Политика за неприфатливи и неразумни поплаки

1. Вовед

1. Комесарот за полиција и криминал за Сари (комесарот) е посветен да постапува по жалбите праведно, темелно, непристрасно и навремен начин. Општо земено, поплаките може задоволително да се решат според воспоставените политики и процедури. Канцеларијата на полицијата и персоналот на комесарот за криминал (OPCC) се посветени да одговорат со трпение и разбирање на потребите на сите подносители и да бараат да се решат нивните жалби. Ова вклучува, онаму каде што е релевантно, да се земе предвид каква било попреченост или друга заштитена карактеристика според законодавството за еднаквост што може да го отежне процесот за секој конкретен подносител. OPCC признава дека луѓето би можеле да бидат незадоволни од исходот на жалбата и може да го изразат тоа незадоволство и дека луѓето може да се однесуваат надвор од карактер во моменти на вознемиреност или вознемиреност. Едноставниот факт дека личноста е незадоволна или делува надвор од карактерот не треба сам по себе да доведе до тоа нивниот контакт да биде категоризиран како неприфатлив, неразумен или неразумно упорен.
   
   
2. Меѓутоа, постојат моменти кога контактот на едно лице со OPCC е или станува таков што налага ограничувања за тој контакт. Нивните постапки и однесување може да го попречат правилното испитување на нивната жалба или може да го попречат нормалното одвивање на работата на Комесарот. Ова може да доведе до значителни импликации за ресурсите за Комесарот кои се непропорционални со природата/сериозноста на жалбата. Понатаму, или како алтернатива, нивните постапки може да предизвикаат вознемирување, аларм, вознемиреност или вознемирување на персоналот на OPCC. Комесарот го дефинира таквото однесување како „Неприфатливо“, „Неразумно“ и/или „Неразумно упорно“.
   
   
3. Оваа политика се применува и за кореспонденција и контакт со OPCC, вклучително и преку телефон, е-пошта, пошта и социјални медиуми, кои не спаѓаат во дефиницијата за поплака, но ја исполнуваат дефиницијата за неприфатливо, неразумно или неразумно упорно. Во оваа политика, каде што се користи зборот „подносител“, го вклучува секое лице кое остварило контакт со OPCC и чие однесување се разгледува според оваа политика, без разлика дали поднеле формална жалба или не.
   
   
4. Оваа политика е дизајнирана да им помогне на комесарот и на персоналот на OPCC да идентификуваат и да се справат со неприфатливо, неразумно и неразумно упорно однесување на подносителите на жалбата на демонстративно конзистентен и праведен начин. Тоа му помага на комесарот, на секој заменик-комесар и на персоналот на OPCC јасно да разберат што се очекува од нив, кои опции се достапни и кој може да ги одобри овие активности.
   
   

2. Опсег на политиката

1. Оваа политика и упатство се однесуваат на секоја жалба поднесена во врска со:
   
   
   • Нивото или квалитетот на услугата во однос на поплаките за комесарот, заменик-комесарот, член на персоналот на OPCC или изведувач ангажиран во име на Комесарот;
   • Однесување на член на персоналот на OPCC или на изведувач ангажиран во име на Комесарот;
   • Жалби во врска со работата на независните посетители на притвор;
   • Жалби за однесувањето на комесарот за полиција и криминал или заменик комесар; и
   • Жалби за однесувањето на началникот на Констабл од Сари;
   • како и секој контакт со OPCC што не претставува формална жалба, но може да се категоризира како неприфатлив, неразумен и/или неразумно постојан.
     
     
2. Оваа политика не опфаќа поплаки за службеници или вработени во полицијата во Сари. Сите прашања кои се однесуваат на поплаки поднесени против полицајци или вработени во полицијата во Сари, вклучително и какви било дејства и однесувања на некој што поднел таква жалба, ќе се решаваат во согласност со законодавството што ги регулира поплаките за однесување против полициските службеници, имено Законот за полициски реформи од 2002 година и сите поврзани подзаконски акти.
   
   
3. Оваа политика не покрива поплаки или какви било дејствија и однесувања на некој што произлегува од барање за информации според Законот за слобода на информации. Таквите прашања ќе се разгледуваат од случај до случај во согласност со Законот за слобода на информации од 2000 година, земајќи ги предвид упатствата на Канцеларијата на комесари за информации. Покрај тоа, оваа политика не се применува на потенцијално вознемирувачки барања според Законот за слобода на информации од 2000 година.
   
