خط مشی شکایات غیر قابل قبول و غیر منطقی

1. معرفی

1. کمیسر پلیس و جنایت ساری (کمیسیون) متعهد به رسیدگی منصفانه، کامل، بی طرفانه و به موقع به شکایات است. به طور کلی، شکایات را می توان به طور رضایت بخشی با پیروی از سیاست ها و رویه های تعیین شده حل و فصل کرد. کارکنان دفتر پلیس و کمیساریای جنایت (OPCC) متعهد هستند که با صبر و درک به نیازهای همه شاکیان پاسخ دهند و به دنبال حل و فصل شکایات آنها باشند. این شامل، در صورت لزوم، در نظر گرفتن هر گونه معلولیت یا سایر ویژگی های محافظت شده تحت قانون برابری است که ممکن است روند را برای هر شاکی خاص دشوارتر کند. OPCC تشخیص می دهد که افراد ممکن است از نتیجه یک شکایت ناراضی باشند و ممکن است این نارضایتی را ابراز کنند، و ممکن است افراد در مواقع اضطراب یا ناراحتی غیرعادی رفتار کنند. این واقعیت ساده از ناراضی بودن یا رفتار غیرمنطقی یک فرد نباید به خودی خود منجر به طبقه بندی تماس آنها به عنوان غیرقابل قبول، غیرمنطقی یا به طور غیرمنطقی مداوم شود.
   
   
2. با این حال، مواقعی وجود دارد که تماس یک فرد با OPCC به گونه‌ای است یا می‌شود که محدودیت‌هایی را برای آن تماس تضمین می‌کند. اعمال و رفتار آنها ممکن است مانع از بررسی صحیح شکایت آنها شود یا ممکن است مانع از اجرای عادی تجارت کمیسر شود. این ممکن است به پیامدهای منابع قابل توجهی برای کمیسر منجر شود که با ماهیت/جدیت شکایت تناسب ندارد. علاوه بر این، یا در عوض، اقدامات آنها ممکن است باعث آزار، هشدار، ناراحتی یا ناراحتی کارکنان OPCC شود. کمیسیونر چنین رفتاری را «غیرقابل قبول»، «غیر معقول» و/یا «بی‌معقول پایدار» تعریف می‌کند.
   
   
3. این سیاست همچنین در مورد مکاتبات و تماس با OPCC، از جمله از طریق تلفن، ایمیل، پست، و رسانه های اجتماعی، که در تعریف شکایت قرار نمی گیرد، اما با تعریف غیرقابل قبول، غیر معقول یا غیرمنطقی مداوم مطابقت دارد، اعمال می شود. در این خط‌مشی، جایی که از کلمه شاکی استفاده می‌شود، شامل هر شخصی می‌شود که با OPCC ارتباط برقرار کرده و رفتارش تحت این سیاست در نظر گرفته می‌شود، خواه شکایت رسمی داشته باشد یا نه.
   
   
4. این خط‌مشی برای کمک به کمیسر و کارکنان OPCC طراحی شده است تا رفتار غیرقابل قبول، غیرمنطقی و غیرمنطقی شاکیان را به شیوه‌ای ثابت و منصفانه شناسایی کرده و با آنها برخورد کنند. این به کمیسر، هر معاون کمیسر و کارمندان OPCC کمک می کند تا به وضوح بفهمند که از آنها چه انتظاری می رود، چه گزینه هایی در دسترس هستند و چه کسی می تواند این اقدامات را مجاز کند.
   
   

2. محدوده خط مشی

1. این خط‌مشی و راهنمایی در مورد هر شکایتی که در رابطه با موارد زیر باشد اعمال می‌شود:
   
   
   • سطح یا کیفیت خدمات در رابطه با شکایات در مورد کمیسر، معاون کمیسر، یکی از کارکنان OPCC یا پیمانکاری که به نمایندگی از کمیسر استخدام شده است؛
   • رفتار یکی از کارکنان OPCC یا یک پیمانکار که از طرف کمیسر کار می کند.
   • شکایات در رابطه با کار بازدیدکنندگان بازداشتگاه مستقل؛
   • شکایات در مورد رفتار پلیس و کمیسر جنایی یا معاون کمیسر؛ و
   • شکایات در مورد رفتار فرمانده پلیس ساری؛
   • و همچنین هرگونه تماس با OPCC که شکایت رسمی محسوب نمی شود، اما می تواند به عنوان غیرقابل قبول، غیر معقول و/یا غیرمنطقی مداوم طبقه بندی شود.
     
     
2. این سیاست شکایات مربوط به افسران یا کارمندان پلیس ساری را پوشش نمی دهد. کلیه امور مربوط به شکایات ارائه شده علیه افسران یا کارمندان پلیس ساری، از جمله هرگونه اقدام و رفتار توسط شخصی که چنین شکایتی را ارائه کرده است، مطابق با قوانین مربوط به شکایات علیه افسران پلیس، یعنی قانون اصلاح پلیس 2002 رسیدگی خواهد شد. و هر قانون ثانویه مرتبط.
   
