Politika dwar Ilmenti Inaċċettabbli u Mhux Raġjonevoli

1. Introduzzjoni

1. Il-Kummissarju tal-Pulizija u l-Kriminalità għal Surrey (il-Kummissarju) huwa impenjat li jittratta l-ilmenti b'mod ġust, bir-reqqa, b'mod imparzjali u f'waqtu. Ġeneralment, l-ilmenti jistgħu jiġu solvuti b'mod sodisfaċenti wara politiki u proċeduri stabbiliti. L-istaff tal-Uffiċċju tal-Kummissarju tal-Pulizija u l-Kriminalità (OPCC) huma impenjati li jwieġbu b'paċenzja u fehim għall-bżonnijiet tal-ilmentaturi kollha u li jfittxu li jsolvu l-ilmenti tagħhom. Dan jinkludi, fejn rilevanti, il-kunsiderazzjoni ta' kwalunkwe diżabilità jew karatteristika oħra protetta taħt il-leġiżlazzjoni dwar l-ugwaljanza li tista' tagħmel il-proċess aktar diffiċli għal kwalunkwe ilmentatur partikolari. L-OPCC jirrikonoxxi li n-nies jistgħu ma jkunux sodisfatti bir-riżultat ta' ilment u jistgħu jesprimu dak in-nuqqas ta' sodisfazzjon, u li n-nies jistgħu jaġixxu bla karattru fi żminijiet ta' ansjetà jew dwejjaq. Is-sempliċi fatt li persuna ma tkunx sodisfatta jew li taġixxi b'mod mhux raġjonevoli m'għandux iwassal minnu nnifsu biex il-kuntatt tagħha jiġi kkategorizzat bħala inaċċettabbli, irraġonevoli, jew persistenti b'mod mhux raġonevoli.
   
   
2. Madankollu, hemm drabi, meta l-kuntatt ta' persuna mal-OPCC ikun jew isir tali li jiġġustifika li jitpoġġew restrizzjonijiet fuq dak il-kuntatt. L-azzjonijiet u l-imġieba tagħhom jistgħu jfixklu l-investigazzjoni xierqa tal-ilment tagħhom jew jistgħu jfixklu t-tmexxija normali tan-negozju tal-Kummissarju. Dan jista' jwassal għal implikazzjonijiet sinifikanti ta' riżorsi għall-Kummissarju li huma sproporzjonati man-natura/serjetà tal-ilment. Barra minn hekk, jew alternattivament, l-azzjonijiet tagħhom jistgħu jikkawżaw fastidju, allarm, dwejjaq jew taqlib lill-persunal tal-OPCC. Il-Kummissarju jiddefinixxi mġiba bħal din bħala 'Inaċċettabbli', 'Mhux raġonevoli' u/jew 'Persistenti b'mod mhux raġonevoli'.
   
   
3. Din il-politika tapplika wkoll għall-korrispondenza u l-kuntatt mal-OPCC, inkluż bit-telefon, l-email, il-posta, u l-midja soċjali, li ma jaqgħux taħt id-definizzjoni ta’ ilment iżda li jissodisfaw id-definizzjoni ta’ Inaċċettabbli, Mhux Raġjonevoli jew Persistenti Mhux Raġjonevoli. F’din il-politika, fejn tintuża l-kelma “complainant”, tinkludi kull persuna li għamlet kuntatt mal-OPCC u li l-kondotta tagħha qed tiġi kkunsidrata taħt din il-policy, kemm jekk tkun għamlet ilment formali jew le.
   
   
4. Din il-politika hija mfassla biex tgħin lill-Kummissarju u lill-persunal tal-OPCC biex jidentifikaw u jittrattaw mġiba tal-ilmentatur inaċċettabbli, mhux raġonevoli u persistenti b'mod mhux raġonevoli b'mod li jidher konsistenti u ġust. Jgħin lill-Kummissarju, kwalunkwe Deputat Kummissarju u persunal tal-OPCC biex jifhmu b'mod ċar x'inhu mistenni minnhom, liema għażliet huma disponibbli, u min jista' jawtorizza dawn l-azzjonijiet.
   