   
4. Онаму каде што е евидентирана поплака според Распоредот 3 од Законот за полициски реформи од 2002 година, подносителот на жалбата има право да поднесе барање за преглед на исходот од жалбата. Во овој случај, „Менаџерот за преглед на жалби“ ќе даде првичен писмен одговор на подносителот кој изразува незадоволство (или преку телефон до персоналот на OPCC или писмено) откако ќе го добие последното писмо за преглед од OPCC. Овој одговор ќе ве советува дека не треба да се преземат понатамошни дејствија во постапката за жалби во полицијата и дека, доколку се уште не е задоволен од исходот, подносителот на жалбата има право да побара независен правен совет за алтернативни начини што може да му бидат достапни. Следствено, OPCC нема да одговори на каква било понатамошна кореспонденција за ова прашање.
   
   

3. Неприфатливо, неразумно и неразумно упорно однесување на жалителот

1. OPCC ќе ја примени оваа политика на однесување кое е:
   
   
   • Неприфатливо однесување;
   • Неразумно однесување и/или;
   • Неразумно упорно однесување (вклучувајќи неразумни барања).
     
     
2. Неприфатливо однесување:
   
   Жалителите честопати ќе доживеат трауматски или вознемирувачки околности што ги наведуваат да контактираат со OPCC или да поднесат жалба. Лутината или фрустрацијата се вообичаен одговор, но може да станат неприфатливи доколку овие емоции доведат до насилно, заканувачки или навредливо однесување. Гневот и/или фрустрацијата исто така може да бидат неприфатливи кога се насочени лично кон персоналот на OPCC. Персоналот на OPCC не треба да трпи или толерира насилно, заканувачки или навредливо однесување и безбедноста и благосостојбата на персоналот секогаш ќе бидат заштитени.
   
   
3. Во овој контекст, неприфатливо однесување е секое однесување или контакт што е насилно, заканувачки, агресивно или навредливо и кое има потенцијал да предизвика штета, повреда, вознемирување, аларм или вознемиреност на персоналот на OPCC, или однесување или контакт што може негативно да влијае на здравјето и безбедноста на персоналот на OPCC. Неприфатливото однесување може да биде изолирано на еден инцидент или да формира шема на однесување со текот на времето. Дури и ако жалбата има основаност, однесувањето на подносителот сепак може да биде неприфатливо однесување.
   
   
4. Неприфатливото однесување може да вклучува:
   
   
   • Агресивно однесување;
   • Вербална злоупотреба, грубост, погрдни, дискриминаторски или клеветнички забелешки (вербални или писмени);
   • Ескалација на агитација, застрашувачки говор на телото или инвазија на личниот простор;
   • Вознемирување, заплашување или закани;
   • Закани или штета на луѓе или имот;
   • Следење (лично или онлајн);
   • Психолошка манипулација и/или;
   • Угнетувачко или принудно однесување.
     
     Оваа листа не е исцрпна.
     
     
5. Неразумно однесување:
   
   Неразумно однесување е секое однесување кое несразмерно влијае на способноста на персоналот ефикасно да ја врши својата работа и оди подалеку од тоа што некој е наметлив или го изразува своето незадоволство. Тоа може да биде изолирано на еден инцидент или да формира модел на однесување со текот на времето. Дури и ако жалбата има основаност, однесувањето на подносителот сепак може да биде неразумно однесување.
   
   
6. Подносителите на жалби може да ги поднесат барањата што OPCC ги смета за неразумни за неговата услуга преку количината на информации што ја бараат, природата и обемот на услугата што ја очекуваат или бројот на пристапи што ги прават. Она што значи неразумно однесување или барања секогаш ќе зависи од околностите околу однесувањето и сериозноста на прашањата покренати од корисникот на услугата. Примери на однесување вклучуваат:
   
   
   • Барање одговори во неразумни временски рокови;
   • Инсистирање на работа или разговор со одредени членови на персоналот;
   • Барање за замена на персоналот;
   • Постојани телефонски повици, писма и е-пошта кои го прифаќаат „пристапот за расфрлање“ и решавање на проблеми со бројниот персонал;
     
     
7. Неразумно упорно однесување (вклучувајќи неразумни барања):
   OPCC признава дека некои подносители на жалба нема или не можат да прифатат дека OPCC не може да помогне надвор од веќе обезбеденото ниво на услуга. Однесувањето на подносителот може да се смета за неразумно упорно ако продолжи прекумерно да пишува, е-пошта или телефонира за својата жалба(и) (и без да дава нови информации) и покрај тоа што се уверени дека нивната жалба се разгледува или дека е кажано дека нивната жалба е завршена. 
   
