Tathmini ya kibinafsi ya utendaji wetu katika kutekeleza majukumu yetu ya kushughulikia malalamiko

Udhibiti mzuri wa malalamiko na Polisi wa Surrey ni muhimu katika kuboresha huduma za polisi huko Surrey. Kamishna wako anaamini sana kudumisha viwango vya juu vya polisi katika kaunti nzima. 

Tafadhali tazama hapa chini jinsi Kamishna anavyosimamia usimamizi wa malalamiko na Surrey Police. Ili kurahisisha uelewa, tumechukua vichwa moja kwa moja kutoka kwa Taarifa Maalum (Marekebisho) Agizo la 2021.

Jinsi Jeshi linavyopima kuridhika kwa mlalamikaji

Kikosi kimeunda bidhaa ya utendaji inayotarajiwa (Power-Bi) inayonasa data ya malalamiko na utovu wa nidhamu. Data hii inachunguzwa na Jeshi mara kwa mara, ili kuhakikisha utendakazi unasalia kuwa kipaumbele cha juu. Takwimu hizi pia zinapatikana kwa Kamishna ambaye hukutana kila robo mwaka na Mkuu wa Idara ya Huduma za Kitaalamu (PSD), kuhakikisha kuwa usimamizi wa malalamiko kwa wakati na kwa uwiano unasimamiwa. Zaidi ya hayo, ili kuchunguza na kupokea masasisho kuhusu utendakazi, Mkuu wetu wa Malalamiko hukutana binafsi na PSD kila mwezi.

PSD inazingatia sana kuridhika kwa malalamiko kwa kuhakikisha kwamba mawasiliano yoyote ya awali na mlalamikaji ni ya wakati na sawia.  Data ya kila robo ya IOPC inaonyesha kuwa Polisi wa Surrey wanafanya vyema katika eneo hili. Ni bora kuliko Vikosi Vingi Sawa (MSF) na Jeshi la Kitaifa linapokuja suala la mawasiliano ya awali na uwekaji wa malalamiko.

Masasisho ya maendeleo ya utekelezaji wa mapendekezo muhimu yaliyotolewa na IOPC na/au HMICFRS kuhusiana na kushughulikia malalamiko, au ambapo mapendekezo hayakukubaliwa maelezo ya kwa nini

Mapendekezo ya IOPC

Kuna sharti kwa maafisa wakuu na mashirika ya polisi ya eneo husika kuchapisha mapendekezo yaliyotolewa kwao na majibu yao kwenye tovuti zao kwa njia iliyo wazi na rahisi kwa umma kupata. Hivi sasa ipo pendekezo moja la kujifunza la IOPC kwa Polisi wa Surrey. Unaweza soma majibu yetu hapa.

Mapendekezo ya HMICFRS

Ukaguzi wa Ukuu wake wa Constabulary na Fire Rescue and Fire Services (HMICFRS) hufuatilia mara kwa mara maendeleo dhidi ya mapendekezo wanayotoa kwa vikosi vya polisi katika ripoti zao za ukaguzi. Mchoro hapa chini inaonyesha maendeleo ambayo majeshi ya polisi yamefanya dhidi ya mapendekezo yaliyotolewa kwao katika Tathmini Jumuishi za PEEL za 2018/19 na Tathmini za PEEL 2021/22. Mapendekezo ambayo yamerejelewa katika ripoti za hivi majuzi zaidi za ukaguzi yanaonyeshwa kama yamebadilishwa. HMICFRS itakuwa inaongeza data zaidi kwenye jedwali katika masasisho yajayo.

Kuona masasisho yote ya Surrey kuhusiana na mapendekezo ya HMICFRS.

Super-malalamiko

Malalamiko ya hali ya juu ni malalamiko yanayotolewa na chombo maalum kwamba "kipengele, au mchanganyiko wa vipengele, vya polisi nchini Uingereza na Wales na polisi mmoja au zaidi ya moja ni, au inaonekana, inadhuru kwa kiasi kikubwa maslahi ya umma. .” (Kifungu cha 29A, Sheria ya Marekebisho ya Polisi 2002). 

Angalia kamili majibu ya malalamiko makubwa kutoka kwa Polisi wa Surrey na Kamishna.

Muhtasari wa taratibu zozote zilizowekwa ili kutambua na kufanyia kazi mada au mwelekeo wa malalamiko

Mikutano ya kila mwezi ipo kati ya Mkuu wetu wa Malalamiko na PSD. Ofisi yetu pia ina Msimamizi wa Kukagua Malalamiko ambaye huandika mafunzo kutokana na hakiki za kisheria zilizoombwa chini ya Ratiba ya 3 ya Sheria ya Marekebisho ya Polisi 2002 na kushiriki hili na PSD. Zaidi ya hayo, Afisa wetu wa Mawasiliano na Mawasiliano hurekodi mawasiliano yote kutoka kwa wakaazi na kunasa data ili kutoa maarifa ya kitakwimu kuhusu mada zinazofanana na mienendo inayoibuka ili hizi ziweze kushirikiwa na Jeshi kwa wakati ufaao. 