   
3. این خط مشی شکایات یا اعمال و رفتارهای شخصی را که از درخواست اطلاعات تحت قانون آزادی اطلاعات ناشی می شود را پوشش نمی دهد. چنین موضوعاتی مطابق با قانون آزادی اطلاعات 2000، با در نظر گرفتن راهنمایی های دفتر کمیساریای اطلاعات، به صورت موردی مورد بررسی قرار خواهند گرفت. علاوه بر این، این سیاست در مورد درخواست‌های بالقوه مزاحم تحت قانون آزادی اطلاعات 2000 اعمال نمی‌شود.
   
   
4. در صورتی که شکایتی بر اساس جدول 3 قانون اصلاحات پلیس 2002 ثبت شده باشد، شاکی حق دارد برای بررسی نتیجه شکایت درخواست دهد. در این مورد، "مدیر بررسی شکایات" پس از دریافت نامه بررسی نهایی OPCC، به شاکی که نارضایتی خود را (از طریق تلفن یا کتبی به کارکنان OPCC) ابراز می کند، پاسخ کتبی اولیه ارائه می دهد. این پاسخ به شما توصیه می‌کند که در روند شکایات پلیس اقدام دیگری انجام نمی‌شود و اگر باز هم از نتیجه ناراضی باشد، شاکی حق دارد در مورد راه‌های جایگزینی که ممکن است در دسترس او باشد، مشاوره حقوقی مستقل بخواهد. در نتیجه، OPCC به هیچ گونه مکاتبه دیگری در این مورد پاسخ نخواهد داد.
   
   

3. رفتار شاکی غیر قابل قبول، غیر معقول و غیرمنطقی مداوم

1. OPCC این خط‌مشی را برای رفتارهایی اعمال می‌کند که عبارتند از:
   
   
   • رفتار غیر قابل قبول؛
   • رفتار غیر منطقی و/یا؛
   • رفتار مداوم غیرمنطقی (شامل خواسته های غیر منطقی).
     
     
2. رفتار غیر قابل قبول:
   
   شاکیان اغلب شرایط آسیب زا یا ناراحت کننده ای را تجربه می کنند که آنها را به تماس با OPCC یا طرح شکایت سوق می دهد. خشم یا ناامیدی یک واکنش رایج است، اما اگر این احساسات منجر به رفتار خشونت آمیز، تهدید آمیز یا توهین آمیز شود، می تواند غیرقابل قبول شود. خشم و/یا ناامیدی نیز ممکن است در مواردی که شخصاً متوجه کارکنان OPCC باشد غیرقابل قبول باشد. کارکنان OPCC نباید رفتار خشونت آمیز، تهدیدآمیز یا توهین آمیز را تحمل یا تحمل کنند و ایمنی و رفاه کارکنان همیشه محافظت می شود.
   
   
3. در این زمینه، رفتار غیرقابل قبول هر رفتار یا تماسی است که خشونت‌آمیز، تهدیدآمیز، پرخاشگرانه یا توهین‌آمیز باشد و پتانسیل ایجاد آسیب، آسیب، آزار، زنگ خطر یا ناراحتی برای کارکنان OPCC، یا رفتار یا تماسی را داشته باشد که ممکن است تأثیر منفی بر این سازمان داشته باشد. سلامت و ایمنی کارکنان OPCC رفتار غیرقابل قبول ممکن است در یک حادثه مجزا شود یا در طول زمان یک الگوی رفتاری را شکل دهد. حتی اگر شکایتی شایستگی داشته باشد، رفتار شاکی همچنان می تواند رفتاری غیرقابل قبول باشد.
   
   
4. رفتار غیرقابل قبول ممکن است شامل موارد زیر باشد:
   
   
   • رفتار پرخاشگرانه؛
   • سخنان توهین آمیز، بی ادبی، تحقیر آمیز، تبعیض آمیز یا افتراآمیز (کلامی یا نوشتاری)؛
   • تشدید بی قراری، ارعاب زبان بدن یا تهاجم به فضای شخصی؛
   • آزار و اذیت، ارعاب، یا تهدید؛
   • تهدید یا آسیب به افراد یا اموال؛
   • تعقیب (شخصی یا آنلاین)؛
   • دستکاری روانی و/یا؛
   • رفتار ظالمانه یا قهری.
     
     این لیست کامل نیست.
     
     
5. رفتار غیر منطقی:
   
   رفتار نامعقول به هر رفتاری گفته می شود که به طور نامتناسبی بر توانایی کارکنان برای انجام مؤثر وظایف خود تأثیر می گذارد و فراتر از قاطعیت فردی یا ابراز نارضایتی خود است. ممکن است در یک حادثه مجزا باشد یا در طول زمان الگوی رفتاری را تشکیل دهد. حتی اگر شکایتی شایستگی داشته باشد، رفتار شاکی همچنان می‌تواند رفتار غیرمنطقی باشد.
   