   
8. Неразумно упорното однесување се смета за неразумно поради влијанието што може да го има врз времето и ресурсите на персоналот, што пак може да влијае на нивниот капацитет да управуваат со други барања за обемот на работа.
   
   
9. Примери за неразумно упорно однесување вклучуваат, но не се ограничени на:
   
   
   • Постојано се јавувате, пишувате или испраќате е-пошта за да барате ажурирања, и покрај тоа што сте уверени дека работите се при рака и дека сте добиле разумни временски рокови за тоа кога може да се очекува ажурирање;
   • Постојано одбивање да прифати објаснувања во врска со тоа што може или не може да направи OPCC и покрај тоа што информациите се објаснети и разјаснети;
   • Одбивање да се прифатат разумни објаснувања по завршувањето на жалбата и/или неуспехот да се следат соодветните правци за жалба/преглед;
   • Одбивање да се прифати конечната одлука донесена во врска со случајот и поднесување повторени барања за поништување на таа одлука;
   • Контактирање со различни луѓе во иста организација за да се обиде да обезбеди различен исход;
   • Обемот или времетраењето на контактот што влијае на способноста на лицата кои се справуваат со жалби да ги извршуваат своите функции (ова може да вклучува и неколкупати постојано повикување во ист ден);
   • Повторно врамување или преформулирање на жалба што е веќе финализирана;
   • опстојување на жалбата и покрај неуспехот да обезбеди какви било нови докази за да ја поддржи по бројните барања да го стори тоа;
   • Барање преглед на жалбата надвор од соодветните законодавни патишта за тоа;
   • Постојано поставувајќи прашање за тривијални работи.
     
     
10. Прекумерен контакт со персоналот на OPCC, присуство на канцеларијата во текот на истиот ден или испраќање на повеќе долги е-пораки без да се наведат прашањата за кои сакаат да се жалат (користејќи го пристапот на расфрлање за истовремено контактирање со бројни оддели или тела кои ги повторуваат истите работи). Континуираниот контакт со OPCC во врска со прашање или група прашања може да биде неразумно постојан дури и кога самата содржина не ја исполнува дефиницијата за неприфатливо однесување или неразумно однесување.
    
    
11. Повторното поставување на неразумни барања може да се смета за неразумно однесување и/или неразумно упорно однесување поради неговото влијание врз времето и ресурсите на OPCC, неговите услуги и персонал, како и врз способноста за темелно справување со жалбата преку:
    
    
    • Постојано барајќи одговори во неразумен временски рок или инсистирање на разговор со одреден член на персоналот, и покрај тоа што им е кажано дека тоа не е можно или соодветно;
    • Не следење соодветни канали за ангажирање, и покрај тоа што добивате информации повеќе од еднаш за соодветниот метод што треба да се користи;
    • Издавање барања за тоа како треба да се постапува со нивната жалба, и покрај тоа што им е кажано за процесот и добиваат редовни ажурирања;
    • Инсистирање на недостижни резултати;
    • Обезбедување на извонреден степен на ирелевантни детали.
    • Создавање непотребна сложеност таму каде што ја нема;
    • Инсистирање дека одредено решение е точното;
    • Бара да разговара со високи менаџери на самиот почеток, пред членот на персоналот на OPCC целосно да ја разгледа жалбата;
    • Постојано копирање на персоналот во е-пошта испратени до други јавни тела каде што нема докажана причина за тоа;
    • Одбивање да се обезбедат соодветни информации потребни за справување со прашањето што се покренува;
    • Барање непропорционални резултати како што се кривични истраги за персоналот или отпуштање на персоналот;
    • Барање повторна истрага за жалбата, без причина или од различен член на персоналот;
    • Одбивање да се прифати одлуката донесена од OPCC и изнесување неосновани наводи за корупција бидејќи одлуката не била во нивна корист;
    • Одбивање да се прифатат објаснувања за границите на овластувањата и надлежностите на OPCC.
      
      Оваа листа не е наменета да биде исцрпна.
      