   

2. Ambitu tal-Politika

1. Din il-politika u gwida japplikaw għal kwalunkwe ilment magħmul fir-rigward ta’:
   
   
   • Il-livell jew il-kwalità tas-servizz fir-rigward ta’ ilmenti dwar il-Kummissarju, id-Deputat Kummissarju, membru tal-persunal tal-OPCC jew kuntrattur ingaġġat f’isem il-Kummissarju;
   • Il-kondotta ta' membru tal-persunal tal-OPCC jew ta' kuntrattur ingaġġat f'isem il-Kummissarju;
   • Ilmenti fir-rigward tax-xogħol tal-Viżitaturi tal-Kustodja Indipendenti;
   • Ilmenti dwar l-imġieba tal-Kummissarju tal-Pulizija u l-Kriminalità jew Deputat Kummissarju; u
   • Ilmenti dwar l-imġieba tal-Kap Kuntistabbli ta' Surrey;
   • kif ukoll kull kuntatt mal-OPCC li ma jikkostitwixxix ilment formali iżda li jista’ jiġi kkategorizzat bħala Inaċċettabbli, Mhux Raġjonevoli u/jew Persistenti Mhux Raġjonevoli.
     
     
2. Din il-politika ma tkoprix ilmenti dwar uffiċjali jew impjegati tal-Pulizija ta' Surrey. Il-kwistjonijiet kollha li għandhom x’jaqsmu ma’ lmenti li jsiru kontra uffiċjali jew impjegati tal-Pulizija ta’ Surrey, inkluż kwalunkwe azzjoni u mġiba minn xi ħadd li jkun għamel tali ilment, se jiġu ttrattati skont il-leġiżlazzjoni li tirregola l-ilmenti tal-kondotta kontra Uffiċjali tal-Pulizija, jiġifieri l-Att dwar ir-Riforma tal-Pulizija tal-2002. u kwalunkwe leġiżlazzjoni sekondarja assoċjata.
   
   
3. Din il-politika ma tkoprix ilmenti jew xi azzjonijiet jew imġieba minn xi ħadd li jirriżultaw minn talba għal informazzjoni taħt l-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni. Kwistjonijiet bħal dawn se jiġu kkunsidrati fuq bażi ta' każ b'każ skont l-Att tal-2000 dwar il-Libertà tal-Informazzjoni, b'kont meħud tal-gwida tal-Uffiċċju tal-Kummissarji tal-Informazzjoni. Barra minn hekk, din il-politika ma tapplikax għal talbiet potenzjalment vessatorji taħt l-Att tal-2000 dwar il-Libertà tal-Informazzjoni.
   
   
4. Fejn ilment ikun ġie rreġistrat taħt l-Iskeda 3 tal-Att dwar ir-Riforma tal-Pulizija tal-2002, l-ilmentatur għandu dritt li japplika għal reviżjoni tar-riżultat tal-ilment. F'dan il-każ, "Il-Maniġer tar-Reviżjoni tal-Ilmenti" se jipprovdi tweġiba inizjali bil-miktub lil ilmentatur li jesprimi nuqqas ta' sodisfazzjon (jew bit-telefon lill-persunal tal-OPCC jew bil-miktub) wara li jirċievi l-ittra ta' reviżjoni finali tal-OPCC. Din it-tweġiba se tagħti parir li ma hemmx aktar azzjoni li trid tittieħed fil-proċedura tal-ilmenti tal-pulizija u li, jekk ikun għadu mhux sodisfatt bir-riżultat, l-ilmentatur huwa intitolat li jfittex parir legali indipendenti dwar toroq alternattivi li jistgħu jkunu disponibbli għalihom. Konsegwentement, l-OPCC mhux se jkun qed jirrispondi għal ebda korrispondenza oħra dwar il-kwistjoni.
   
   

3. Imġieba tal-ilmentatur mhux aċċettabbli, mhux raġonevoli u persistenti b'mod mhux raġonevoli

1. L-OPCC se japplika din il-Politika għal imġieba li hija:
   
   
   • Imġieba inaċċettabbli;
   • Imġieba mhux raġonevoli u/jew;
   • Imġieba Persistenti b'mod mhux raġonevoli (inklużi talbiet mhux raġonevoli).
     