Mkuu wa Malalamiko pia huhudhuria Bodi ya Mafunzo ya Shirika la Nguvu, pamoja na mikutano mingine mingi ya nguvu ili mafunzo mapana na mambo mengine yaweze kuibuliwa. Ofisi yetu pia inafanya kazi na nguvu ili kupata mafunzo ya nguvu zaidi kupitia mawasiliano ya nguvu, siku za mafunzo na matukio ya CPD. Kamishna anajulishwa moja kwa moja juu ya mambo haya yote mara kwa mara.

Muhtasari wa mifumo iliyopo ya kufuatilia na kuboresha utendaji kazi katika muda muafaka wa kushughulikia malalamiko

Mikutano ya kila mwezi kati ya Mkuu wetu wa Malalamiko, Meneja wa Kukagua Malalamiko, Mawasiliano na Afisa wa Mawasiliano na Mkuu wa PSD hutokea ili kujadili utendakazi, mienendo, na ufaao. Mikutano rasmi ya kila robo mwaka na PSD inamruhusu Kamishna kupokea taarifa kuhusu kuchelewa kwa wakati kama vile maeneo mengine yanayohusiana na kushughulikia malalamiko. Mkuu wetu wa Malalamiko pia atafuatilia mahususi kesi hizo zinazochukua muda mrefu zaidi ya miezi 12 kuchunguzwa na atatoa mrejesho kwa PSD maswala yoyote kuhusu kuchelewa n.k.

Idadi ya mawasiliano ya maandishi yaliyotolewa na jeshi hilo chini ya kanuni ya 13 ya Kanuni za Polisi (Malalamiko na Utovu wa nidhamu) za mwaka 2020 ambapo uchunguzi haujakamilika ndani ya "kipindi husika"

Data ya kila mwaka juu ya idadi ya uchunguzi uliofanywa na muda uliochukuliwa kuukamilisha inaweza kutazamwa kwenye ari yetu Data Hub.

Kituo hiki pia kina maelezo ya arifa chini ya kanuni ya 13 ya Kanuni za Polisi (Malalamiko na Utovu wa nidhamu) za 2020.

Mifumo ya uhakikisho wa ubora ili kufuatilia na kuboresha ubora wa majibu yake kwa malalamiko

Mikutano mingi ipo ili kufuatilia muda, ubora na utendaji wa jumla wa malalamiko na kikosi. Ofisi ya Kamishna iandikishe mawasiliano yote na ofisi yetu kutoka kwa wananchi, kuhakikisha kwamba malalamiko yoyote kuhusu kikosi hicho au wafanyakazi wake yanapitishwa kwa PSD kwa wakati ufaao. 

Mkuu wa Malalamiko sasa anapata hifadhidata ya malalamiko inayotumiwa na PSD na hufanya ukaguzi wa mara kwa mara wa kesi ambazo zimechunguzwa na kufungwa na jeshi. Kwa kufanya hivyo, Kamishna ataweza kufuatilia majibu na matokeo.

• Jedwali la Muhtasari la Dip Checks (Q4 2022/23 - Q4 2023/24)
  
  

Maelezo ya utaratibu wa kiutawala ambao Kamishna ameweka ili kumwajibisha Konstebo Mkuu kuwajibika kwa ajili ya kushughulikia malalamiko kwa mfano mara kwa mara ya mikutano na muhtasari wa majadiliano.

Mikutano ya Utendaji wa Umma na Uwajibikaji hufanyika na Konstebo Mkuu wa Polisi wa Surrey mara tatu kwa mwaka. Mikutano hii inakamilishwa na mikutano ya Rasilimali na Ufanisi ambayo hufanyika kwa faragha kati ya Kamishna na Surrey Police. Imekubaliwa kuwa sasisho maalum la malalamiko litazingatiwa angalau mara moja kila baada ya miezi sita kama sehemu ya mzunguko huu wa mkutano.

Tafadhali tazama sehemu yetu Utendaji na Uwajibikaji kwa habari zaidi.

Muda wa mapitio ya malalamiko kwa mfano wastani wa muda unaochukuliwa kukamilisha uhakiki

Kama Chombo cha Polisi cha Mitaa (LPB), Ofisi ya Kamishna imeajiri Meneja wa Ukaguzi wa Malalamiko aliyefunzwa kikamilifu na mwenye ujuzi ipasavyo ambaye jukumu lake pekee ni kufanya mapitio ya kisheria yaliyorekodiwa chini ya Jedwali la 3 la Sheria ya Marekebisho ya Polisi ya 2002. Katika mchakato huu, Malalamiko Msimamizi wa Mapitio huzingatia kama ushughulikiaji wa malalamiko na PSD ulikuwa wa kuridhisha na sawia.  

Meneja wa Kukagua Malalamiko hana upendeleo kwa PSD na anaajiriwa na Kamishna pekee kwa madhumuni ya ukaguzi huru. 