      

4. Како Комесарот ќе се справи со ваквите поплаки

1. Секоја жалба поднесена до OPCC ќе биде оценета по сопствена основа. Кога член на персоналот кој се занимава со поплака смета дека подносителот на претставката покажал неприфатливо, неразумно и/или неразумно упорно однесување, тој ќе го упати прашањето до главниот извршен директор на разгледување.
   
   
2. Главниот извршен директор ќе го разгледа прашањето целосно и ќе се погрижи правилно да се почитува соодветната политика/процедура и дека секој елемент од жалбата (каде што е применливо) е соодветно обработен. Тие исто така ќе проверат дали се покренати нови прашања кои значително се разликуваат од првичната жалба
   
   
3. Имајќи ги предвид околностите на случајот, главниот извршен директор може да дојде до став дека однесувањето на подносителот на жалбата е неприфатливо, неразумно и/или неразумно упорно и затоа оваа политика се применува. Ако главниот извршен директор навистина дојде до тој став, тогаш прашањето ќе биде предадено на комесарот.
   
   
4. Одлуката да се третира однесувањето на подносителот како неприфатливо, неразумно и/или неразумно упорно и да се одреди каква акција треба да се преземе ќе ја донесе комесарот имајќи ги предвид сите околности на случајот, по консултација со главниот извршен директор.
   
   
5. Главниот извршен директор ќе обезбеди писмена евиденција за одлуката на Комесарот и за причините за истата.
   
   

5. Дејства што може да се преземат при неприфатливо, неразумно и неразумно упорно однесување на жалби

1. Секое дејствие преземено во врска со одлуката да се третира однесувањето на подносителот како неприфатливо, неразумно и/или неразумно упорно треба да биде пропорционално на околностите и на Комесарот, по консултација со главниот извршен директор, ќе одлучи каква акција да преземе. Преземеното дејство може да се состои од (и ова не е исцрпна листа):
   
   
   • Употреба на медијација со поканување на подносителот на претставката на средба лице в лице, која се одржува лично или виртуелно. Најмалку двајца од персоналот на OPCC ќе се сретнат со подносителот на жалбата и подносителот на жалбата може да биде придружуван.
   • Продолжување со поплаката според соодветната политика/процедура и обезбедување на подносителот на жалбата со една точка на контакт во рамките на OPCC, која ќе води евиденција за сите остварени контакти.
   • Писмено издавање на подносителот на жалбата со условите за однесување што треба да се почитуваат и утврдување на очекуваните меѓусебни одговорности од кои ќе биде условена континуираната истрага на жалбата.
     
     
2. Доколку се донесе одлука да му се пише на подносителот на жалбата во согласност со став 5.1(в) погоре, освен ако постојат околности што го оправдуваат итно наметнување на стратегија за контакт, OPCC ќе му пише на подносителот на жалбата како што следува:
   
   
   • Прво, првично предупредувачко писмо во кое се наведува дека Комесарот утврдил дека однесувањето на подносителот на жалбата е неприфатливо, неразумно и/или неразумно упорно и ја поставува основата за таа одлука. Ова првично предупредувачко писмо, исто така, ги наведува очекувањата за секој понатамошен контакт од подносителот на жалбата со OPCC, како и сите одговорности на OPCC (на пример, зачестеноста со која OPCC ќе контактира или ќе го ажурира подносителот на жалбата);
   • Второ, кога подносителот на претставката не ги исполнил условите од првичното предупредувачко писмо, последно предупредувачко писмо во кое се наведува дека првичното предупредувачко писмо не е испочитувано и го информира подносителот дека, доколку продолжи да не се придржува до поставените очекувања во првичното предупредувачко писмо, OPCC ќе спроведе формална стратегија за контакт; и
   • Трето, кога подносителот на жалбата не ги исполнил условите од првичното или последното предупредувачко писмо, OPCC ќе спроведе формална стратегија за контакт која ќе постави ограничена основа врз која подносителот може да контактира со OPCC и која ќе постави ограничена основа врз која OPCC ќе го врати контактот со подносителот на жалбата (вклучувајќи ја зачестеноста и начинот на тоа) – деловите 9 и 10 од оваа политика се применуваат на стратегиите за контакт.
     