     
2. Imġieba inaċċettabbli:
   
   Il-kwerelanti ħafna drabi jkunu esperjenzaw ċirkostanzi trawmatiċi jew ta’ dwejjaq li jwassluhom biex jikkuntattjaw lill-OPCC jew biex jagħmlu ilment. Ir-rabja jew il-frustrazzjoni hija rispons komuni, iżda tista' ssir inaċċettabbli jekk dawn l-emozzjonijiet iwasslu għal imġieba vjolenti, ta' theddid jew abbużiva. Ir-rabja u/jew il-frustrazzjoni jistgħu wkoll ikunu inaċċettabbli fejn ikunu diretti lejn il-persunal tal-OPCC personalment. Il-persunal tal-OPCC m'għandux isofri jew jittollera mġieba vjolenti, ta' theddid jew abbużiva u s-sikurezza u l-benessri tal-persunal dejjem ikunu protetti.
   
   
3. F'dan il-kuntest, Imġieba Inaċċettabbli hija kwalunkwe mġieba jew kuntatt li huwa vjolenti, ta' theddid, aggressiv jew abbużiv u li għandu l-potenzjal li jikkawża ħsara, korriment, fastidju, allarm jew tbatija lill-persunal tal-OPCC, jew imġieba jew kuntatt li jista' jkollu impatt negattiv fuq il- is-saħħa u s-sigurtà tal-persunal tal-OPCC. Imġieba inaċċettabbli tista 'tiġi iżolata għal inċident wieħed jew tifforma mudell ta' mġiba maż-żmien. Anke jekk ilment ikollu mertu, l-imġieba ta' min jagħmel l-ilment xorta tista' tkun Imġieba Inaċċettabbli.
   
   
4. Imġieba mhux aċċettabbli tista' tinkludi:
   
   
   • Imġieba aggressiva;
   • Abbuż verbali, rudeness, rimarki dispreġjattivi, diskriminatorji, jew malafamanti (verbali jew miktuba);
   • Aġitazzjoni akbar, lingwaġġ tal-ġisem intimidanti jew invażjoni tal-ispazju personali;
   • Fastidju, intimidazzjoni, jew theddid;
   • Theddid jew ħsara lil nies jew proprjetà;
   • Stalking (personalment jew onlajn);
   • Manipulazzjoni psikoloġika u/jew;
   • Imġieba oppressiva jew koerċitiva.
     
     Din il-lista mhix eżawrjenti.
     
     
5. Imġieba mhux raġonevoli:
   
   Imġieba Mhux Raġjonevoli hija kwalunkwe mġiba li tħalli impatt sproporzjonat fuq il-kapaċità tal-persunal li jagħmel xogħolhom b'mod effettiv u tmur lil hinn minn xi ħadd li jkun assertiv jew li jesprimi n-nuqqas ta' sodisfazzjon tiegħu. Jista 'jkun iżolat għal inċident wieħed jew jifforma mudell ta' mġiba maż-żmien. Anke jekk ilment ikollu mertu, l-imġieba ta' min jagħmel l-ilment xorta tista' tkun Imġieba Mhux Raġjonevoli.
   
   
6. Dawk li jilmentaw jistgħu jagħmlu dak li l-OPCC iqis talbiet mhux raġonevoli fuq is-servizz tiegħu permezz tal-ammont ta’ informazzjoni li jfittxu, in-natura u l-iskala tas-servizz li jistennew jew in-numru ta’ approċċi li jagħmlu. Dak li jammonta għal imġieba jew talbiet mhux raġonevoli dejjem jiddependi miċ-ċirkostanzi madwar l-imġieba u s-serjetà tal-kwistjonijiet imqajma mill-utent tas-servizz. Eżempji ta’ mġiba jinkludu:
   
   
   • Reazzjonijiet esiġenti fi żmien mhux raġonevoli;
   • Tinsisti biex tittratta jew titkellem ma' membri partikolari tal-persunal;
   • Tfittex li jkollok persunal sostitwit;
   • Telefonati kontinwi, ittri u emails li jadottaw 'approċċ scattergun' u jsegwu kwistjonijiet ma' bosta persunal;
     
     
7. Imġieba persistenti mhux raġonevoli (inklużi talbiet mhux raġonevoli):
   L-OPCC jirrikonoxxi li xi ilmentaturi mhux se jaċċettaw jew ma jistgħux jaċċettaw li l-OPCC ma jkunx jista’ jassisti lil hinn minn livell ta’ servizz diġà pprovdut. L-imġieba ta' min jagħmel l-ilment jista' jitqies Persistenti b'mod Mhux Raġjonevoli jekk ikompli jiktbu, ibgħat email jew iċċempel dwar l-ilment(i) tiegħu b'mod eċċessiv (u mingħajr ma jipprovdi informazzjoni ġdida) minkejja li jkun assigurat li l-ilment tiegħu qed jiġi ttrattat jew li jkun qal li l-ilment tiegħu ġie konkluż. 
   