• Tazama ya hivi karibuni Jedwali la Muhtasari wa Ripoti za Muda (Aprili 2024)
  
  
• Data juu ya idadi ya ukaguzi uliofanywa na Meneja wetu wa Kukagua Malalamiko inapatikana hapa, ikijumuisha urefu wa wastani unaochukuliwa kukamilisha ukaguzi, na kulinganisha na vikosi vyetu vinavyofanana (MSF) na wastani wa kitaifa.
  
  

Mbinu za uhakiki wa ubora ambazo Kamishna ameanzisha ili kuhakikisha kuwa maamuzi ya mapitio yanalingana na matakwa ya sheria ya malalamiko na mwongozo wa kisheria wa IOPC.

Maamuzi yote ya mapitio ya kisheria yamewekwa rasmi na ofisi yetu. Aidha, pamoja na malalamiko yenyewe, matokeo ya mapitio ya Msimamizi wa Mapitio ya Malalamiko pia hutumwa kwa Mtendaji Mkuu na Mkuu wa Malalamiko kwa ajili ya ufahamu na uhakiki. Pia tunaipatia IOPC data kuhusu hakiki kama hizo.

Jinsi Kamishna anavyotathmini kuridhika kwa mlalamikaji na namna ambavyo wameshughulikia malalamiko

Hakuna kipimo cha moja kwa moja cha kuridhika kwa mlalamikaji. Walakini, kuna hatua kadhaa zisizo za moja kwa moja katika suala la habari iliyokusanywa na kuchapishwa kuhusu utendakazi na IOPC kwenye tovuti yao ya Surrey.

 Kamishna pia anaweka maeneo haya muhimu katika mapitio:

1. Uwiano wa kutoridhika unaoshughulikiwa nje ya mchakato rasmi wa malalamiko (nje ya jedwali 3) na ambayo inawezesha hatua za haraka kutatua masuala yaliyotolewa na umma na yale ambayo baadaye yanasababisha mchakato rasmi wa malalamiko.
2. Muda wa kuwasiliana na mlalamikaji kushughulikia malalamiko
3. Idadi ya malalamiko ambayo, yanapochunguzwa ndani ya mchakato rasmi wa malalamiko (ndani ya jedwali 3), inazidi muda wa miezi 12 wa muda wa uchunguzi.
4. Uwiano wa malalamiko ambapo walalamikaji wanaomba mapitio. Hii inaonyesha kwamba, kwa sababu yoyote ile, mlalamikaji hafurahishwi na matokeo ya mchakato rasmi

Jambo lingine muhimu linalozingatiwa ni aina ya malalamiko na mafunzo ya shirika ambayo yakishughulikiwa ipasavyo, yanapaswa kusaidia kuridhika kwa umma na utoaji wa huduma katika siku zijazo.

Kwa Makamishna wanaofanya kazi kama eneo la 'Mfano 2' au 'Mfano wa 3': muda muafaka wa kushughulikia malalamiko ya awali yaliyofanywa na Kamishna, maelezo ya mbinu za uhakikisho wa ubora wa maamuzi yaliyotolewa katika hatua ya awali ya kushughulikia malalamiko na [Mfano wa 3 pekee] ubora. ya mawasiliano na walalamikaji

Mashirika yote ya polisi ya ndani yana majukumu fulani kuhusiana na kushughulikia malalamiko. Wanaweza pia kuchagua kuwajibika kwa baadhi ya majukumu ya ziada ambayo vinginevyo yanaweza kukaa na afisa mkuu:

• Model 1 (lazima): mashirika yote ya polisi ya ndani yana jukumu la kufanya ukaguzi ambapo ni chombo husika cha ukaguzi
• Model 2 (hiari): pamoja na majukumu chini ya mfano wa 1, bodi ya polisi ya ndani inaweza kuchagua kuchukua jukumu la kuwasiliana mara ya kwanza na walalamikaji, kushughulikia malalamiko nje ya Jedwali la 3 la Sheria ya Marekebisho ya Polisi ya 2002 na kurekodi malalamiko.
• Model 3 (hiari): shirika la polisi la eneo ambalo limepitisha mtindo wa 2 unaweza pia kuchagua kuchukua jukumu la kuwafahamisha walalamikaji na watu wanaopendezwa ipasavyo kuhusu maendeleo ya kushughulikia na matokeo ya malalamiko yao.

Mashirika ya polisi ya ndani hayawi mamlaka inayofaa kwa malalamiko chini ya mifano yoyote iliyo hapo juu. Badala yake, katika muundo wa 2 na 3, wanatekeleza baadhi ya majukumu ambayo afisa mkuu angetekeleza kama mamlaka inayofaa. Katika Surrey, Kamishna wako anaendesha 'Mfano wa 1' na ana jukumu la kufanya ukaguzi chini ya Ratiba ya 3 ya Sheria ya Marekebisho ya Polisi ya 2002.

Taarifa zaidi

Jifunze zaidi kuhusu mchakato wetu wa malalamiko au tazama data ya malalamiko kuhusu Polisi wa Surrey hapa.

Wasiliana kwa kutumia yetu Wasiliana nasi ukurasa.