     
3. Почетното предупредувачко писмо, последното предупредувачко писмо и/или стратегијата за контакт (предмет на деловите 9 и 10 од оваа политика) може да направи едно или која било комбинација од следново:
   
   
   • Советувајте го подносителот дека ја исцрпиле постапката за жалби и дека нема што повеќе да се додаде на покренатите точки;
   • Објаснете им дека понатамошниот контакт со комесарот нема да има никаква корисна цел;
   • Одбијте контакт со подносителот на жалбата лично, по телефон, писмо или е-пошта во врска со таа жалба;
   • Известете го подносителот на жалбата дека понатамошната кореспонденција ќе биде прочитана, но, кога таа не содржи нови информации кои влијаат на одлуката, таа нема да биде признаена, туку ќе биде ставена во досието;
   • Ограничете го контактот на едно, пропишано средство за контакт (на пример, во писмена форма до едно поштенско сандаче или една поштенска адреса);
   • Пропишувајте временски ограничувања за какви било состаноци или телефонски повици;
   • Препишете трето лице преку кое мора да се оствари целиот контакт; и/или
   • Наведете кој било друг чекор или мерка што Комесарот смета дека е неопходен и пропорционален во околностите на случајот.
     
     Онаму каде што продолжува неприфатливо, неразумно или неразумно постојаното однесување, комесарот го задржува правото да го прекине секој контакт со подносителот на жалбата додека се бара правен совет.
     
     

6. Неразумни поплаки во однос на Комесарот

Панелот за полиција и криминал во Сари му дава делегирано овластување на главниот извршен директор на OPCC да управува со првичното постапување по жалбите против комесарот.

Детали за овој процес и постапката за жалби до која се придржува Панелот може да се најдат на Веб-страница на Советот на округот Сари. Процесот дополнително одредува како главниот извршен директор на OPCC може да одбие да евидентира жалба.

7. Идни односи со лица за кои се смета дека се однесувале на неприфатлив, неразумен и неразумно упорен начин

И покрај тоа што поединецот во минатото поднел поплаки кои биле проследени на неприфатлив, неразумен или неразумно упорен начин, не смее да се претпоставува дека идни поплаки или контакт од нив исто така ќе бидат неприфатливи или неразумни. Доколку се добие нова жалба, за посебна работа, таа мора да се третира според сопствените заслуги, истовремено обезбедувајќи заштита на благосостојбата на персоналот на OPCC.

8. Контакт што предизвикува загриженост

1. OPCC е организација која доаѓа во контакт со илјадници членови на јавноста, вклучително и некои кои можеби се физички или ментално ранливи. Персоналот на OPCC има должност да се грижи и може да идентификува и пријави какви било индикации за/ризик од злоупотреба или занемарување според барањата на Законот за нега од 2014 година.
2. Ова се протега на контакт што предизвикува загриженост за физичката и/или менталната благосостојба на поединецот каде што има индикации за штета. Ако член на персоналот на OPCC добие контакт што предизвикува загриженост за заштита, тие ќе ги проследат деталите до полицијата во Сари и ќе побараат од нив да изразат загриженост за безбедноста.
3. Слично на тоа, секој контакт или однесување кое се смета за насилен, агресивен или вознемирувачки карактер, или каде што ја загрозува безбедноста и благосостојбата на персоналот на OPCC, ќе биде пријавен во полицијата во Сари и каде што може да се преземат соодветни правни мерки. OPCC може да не го предупреди корисникот на услугата претходно за ова дејство.
4. Контактот каде што се пријавени инциденти за сомнителни злосторства и оние кои предизвикуваат сомнеж кај персоналот на OPCC од перспектива на криминал, исто така, ќе бидат пријавени во полицијата во Сари. OPCC може да не го предупреди корисникот на услугата претходно за ова дејство.
   
   

9. Стратегија за контакт

1. OPCC може да развие и имплементира стратегија за контакт самостојно или заедно со Одделот за професионални стандарди на полицијата во Сари (PSD), во врска со подносителот на претставката, доколку тој продолжи да покажува неприфатливо, неразумно или неразумно упорно однесување кое негативно влијае на работата или благосостојбата на персоналот.
   