   
8. Imġieba Persistenti b'mod mhux raġonevoli hija kkunsidrata mhux raġonevoli minħabba l-impatt li jista' jkollha fuq il-ħin u r-riżorsi tal-persunal li mbagħad jista' jkollu impatt fuq il-kapaċità tagħhom li jimmaniġġjaw talbiet oħra ta' xogħol.
   
   
9. Eżempji ta’ mġiba persistenti mhux raġonevoli jinkludu iżda mhumiex limitati għal:
   
   
   • Li ċċempel, tikteb jew tibgħat email b'mod persistenti biex titlob aġġornamenti, minkejja li tkun assigurat li l-kwistjonijiet huma f'idejhom u li ngħataw skali ta' żmien raġonevoli għal meta jkun mistenni aġġornament;
   • Rifjut persistenti li jaċċettaw spjegazzjonijiet relatati ma’ dak li l-OPCC jista’ jew ma jistax jagħmel minkejja li jkollu informazzjoni spjegata u ċċarata;
   • Jirrifjutaw li jaċċettaw spjegazzjonijiet raġonevoli wara l-konklużjoni ta' ilment, u/jew jonqsu milli jsegwu rotot xierqa ta' appell/reviżjoni;
   • Tirrifjuta li taċċetta deċiżjoni finali meħuda fir-rigward ta' każ u tagħmel talbiet ripetuti biex tinbidel dik id-deċiżjoni;
   • Tikkuntattja nies differenti fl-istess organizzazzjoni biex tipprova tikseb riżultat differenti;
   • Il-volum jew it-tul ta' kuntatt li jħallu impatt fuq il-kapaċità ta' dawk li jieħdu ħsieb l-ilmenti li jwettqu l-funzjonijiet tagħhom (dan jista' jinkludi sejħa diversi drabi ripetutament fl-istess jum);
   • – ifformular mill-ġdid jew – ifformular mill-ġdid ta’ ilment li jkun diġà ġie ffinalizzat;
   • Jippersisti fl-ilment minkejja li naqas milli jipprovdi xi evidenza ġdida biex issostnih wara bosta talbiet biex jagħmel dan;
   • Li titlob reviżjoni tal-ilment barra mill-mod leġiżlattiv xieraq biex isir dan;
   • Ripetutament tagħmel kwistjoni ta 'kwistjonijiet trivjali.
     
     
10. Kuntatt eċċessiv mal-persunal tal-OPCC, li jattendi l-uffiċċju matul l-istess jum, jew jibgħat emails twal multipli mingħajr ma jispeċifikaw il-kwistjonijiet li jixtiequ jilmentaw dwarhom (bl-użu tal-approċċ scattergun biex simultanjament jikkuntattjaw bosta dipartimenti jew korpi li jirrepetu l-istess kwistjonijiet). Kuntatt kontinwu mal-OPCC fir-rigward ta' kwistjoni jew grupp ta' kwistjonijiet jista' jkun Persistenti b'mod Irraġonevoli anke fejn il-kontenut innifsu ma jissodisfax id-definizzjoni ta' Imġieba Inaċċettabbli jew Imġieba Mhux Raġjonevoli.
    
    
11. Li tagħmel talbiet mhux raġonevoli ripetuti tista' titqies bħala Imġieba Mhux Raġjonevoli u/jew Imġieba Persistenti Mhux Raġjonevoli minħabba l-impatt tagħha fuq il-ħin u r-riżorsi tal-OPCC, is-servizzi u l-persunal tagħha, u fuq il-kapaċità li tittratta l-ilment bir-reqqa minn:
    