   
6. شاکیان ممکن است از طریق مقدار اطلاعاتی که به دنبال آن هستند، ماهیت و مقیاس خدماتی که انتظار دارند یا تعداد رویکردهایی که دارند، خواسته های غیرمنطقی را از OPCC در مورد خدمات خود مطرح کنند. اینکه چه چیزی به رفتار یا خواسته های غیرمنطقی تبدیل می شود، همیشه به شرایط پیرامون رفتار و جدیت مسائل مطرح شده توسط کاربر سرویس بستگی دارد. نمونه هایی از رفتار عبارتند از:
   
   
   • درخواست پاسخ در بازه های زمانی نامعقول؛
   • اصرار بر برخورد یا صحبت با اعضای خاصی از کارکنان؛
   • به دنبال جایگزینی کارکنان؛
   • تماس‌های تلفنی مداوم، نامه‌ها و ایمیل‌هایی که «رویکرد تفنگ پراکنده» را اتخاذ می‌کنند و مسائل را با کارکنان متعدد دنبال می‌کنند.
     
     
7. رفتار مداوم غیرمنطقی (از جمله خواسته های غیر منطقی):
   OPCC تشخیص می‌دهد که برخی از شاکیان نمی‌پذیرند یا نمی‌توانند بپذیرند که OPCC قادر به کمکی فراتر از سطح خدماتی است که قبلاً ارائه شده است. اگر شاکی همچنان به نوشتن، ایمیل یا تلفن در مورد شکایت(های) خود بیش از حد (و بدون ارائه اطلاعات جدید) ادامه دهد، علیرغم اطمینان از رسیدگی به شکایت خود یا به نتیجه رسیده بودن شکایت، ممکن است رفتار شاکی به طور غیرمنطقی مداوم تلقی شود. 
   
   
8. رفتار مداوم غیرمنطقی به دلیل تأثیری که می تواند بر زمان و منابع کارکنان داشته باشد، نامعقول تلقی می شود که به نوبه خود می تواند بر ظرفیت آنها برای مدیریت سایر نیازهای حجم کاری تأثیر بگذارد.
   
   
9. نمونه هایی از رفتار مداوم غیرمنطقی عبارتند از:
   
   
   • تماس مداوم، نوشتن یا ارسال ایمیل برای درخواست به‌روزرسانی، علی‌رغم اطمینان از اینکه مسائل در دست است و زمان‌بندی معقولی برای زمانی که می‌توان انتظار به‌روزرسانی را داشت، در نظر گرفته شد.
   • امتناع مستمر از پذیرش توضیحات مربوط به آنچه که OPCC می تواند یا نمی تواند انجام دهد، علیرغم داشتن اطلاعات توضیح داده شده و شفاف سازی شده؛
   • امتناع از پذیرش توضیحات منطقی پس از نتیجه گیری یک شکایت، و/یا عدم پیروی از مسیرهای مناسب تجدیدنظر/بررسی؛
   • امتناع از پذیرش تصمیم نهایی اتخاذ شده در رابطه با یک پرونده و درخواست مکرر برای لغو آن تصمیم؛
   • تماس با افراد مختلف در یک سازمان برای تلاش برای تضمین یک نتیجه متفاوت؛
   • حجم یا مدت تماس که بر توانایی رسیدگی کننده به شکایات در انجام وظایف خود تأثیر می گذارد (این می تواند شامل چندین بار تماس مکرر در همان روز باشد).
   • قالب بندی مجدد یا بیان مجدد شکایتی که قبلاً نهایی شده است.
   • اصرار بر شکایت علیرغم عدم ارائه شواهد جدید برای حمایت از آن پس از درخواست های متعدد برای انجام آن؛
   • تقاضای رسیدگی به شکایت خارج از مسیر قانونی مناسب برای انجام این کار؛
   • طرح مکرر مسائل بی اهمیت.
     
     
10. تماس بیش از حد با کارکنان OPCC، حضور در دفتر در طول یک روز، یا ارسال چندین ایمیل طولانی بدون مشخص کردن مسائلی که می‌خواهند از آن شکایت کنند (استفاده از رویکرد تفنگ پراکنده برای تماس همزمان با بخش‌ها یا ارگان‌های متعددی که موارد مشابه را تکرار می‌کنند). تماس مستمر با OPCC در رابطه با یک موضوع یا گروهی از موضوعات ممکن است به طور غیرمنطقی پایدار باشد، حتی اگر محتوا به خودی خود با تعریف رفتار غیرقابل قبول یا رفتار غیرمنطقی مطابقت نداشته باشد.
    
