja säilyttämisen osalta.
   
   

12. Ihmisoikeudet ja tasa-arvo

1. Tätä politiikkaa toteuttaessaan OPCC varmistaa, että sen toiminta on vuoden 1998 ihmisoikeuslain ja siihen sisältyvien yleissopimusoikeuksien vaatimusten mukaista kantelijoiden, muiden poliisipalvelujen käyttäjien ja poliisin ihmisoikeuksien suojelemiseksi. Surreyn poliisi- ja rikoskomissaarin toimisto. 
   
   
2. Tätä politiikkaa toteuttaessaan OPCC varmistaa, että OPCC:n vuoden 2010 tasa-arvolain mukaiset velvoitteet otetaan asianmukaisesti huomioon, ja harkitsee, voidaanko tehdä kohtuullisia mukautuksia, jotta valittaja voi kommunikoida OPCC:n kanssa hyväksyttävällä tavalla.
   
   

13. GDPR-arviointi

1. OPCC välittää, säilyttää tai säilyttää henkilötietoja vain silloin, kun se on tarkoituksenmukaista tehdä niin OPCC:n GDPR-käytännön, tietosuojalausunnon ja säilytyskäytännön mukaisesti.
   
   

14. Freedom of Information Act 2000

1. Tämä käytäntö sopii suurelle yleisölle.
   
   

15. Vastuuvapauslauseke

1. OPCC varaa oikeuden hakea tarvittaessa oikeussuojakeinoja tai saattaa ilmoitukset poliisille.
   
   

Käytännön päivämäärä: joulukuu 2022
Seuraava arvostelu: joulukuu 2024