   Ќе се воспостават стратегии за контакт за да:
   • Осигурајте се дека жалбите/барањата за информации на подносителот се решаваат навремено и точно;
   • Заштитете ја благосостојбата на персоналот;
   • Ограничете го несразмерниот трошок на јавната чанта кога работите со поединецот;
   • Осигурајте се дека OPCC може да функционира и ефикасно да управува со својот обем на работа;
   • Обезбедете заеднички план со полицијата во Сари, ПСД ефикасно управува со секој контакт со двете организации.
2. Стратегијата за контакт ќе биде единствена за секој подносител и ќе се спроведува од случај до случај, за да се осигура дека ќе остане соодветна и пропорционална. Следната листа не е исцрпна; сепак, стратегијата може да вклучува:
   • Да се ​​договори подносителот да комуницира само со една конкретна точка на контакт – онаму каде што е соодветно;
   • Поставување временски ограничувања за телефонски разговори и лични контакти (на пример, еден повик во одредено утро/попладне во која било недела);
   • Ограничување на комуникацијата на еден начин на контакт.
   • Потврдување дека OPCC ќе контактира со подносителот на жалбата само на двонеделна/месечна или друга основа;
   • Читање и поднесување кореспонденција, но само прифаќање или одговарање на истата доколку подносителот на жалбата обезбеди нови информации релевантни за разгледување од страна на OPCC на тековната „во живо“ жалба или поднесува суштински нова жалба;
   • Барање дека секое барање за информации мора да се поднесе преку формален процес, како што е барање за слобода на информации или барање за пристап на субјектот, инаку на какви било такви барања за информации нема да се одговори;
   • Преземајќи какви било други активности кои се сметаат за соодветни и пропорционални, на пр. во екстремни случаи, OPCC може да избере да блокира телефонски броеви или адреси на е-пошта;
   • Снимајте или следете телефонски повици;
   • Одбијте да ги разгледате барањата за повторно отворање на затворен случај или одлука за случај.
3. Пред да се преземат какви било дејствија, подносителот на жалбата ќе биде информиран за причините поради кои се спроведува таквата стратегија за контакт. Стратегијата за контакт ќе им биде претставена во писмена форма (ова вклучува и преку е-пошта). Меѓутоа, кога безбедноста или благосостојбата на персоналот на OPCC е загрозена поради неразумно однесување, подносителот на жалбата може да не добие претходно предупредување за преземање дејствија.
4. Стратегијата за контакт ќе се разгледува во интервали од 6 месеци од страна на главниот извршен директор и раководителот за поплаки за да се разгледа дали условите на стратегијата остануваат соодветни или бараат измена и да се разгледа дали стратегијата за контакт сè уште е потребна. Кога ќе се донесе одлука дека стратегијата повеќе не е потребна, тој факт ќе се евидентира и секој понатамошен контакт од подносителот на жалбата може да се реши во рамките на нормалниот процес за контакт/поплаки од јавноста (секогаш предмет на повторна примена на процес утврден во оваа политика).
   
   

10. Ограничување на пристапот до контакт

1. Менаџерот може да побара овластување за ограничување на контактот од главниот извршен директор. Сепак, главниот извршен директор, во консултација со комесарот, треба да биде уверен дека следните критериуми се земени предвид пред да се преземе било каква акција:
   • Прашањето – без разлика дали се работи за жалба / случај / барање / барање - се разгледува, или е соодветно разгледано и решено;
   • Секоја одлука поврзана со случај донесена како резултат на истрага е вистинската;
   • Комуникацијата со подносителот на претставката е соодветна и корисникот на услугата не дава никакви значајни нови информации кои би можеле да влијаат на разгледувањето на случајот;
   • Направени се сите разумни напори со подносителот на жалбата за да се отфрлат недоразбирањата и да се придвижат работите кон решение;
   • Разгледани се сите специфични барања за пристап и соодветни решенија за да се осигури дека на подносителот на жалбата нема да му биде забранет пристапот до OPCC;
   • Размислуваше да се стави подносителот во контакт со соодветна организација за порти, како што е Бирото за советување граѓани - или подносителот на жалбата беше повикан да побара правен совет.
     
2. Кога подносителот на претставката продолжува да покажува неприфатливо однесување, OPCC ќе го искористи своето право да го ограничи контактот. Меѓутоа, секогаш ќе им кажува на подносителите на жалбите каква акција презема и зошто. Ќе им пише (или на алтернативен пристапен формат) објаснувајќи ги причините за управување со идниот контакт, опишувајќи ги договорите за ограничени контакти и, доколку е релевантно, разјаснувајќи колку долго ќе важат овие ограничувања.
   