    
11. درخواست‌های غیرمنطقی مکرر ممکن است به دلیل تأثیر آن بر زمان و منابع OPCC، خدمات و کارکنان آن، و توانایی رسیدگی کامل به شکایت توسط:
    
    
    • درخواست پاسخ های مکرر در یک بازه زمانی نامعقول یا اصرار بر صحبت با یک عضو خاص از کارکنان، علیرغم اینکه به او گفته می شود ممکن یا مناسب نیست.
    • عدم پیروی از کانال های مناسب برای تعامل، علیرغم دریافت اطلاعات بیش از یک بار در مورد روش مناسب برای استفاده؛
    • صدور مطالبات در مورد نحوه رسیدگی به شکایت آنها، علیرغم اطلاع از روند و دریافت به روز رسانی منظم؛
    • اصرار بر نتایج دست نیافتنی؛
    • ارائه درجه فوق العاده ای از جزئیات بی ربط.
    • ایجاد پیچیدگی غیر ضروری در جایی که وجود ندارد.
    • اصرار بر اینکه یک راه حل خاص راه حل صحیح است.
    • خواستار صحبت با مدیران ارشد در ابتدا، قبل از اینکه کارمند OPCC به طور کامل به شکایت رسیدگی کند؛
    • کپی کردن مکرر کارمندان در ایمیل‌های ارسال شده به سایر نهادهای عمومی که دلیل قابل اثباتی برای انجام آن وجود ندارد.
    • امتناع از ارائه اطلاعات کافی برای رسیدگی به موضوع مطرح شده؛
    • درخواست نتایج نامتناسب مانند تحقیقات جنایی در مورد کارکنان یا اخراج کارکنان؛
    • درخواست بررسی مجدد شکایت، بدون دلیل یا توسط یکی دیگر از کارکنان؛
    • امتناع از پذیرش تصمیم اتخاذ شده توسط OPCC و ارائه اتهامات بی اساس فساد به دلیل اینکه تصمیم به نفع آنها نبوده است.
    • خودداری از پذیرش توضیحات در مورد حدود اختیارات و اختیارات OPCC.
      
      در نظر گرفته شده است که این فهرست جامع نباشد.
      
      

4. نحوه برخورد کمیسیونر با چنین شکایاتی

1. هر شکایتی که به OPCC ارسال شود براساس شایستگی خود ارزیابی می شود. در صورتی که یکی از کارکنانی که به شکایت رسیدگی می کند معتقد است که شاکی رفتار غیرقابل قبول، غیرمنطقی و/یا غیرمنطقی مداوم از خود نشان داده است، باید موضوع را برای بررسی به رئیس اجرایی ارجاع دهد.
   
   
2. رئیس اجرائیه موضوع را به طور کامل بررسی خواهد کرد و اطمینان حاصل خواهد کرد که خط مشی/رویال مربوطه به درستی دنبال شده است و به هر یک از عناصر شکایت (در صورت لزوم) به طور مناسب رسیدگی شده است. آنها همچنین بررسی خواهند کرد که آیا مسائل جدیدی مطرح شده است که تفاوت قابل توجهی با شکایت اصلی دارد یا خیر
   
   
3. با در نظر گرفتن شرایط پرونده، رئیس اجرایی ممکن است به این نظر برسد که رفتار شاکی غیرقابل قبول، غیر منطقی و/یا به طور غیرمنطقی مداوم است و بنابراین این سیاست اعمال می شود. اگر رئیس اجرائیه به این نظر رسید، موضوع به کمیسر ارجاع خواهد شد.
   
   
4. تصمیم برای تلقی رفتار شاکی به‌عنوان غیرقابل قبول، غیرمنطقی و/یا به‌طور غیرمنطقی مداوم و تعیین اینکه چه اقدامی باید انجام شود، با توجه به همه شرایط پرونده، پس از مشورت با رئیس اجرائیه، توسط کمیسر اتخاذ خواهد شد.
   
   
5. رئیس اجرائیه از ثبت کتبی تصمیم کمیسر و دلایل آن اطمینان حاصل خواهد کرد.
   
   

5. اقداماتی که ممکن است در رفتار شکایت غیر قابل قبول، غیر منطقی و غیرمنطقی انجام شود.

1. هر اقدامی که در رابطه با تصمیم به برخورد با رفتار شاکی به‌عنوان غیرقابل قبول، غیرمنطقی و/یا به‌طور غیرمنطقی مداوم انجام می‌شود، باید متناسب با شرایط باشد و این به عهده کمیسر است که پس از مشورت با رئیس اجرایی تصمیم می‌گیرد که چه اقدامی انجام دهد. اقدام انجام شده ممکن است شامل (و این فهرست جامعی نیست):
   
   
   • استفاده از میانجیگری با دعوت از شاکی به یک جلسه حضوری که به صورت حضوری یا مجازی برگزار می شود. حداقل دو نفر از کارکنان OPCC با شاکی ملاقات خواهند کرد و ممکن است شاکی همراه باشد.
   • ادامه رسیدگی به شکایت تحت خط‌مشی/رویه مربوطه و ارائه یک نقطه تماس در OPCC به شاکی، که سابقه تمام تماس‌های برقرار شده را نگه می‌دارد.
   • صدور کتبی شرایط رفتاری شاکی و تعیین مسئولیت های متقابل مورد انتظار که ادامه رسیدگی به شکایت مشروط به آن خواهد بود.
     