    
    • Ripetutament titlob tweġibiet fi żmien mhux raġonevoli jew tinsisti li titkellem ma’ membru partikolari tal-persunal, minkejja li qalulhom li mhux possibbli jew xieraq;
    • Li ma jsegwix kanali xierqa għall-ingaġġ, minkejja li rċeviet informazzjoni aktar minn darba dwar il-metodu xieraq biex jintuża;
    • Joħorġu talbiet dwar kif għandu jiġi ttrattat l-ilment tagħhom, minkejja li jkunu infurmati dwar il-proċess u li jirċievu aġġornamenti regolari;
    • Tinsisti fuq riżultati li ma jistgħux jintlaħqu;
    • Tipprovdi grad straordinarju ta' dettall irrilevanti.
    • Il-ħolqien ta' kumplessità bla bżonn fejn m'hemm xejn;
    • Tinsisti li soluzzjoni partikolari hija dik it-tajba;
    • Jitlob li titkellem mal-maniġers anzjani mill-bidu, qabel ma l-membru tal-persunal tal-OPCC ikun ikkunsidra bis-sħiħ l-ilment;
    • L-ikkupjar ripetut tal-persunal f'emails mibgħuta lil korpi pubbliċi oħra fejn ma jkun hemm l-ebda raġuni li tista' tintwera biex tagħmel dan;
    • Jirrifjutaw li jipprovdu informazzjoni adegwata meħtieġa biex tittratta l-kwistjoni li qed titqajjem;
    • Li titlob riżultati sproporzjonati bħal investigazzjonijiet kriminali dwar persunal jew tkeċċija tal-persunal;
    • It-talba għal investigazzjoni mill-ġdid dwar l-ilment, mingħajr raġuni jew minn membru differenti tal-persunal;
    • Irrifjutaw li jaċċettaw deċiżjoni meħuda mill-OPCC u jippreżentaw allegazzjonijiet infondati ta’ korruzzjoni minħabba li d-deċiżjoni ma kinitx favurihom;
    • Jirrifjuta li jaċċetta spjegazzjonijiet dwar il-limiti tas-setgħat u l-mandat tal-OPCC.
      
      Din il-lista mhix maħsuba biex tkun eżawrjenti.
      
      

4. Kif il-Kummissarju se jitratta dawn l-ilmenti

1. Kull ilment sottomess lill-OPCC se jiġi evalwat fuq il-merti tiegħu stess. Fejn membru tal-persunal li jkun qed jittratta lment jemmen li lmentatur wera imġieba Inaċċettabbli, Mhux Raġjonevoli, u/jew Persistenti Mhux Raġonevolment, għandu jirreferi l-kwistjoni lill-Kap Eżekuttiv għall-konsiderazzjoni.
   
   
2. Il-Kap Eżekuttiv ser jikkunsidra l-kwistjoni bis-sħiħ u jiżgura li l-politika/proċedura rilevanti tkun ġiet segwita b'mod korrett u li kull element tal-ilment (fejn applikabbli) ikun ġie indirizzat kif xieraq. Huma ser jiċċekkjaw ukoll jekk tqajmux xi kwistjonijiet ġodda li huma differenti b'mod sinifikanti mill-ilment oriġinali
   
   
3. Wara li kkunsidra ċ-ċirkostanzi tal-każ, il-Kap Eżekuttiv jista’ jasal għall-fehma li l-imġieba tal-kwerelant hija Inaċċettabbli, Mhux Raġjonevoli, u/jew Persistenti Mhux Raġjonevoli u għalhekk li din il-politika tapplika. Jekk il-Kap Eżekuttiv jasal għal dik il-fehma allura l-kwistjoni għandha tiġi riferuta lill-Kummissarju.
   
   
4. Id-deċiżjoni li l-imġieba ta’ min ressaq l-ilment tiġi ttrattata bħala Inaċċettabbli, Mhux Raġjonevoli u/jew Persistenti Mhux Raġonevolment u li jiġi ddeterminat x’azzjoni għandha tittieħed se ssir mill-Kummissarju b’kont meħud taċ-ċirkostanzi kollha tal-każ, wara konsultazzjoni mal-Kap Eżekuttiv.
   
   
5. Il-Kap Eżekuttiv għandu jiżgura rekord bil-miktub tad-deċiżjoni tal-Kummissarju u r-raġunijiet għaliha jsiru.
   
   

5. Azzjonijiet li jistgħu jittieħdu f'imġieba ta' ilmenti mhux aċċettabbli, mhux raġonevoli u persistenti b'mod mhux raġonevoli

1. Kwalunkwe azzjoni meħuda fir-rigward tad-deċiżjoni li l-imġieba tal-kwerelant tiġi ttrattata bħala Inaċċettabbli, Mhux Raġjonevoli u/jew Persistenti Mhux Raġonevolment għandha tkun proporzjonata għaċ-ċirkostanzi u għandha tkun għall-Kummissarju, wara konsultazzjoni mal-Kap Eżekuttiv, li jiddeċiedi x’azzjoni jieħu. L-azzjoni meħuda tista' tikkonsisti minn (u din mhix lista eżawrjenti):
   