3. На жалителите, исто така, ќе им биде кажано како можат да ја оспорат одлуката за ограничување на контактот преку внатрешната постапка за жалби на OPCC. По разгледувањето на нивното барање, подносителите на жалба ќе бидат известени писмено или дека сè уште важат договорите за ограничен контакт или дека е договорен поинаков начин на дејствување.
   
4. Ако OPCC одлучи да продолжи да третира некого под оваа категорија, а сè уште ја истражува нивната жалба шест месеци подоцна, ќе изврши преглед и ќе одлучи дали ќе продолжат ограничувањата. Одлуката за ограничување на контактот со жалителот може да се преиспита доколку подносителот на жалбата покаже поприфатлив пристап.
   
5. Онаму каде што случајот на подносителот е затворен и тој истрајува да комуницира со OPCC за тоа, OPCC може да одлучи да го прекине контактот со тој подносител. Во такви случаи, OPCC ќе продолжи да се евидентира и да ја чита целата кореспонденција, но освен ако нема нови докази кои имаат влијание врз донесената одлука, тој едноставно ќе ги стави во датотеката без потврда.
   
6. Доколку е воведено ограничување и подносителот на жалбата ги прекрши условите, персоналот има право да не се вклучи во разговор или да одговори на барањата како што е соодветно.
   
   
7. Сите нови поплаки од луѓе кои подлегнале на неразумно упорната и неприфатлива политика за поднесување жалби ќе се третираат според основаноста на секоја нова жалба. Треба да се стави јасно до знаење дека подносителите на претставката не треба да бидат спречени да контактираат со полицијата во врска со прашања кои не се поплаки или да бидат несигурни за тоа поради нејасни или нецелосни договори за контакт.
   
   
8. При спроведувањето на оваа политика, OPCC ќе:
   
   
   • Почитувајте ги законодавните или регулаторните барања и поврзаните совети за ефикасно управување со постојаните подносители на жалби, за да се осигурате дека сите форми на жалби се третираат правилно и ефективно;
   • Обезбедете јасни информации и насоки во врска со политиките и процедурите на OPCC за управување со упорни и вознемирувачки подносители на жалби;
   • Осигурајте се дека лекциите од таквите прашања се разгледуваат и оценуваат за да го информираат развојот на практиката и постапката за ефективноста на OPCC;
   • Промовирајте отворен и одговорен систем за жалби;
   • Сите наметнати ограничувања ќе бидат соодветни и пропорционални.
     
     

11. Како оваа Политика се поврзува со други политики и процедури

1. Во ситуации кога член на персоналот на OPCC се чувствува небезбеден или неправедно третиран од корисник на услугата, ќе се применуваат и процедурите за контакт со корисникот на услугата, здравје и безбедност, достоинство при работа, различност при работа и процедури за еднаквост на OPCC.
   
   
2. Законот за слобода на информации (Дел 14) покрива досадни и повторени барања за информации и членот 14 од Законот треба да се наведе во врска со оваа политика. Законот му дава право на OPCC да одбие информации за членовите на јавноста со образложение дека барањето е навредливо или непотребно се повторува. OPCC ќе се придржува до своите одговорности утврдени во Законот за заштита на податоци во однос на складирањето и задржувањето на личните податоци.
   
   

12. Човекови права и еднаквост

1. При спроведувањето на оваа политика, OPCC ќе се погрижи неговите активности да се во согласност со барањата на Законот за човекови права од 1998 година и правата на Конвенцијата отелотворени во него, со цел да се заштитат човековите права на подносителите на жалбите, другите корисници на полициските услуги и Канцеларијата на полицијата и комесарот за криминал за Сари. 
   
   
2. При спроведувањето на оваа политика, OPCC ќе обезбеди сето должно внимание да се посвети на обврските на OPCC според Законот за еднаквост од 2010 година и ќе разгледа дали може да се направат разумни прилагодувања за да му се овозможи на подносителот на жалбата да комуницира со OPCC на прифатлив начин.
   
   

13. Проценка на GDPR

1. OPCC ќе препраќа, чува или задржува лични информации само таму каде што е соодветно за тоа, во согласност со Политиката за GDPR, Изјавата за приватност и Политиката за задржување на OPCC.
   
   

14. Закон за слобода на информации од 2000 година

1. Оваа политика е погодна за пристап на општата јавност.
   
   

15. Општи услови

1. OPCC го задржува правото да побара правна помош доколку е потребно или да упати каква било комуникација до полицијата.
   
   

Датум на политика: декември 2022
Следен преглед: декември 2024