     
2. اگر تصمیم به نامه نگاری به شاکی مطابق با بند 5.1 (ج) بالا گرفته شود، مگر اینکه شرایطی وجود داشته باشد که تحمیل فوری استراتژی تماس را توجیه کند، OPCC باید به شرح زیر به شاکی نامه بنویسد:
   
   
   • اولاً، یک نامه اخطار اولیه که بیان می‌کند که کمیسیونر رفتار شاکی را غیرقابل قبول، غیرمنطقی، و/یا غیرمنطقی مداوم تشخیص داده است و مبنای آن تصمیم را مشخص می‌کند. این اخطار نامه اولیه همچنین باید انتظارات برای هر گونه تماس بیشتر از طرف شاکی با OPCC و همچنین هر گونه مسئولیت OPCC را مشخص کند (برای مثال، دفعات تماس یا به روز رسانی OPCC با شاکی).
   • ثانیاً، در مواردی که شاکی شرایط اخطار نامه اولیه را رعایت نکرده است، یک اخطارنامه نهایی که بیان می کند که نامه اخطار اولیه رعایت نشده است و به شاکی اطلاع می دهد که اگر همچنان به انتظارات تعیین شده پایبند نباشند. در نامه هشدار اولیه، OPCC باید یک استراتژی تماس رسمی را اجرا کند. و
   • ثالثاً، در مواردی که شاکی از شرایط اخطار نامه اولیه یا نهایی تبعیت نکرده است، OPCC باید یک استراتژی تماس رسمی را اجرا کند که مبنای محدودی را تعیین می کند که بر اساس آن شاکی می تواند با OPCC تماس بگیرد و این راهبرد محدود را تعیین می کند. بر اساس آن OPCC باید تماس خود را با شاکی بازگرداند (از جمله دفعات و نحوه انجام این کار) - بخش‌های 9 و 10 این سیاست در مورد استراتژی‌های تماس اعمال می‌شود.
     
     
3. نامه هشدار اولیه، نامه هشدار نهایی و/یا استراتژی تماس (موضوع بخش‌های 9 و 10 این خط‌مشی) ممکن است یکی یا ترکیبی از موارد زیر را انجام دهد:
   
   
   • به شاکی توصیه کنید که روند شکایات را تمام کرده است و چیزی برای اضافه کردن به نکات مطرح شده وجود ندارد.
   • به آنها توضیح دهید که تماس بیشتر با کمیسر هیچ هدف مفیدی نخواهد داشت.
   • از تماس حضوری، تلفنی، نامه ای یا ایمیلی با شاکی در رابطه با آن شکایت خودداری کنید.
   • به شاکی اطلاع دهید که مکاتبات بیشتر خوانده خواهد شد، اما در صورتی که حاوی اطلاعات جدیدی نباشد که بر تصمیم تأثیر بگذارد، تأیید نخواهد شد بلکه در پرونده قرار خواهد گرفت.
   • محدود کردن تماس به یک وسیله ارتباطی تجویز شده (مثلاً به صورت کتبی به یک صندوق پستی یا یک آدرس پستی واحد).
   • محدودیت های زمانی برای هر جلسه یا تماس تلفنی تعیین کنید.
   • شخص ثالثی را تجویز کنید که تمام تماس ها باید از طریق او برقرار شود. و/یا
   • هر اقدام یا اقدام دیگری را که کمیسیونر در شرایط مورد نظر ضروری و متناسب می داند، تعیین کنید.
     
     در صورت ادامه رفتار غیرقابل قبول، نامعقول یا غیرمنطقی، کمیسیونر این حق را برای خود محفوظ می دارد که در حین درخواست مشاوره حقوقی، کلیه تماس های خود را با شاکی متوقف کند.
     
     

6. شکایات غیر منطقی در رابطه با کمیسر

پانل پلیس و جنایت ساری اختیارات تفویضی را به رئیس اجرایی OPCC برای مدیریت رسیدگی اولیه به شکایات علیه کمیسر ارائه می دهد.

جزئیات این فرآیند و روند شکایات که توسط پانل رعایت شده است را می توان در این صفحه مشاهده کرد وب سایت شورای شهرستان ساری. این روند همچنین مشخص می کند که چگونه مدیر اجرایی OPCC ممکن است از ثبت شکایت خودداری کند.

7. معاملات آینده با افرادی که به نظر می رسد رفتار غیر قابل قبول، غیر منطقی و غیرمنطقی مداوم داشته باشند.

حتی اگر فردی در گذشته شکایت هایی داشته باشد که به شیوه ای غیرقابل قبول، غیر منطقی یا غیرمنطقی پیگیر بوده است، نباید تصور کرد که هرگونه شکایت یا تماس آتی از سوی آنها نیز غیرقابل قبول یا غیرمنطقی خواهد بود. اگر شکایت جدیدی در مورد موضوعی جداگانه دریافت شود، باید به شایستگی خود رسیدگی شود و در عین حال اطمینان حاصل شود که از رفاه کارکنان OPCC محافظت می شود.

8. تماسی که باعث نگرانی می شود

1. OPCC سازمانی است که با هزاران نفر از مردم از جمله برخی که ممکن است از نظر جسمی یا ذهنی آسیب پذیر باشند در تماس است. کارکنان OPCC وظیفه مراقبت دارند و ممکن است هر گونه نشانه/خطر سوء استفاده یا بی توجهی را بر اساس الزامات قانون مراقبت 2014 شناسایی و گزارش کنند.
2. این به تماس‌هایی که نگرانی‌هایی را در مورد رفاه جسمی و/یا روانی فرد در جایی که نشانه‌ای از آسیب وجود دارد، افزایش می‌دهد. اگر یکی از کارکنان OPCC تماسی دریافت کند که نگرانی‌های مربوط به حفاظت را ایجاد کند، جزئیات را به پلیس ساری ارسال می‌کند و از آنها می‌خواهد که نگرانی‌های ایمنی را مطرح کنند.
3. به همین ترتیب، هرگونه تماس یا رفتاری که ماهیت خشونت آمیز، تهاجمی یا آزاردهنده تلقی شود، یا در مواردی که ایمنی و رفاه کارکنان OPCC را تهدید کند، به پلیس ساری گزارش خواهد شد و در صورت امکان اقدام قانونی مناسب انجام خواهد شد. OPCC ممکن است هشدار قبلی در مورد این اقدام را به کاربر سرویس ندهد.
4. تماس‌هایی که در آن موارد جرایم مشکوک گزارش می‌شوند و مواردی که از منظر جرم به کارکنان OPCC مشکوک می‌شوند نیز به پلیس ساری گزارش می‌شوند. OPCC ممکن است هشدار قبلی در مورد این اقدام را به کاربر سرویس ندهد.
   
   

9. استراتژی تماس

1. OPCC ممکن است به تنهایی یا همراه با اداره استانداردهای حرفه ای پلیس ساری (PSD) یک استراتژی تماس را در رابطه با یک شاکی ایجاد و اجرا کند، اگر آنها همچنان رفتار غیرقابل قبول، غیرمنطقی یا غیرمنطقی مداوم از خود نشان دهند که تأثیر نامطلوبی بر کار یا رفاه شاکی دارد. کارکنان
   
   استراتژی های تماس برای موارد زیر اعمال می شود:
   • اطمینان حاصل کنید که به شکایات/درخواست‌های اطلاعاتی شاکی به سرعت و با دقت رسیدگی می‌شود.
   • حفاظت از رفاه کارکنان؛
   • محدود کردن هزینه نامتناسب در کیف عمومی در هنگام برخورد با فرد؛
   • اطمینان حاصل شود که OPCC می تواند به طور موثر کار کند و حجم کاری خود را مدیریت کند.
   • اطمینان حاصل کنید که یک طرح مشترک با پلیس ساری PSD هر گونه تماس با هر دو سازمان را به طور موثر مدیریت می کند.
2. استراتژی تماس برای هر شاکی منحصر به فرد خواهد بود و به صورت موردی اجرا می شود تا اطمینان حاصل شود که مناسب و متناسب باقی می ماند. فهرست زیر جامع نیست؛ با این حال، استراتژی ممکن است شامل موارد زیر باشد:
   • هماهنگی برای ارتباط شاکی فقط با یک نقطه تماس خاص - در صورت لزوم.
   • تعیین محدودیت زمانی برای مکالمات تلفنی و تماس های شخصی (به عنوان مثال، یک تماس در یک صبح یا بعد از ظهر مشخص هر هفته).
   • محدود کردن ارتباط به یک روش تماس.
   • تأیید اینکه OPCC فقط به صورت دو هفته‌ای/ماهیانه یا موارد دیگر با شاکی تماس خواهد گرفت.
   • خواندن و ارسال مکاتبات، اما فقط در صورتی که شاکی اطلاعات جدیدی مربوط به بررسی یک شکایت «زنده» فعلی توسط OPCC ارائه کند یا شکایتی اساساً جدید ارائه کند، آن را تأیید می کند یا به آن پاسخ می دهد.
   • الزام به این که هرگونه درخواست برای اطلاعات باید از طریق یک فرآیند رسمی، مانند درخواست آزادی اطلاعات یا دسترسی موضوع ارسال شود، در غیر این صورت به چنین درخواست‌هایی برای اطلاعات پاسخ داده نخواهد شد.
   • انجام هر اقدام دیگری که مناسب و متناسب تشخیص داده شود، به عنوان مثال در موارد شدید، OPCC ممکن است تصمیم بگیرد شماره تلفن یا آدرس ایمیل را مسدود کند.
   • ضبط یا نظارت بر تماس های تلفنی؛
   • از بررسی درخواست‌ها برای بازگشایی پرونده بسته یا تصمیم پرونده خودداری کنید.
3. قبل از هر اقدامی، شاکی از دلایل اجرای چنین استراتژی تماسی مطلع خواهد شد. استراتژی تماس به صورت کتبی به آنها ارائه می شود (این شامل از طریق ایمیل نیز می شود). با این حال، در مواردی که ایمنی یا رفاه کارکنان OPCC به دلیل رفتار غیر منطقی مورد تهدید قرار می گیرد، ممکن است شاکی هشدار قبلی در مورد اقدامات انجام شده دریافت نکند.
4. استراتژی تماس باید در فواصل 6 ماهه توسط رئیس اجرایی و رئیس رسیدگی به شکایات مورد بررسی قرار گیرد تا بررسی شود که آیا شرایط استراتژی مناسب باقی می‌ماند یا نیاز به اصلاح دارد، و بررسی می‌شود که آیا استراتژی تماس همچنان مورد نیاز است یا خیر. در صورتی که تصمیم گرفته شود که استراتژی دیگر مورد نیاز نیست، این واقعیت باید ثبت شود و هرگونه تماس بیشتر از طرف شاکی ممکن است تحت فرآیند عادی برای تماس/شکایات مردمی مورد رسیدگی قرار گیرد (همواره مشروط به اعمال مجدد فرآیند تعیین شده در این سیاست).
   
   

10. محدود کردن دسترسی به تماس

1. یک مدیر می تواند مجوز محدود کردن تماس را از مدیر اجرایی درخواست کند. با این حال، رئیس اجرائیه، با مشورت کمیسر، باید قانع باشد که قبل از هر اقدامی، معیارهای زیر در نظر گرفته شده است:
   • موضوع - خواه شکایت / پرونده / پرس و جو / درخواست باشد - در حال بررسی است یا به درستی رسیدگی و رسیدگی شده است.
   • هر تصمیم مرتبط با پرونده که در نتیجه تحقیقات گرفته شود، تصمیم درستی است.
   • ارتباط با شاکی کافی بوده است و کاربر خدمات هیچ اطلاعات مهم جدیدی ارائه نمی دهد که ممکن است بر رسیدگی به پرونده تأثیر بگذارد.
   • تمام تلاش های منطقی با شاکی برای رفع سوء تفاهم ها و سوق دادن مسائل به سمت حل و فصل انجام شده است.
   • هر گونه الزامات دسترسی خاص و راه حل های مناسب برای اطمینان از اینکه شاکی از دسترسی به OPCC محروم نمی شود، در نظر گرفته شده است.
   • قرار دادن شاکی در تماس با یک سازمان دروازه مناسب، مانند یک دفتر مشاوره شهروندان، در نظر گرفته شده است - یا از شاکی خواسته شده است که به دنبال مشاوره حقوقی باشد.
     
2. در صورتی که یک شاکی به رفتار غیرقابل قبول خود ادامه دهد، OPCC از حق خود برای محدود کردن تماس استفاده خواهد کرد. با این حال، همیشه به شاکیان می گوید که چه اقدامی انجام می دهد و چرا. برای آن‌ها (یا یک قالب قابل دسترس جایگزین) می‌نویسد و دلایل مدیریت تماس‌های آینده را توضیح می‌دهد، ترتیبات تماس محدود را شرح می‌دهد و در صورت لزوم، توضیح می‌دهد که این محدودیت‌ها تا چه زمانی اعمال خواهند شد.
   
3. همچنین به شاکیان گفته می‌شود که چگونه می‌توانند با تصمیم محدود کردن تماس از طریق رویه شکایات داخلی OPCC مخالفت کنند. پس از بررسی درخواست آنها، به شاکیان به صورت کتبی اطلاع داده می شود که ترتیبات تماس محدود همچنان اعمال می شود یا اینکه با روش دیگری موافقت شده است.
   
4. اگر OPCC تصمیم بگیرد که به درمان فردی تحت این دسته ادامه دهد و همچنان شکایت آنها را شش ماه بعد بررسی کند، بازبینی انجام خواهد داد و تصمیم خواهد گرفت که آیا محدودیت ها ادامه خواهند داشت یا خیر. اگر شاکی رویکرد قابل قبول تری نشان دهد، ممکن است تصمیم برای محدود کردن تماس با شاکی تجدید نظر شود.
   
5. در صورتی که پرونده شاکی بسته شود و آنها همچنان در ارتباط با OPCC در مورد آن اصرار داشته باشند، OPCC ممکن است تصمیم بگیرد که تماس با آن شاکی را قطع کند. در چنین مواردی، OPCC به ورود و خواندن تمام مکاتبات ادامه خواهد داد، اما مگر اینکه شواهد جدیدی وجود داشته باشد که بر تصمیم اتخاذ شده تأثیر بگذارد، به سادگی آن را بدون تأیید در پرونده قرار می دهد.
   
6. اگر محدودیتی اعمال شده باشد و شاکی شرایط آن را زیر پا بگذارد، کارکنان این حق را دارند که در مکالمه شرکت نکنند یا به درخواست‌ها پاسخ ندهند.
   
   
7. هر گونه شکایت جدید از سوی افرادی که تحت خط مشی شاکی مداوم و غیرقابل قبول قرار گرفته اند، بر اساس ماهیت هر شکایت جدید رسیدگی می شود. باید روشن شود که شاکیان نباید از تماس با پلیس در رابطه با مسائل غیر شکایت منع شوند یا به دلیل ترتیبات تماس نامشخص یا ناقص در این مورد مطمئن نباشند.
   
   
8. در اجرای این سیاست، OPCC:
   
   
   • پیروی از الزامات قانونی یا نظارتی و توصیه های مربوط به مدیریت موثر شاکیان دائمی، تا اطمینان حاصل شود که به همه اشکال شکایات به درستی و مؤثر رسیدگی می شود.
   • ارائه اطلاعات و راهنمایی روشن در مورد خط مشی ها و رویه های OPCC برای مدیریت شاکیان مداوم و مزاحم؛
   • اطمینان حاصل کنید که درس‌های چنین موضوعاتی در نظر گرفته شده و ارزیابی می‌شوند تا توسعه رویه‌ها و رویه‌ها برای اثربخشی OPCC فراهم شود.
   • یک سیستم شکایات باز و پاسخگو را ترویج دهید.
   • هرگونه محدودیت اعمال شده مناسب و متناسب خواهد بود.
     
     

11. نحوه پیوند این خط مشی به سایر خط مشی ها و رویه ها

1. در شرایطی که یکی از کارکنان OPCC احساس ناامنی می کند یا توسط کاربر خدمات ناعادلانه رفتار می کند، مدیریت تماس کاربر سرویس، سلامت و ایمنی، وقار در کار، سیاست های تنوع در کار و رویه های برابری OPCC نیز اعمال می شود.
   
   
2. قانون آزادی اطلاعات (بخش 14) درخواست های مزاحم و مکرر برای اطلاعات را پوشش می دهد و بخش 14 قانون باید در ارتباط با این سیاست ارجاع شود. این قانون به OPCC این حق را می دهد که از اطلاعات به افراد عمومی به دلیل اینکه درخواست مزاحم یا غیرضروری تکرار می شود، امتناع کند. OPCC به مسئولیت های خود در قانون حفاظت از داده ها در رابطه با ذخیره و نگهداری داده های شخصی پایبند خواهد بود.
   
   

12. حقوق بشر و برابری

1. در اجرای این سیاست، OPCC تضمین خواهد کرد که اقدامات خود مطابق با الزامات قانون حقوق بشر 1998 و کنوانسیون حقوق مندرج در آن است تا از حقوق بشر شاکیان، سایر کاربران خدمات پلیس و دفتر پلیس و کمیسر جنایت ساری. 
   
   
2. در اجرای این خط مشی، OPCC اطمینان حاصل می کند که تمام توجهات لازم به تعهدات OPCC تحت قانون برابری 2010 داده شده است و بررسی خواهد کرد که آیا می توان هرگونه تعدیل معقولی برای اجازه دادن به شاکی برای برقراری ارتباط با OPCC به شیوه ای قابل قبول انجام داد.
   
   

13. ارزیابی GDPR

1. OPCC فقط اطلاعات شخصی را در صورت لزوم، مطابق با خط مشی GDPR، بیانیه حفظ حریم خصوصی و خط مشی حفظ OPCC ارسال می کند، نگه می دارد یا نگه می دارد.
   
   

14. قانون آزادی اطلاعات 2000

1. این سیاست برای دسترسی عموم مناسب است.
   
   

15. سلب مسئولیت

1. OPCC این حق را برای خود محفوظ می دارد که در صورت لزوم به دنبال جبران خسارت قانونی باشد یا هرگونه ارتباطی را به پلیس ارجاع دهد.
   
   

تاریخ سیاست: دسامبر 2022
بررسی بعدی: دسامبر 2024