   
   • Użu tal-medjazzjoni billi l-ilmentatur jiġi mistieden għal laqgħa wiċċ imb wiċċ jew li ssir personalment jew virtwalment. Mill-inqas tnejn mill-istaff tal-OPCC jiltaqgħu mal-ilmentatur u l-ilmentatur jista’ jkun akkumpanjat.
   • Tkompli tipproċedi bl-ilment taħt il-politika/proċedura rilevanti u tipprovdi lill-ilmentatur b'punt ta' kuntatt wieħed fi ħdan l-OPCC, li jżomm rekord tal-kuntatti kollha li saru.
   • Il-ħruġ bil-miktub lill-ilmentatur b'termini ta' mġieba li jridu jiġu rispettati u l-istabbiliment tar-responsabbiltajiet reċiproċi mistennija li fuqhom tkun kondizzjonali l-investigazzjoni kontinwa tal-ilment.
     
     
2. Jekk tittieħed id-deċiżjoni li tikteb lill-ilmentatur skont il-paragrafu 5.1(c) hawn fuq, sakemm ma jkunx hemm ċirkostanzi li jiġġustifikaw l-impożizzjoni immedjata ta’ strateġija ta’ kuntatt, l-OPCC għandha tikteb lill-ilmentatur kif ġej:
   
   
   • L-ewwelnett, ittra ta' twissija inizjali li turi li l-Kummissarju ddetermina l-imġieba tal-kwerelant bħala Inaċċettabbli, Mhux Raġjonevoli, u/jew persistenti b'mod mhux raġonevoli u tistabbilixxi l-bażi għal dik id-deċiżjoni. Din l-ittra ta’ twissija inizjali għandha tistabbilixxi wkoll l-aspettattivi għal kwalunkwe kuntatt ulterjuri mill-ilmentatur lill-OPCC, kif ukoll kwalunkwe responsabbiltajiet tal-OPCC (pereżempju, il-frekwenza li biha l-OPCC għandu jikkuntattja jew jaġġorna lill-ilmentatur);
   • It-tieni, fejn l-ilmentatur ma jkunx ikkonforma mat-termini tal-ittra ta’ twissija inizjali, ittra ta’ twissija finali li tiddikjara li l-ittra ta’ twissija inizjali ma tkunx ġiet imħarsa u li tinforma lill-ilmentatur li, jekk ikomplu jonqsu milli jaderixxu mal-aspettattivi stabbiliti fl-ittra ta' twissija inizjali, l-OPCC għandu jimplimenta strateġija ta' kuntatt formali; u
   • It-tielet nett, fejn il-kwerelant ma jkunx ikkonforma mat-termini tal-ittra ta’ twissija inizjali u lanqas finali, l-OPCC għandu jimplimenta strateġija ta’ kuntatt formali li tistabbilixxi bażi limitata li fuqha l-ilmentatur jista’ jikkuntattja lill-OPCC u li se tistabbilixxi bażi li fuqha l-OPCC għandu jirritorna l-kuntatt lill-ilmentatur (inklużi l-frekwenza u l-mod kif tagħmel dan) – it-taqsimiet 9 u 10 ta’ din il-politika japplikaw għall-istrateġiji ta’ kuntatt.
     
     
3. Ittra ta' twissija inizjali, ittra ta' twissija finali u/jew strateġija ta' kuntatt (suġġett għat-taqsimiet 9 u 10 ta' din il-politika) jistgħu jagħmlu kwalunkwe waħda jew taħlita ta' dawn li ġejjin:
   
   
   • Avża lill-ilmentatur li eżawrew il-proċedura tal-ilmenti u li m'hemm xejn aktar xi jżid mal-punti mqajma;
   • Spjegalhom li aktar kuntatt mal-Kummissarju mhu se jservi l-ebda skop utli;
   • Tiċħad il-kuntatt mal-ilmentatur jew personalment, bit-telefon, bl-ittra jew bl-email fir-rigward ta' dak l-ilment;
   • Avża lill-ilmentatur li se tinqara aktar korrispondenza iżda, fejn ma jkun fiha l-ebda informazzjoni ġdida li taffettwa d-deċiżjoni, ma tiġix rikonoxxuta iżda titqiegħed fil-fajl;
   • Illimita l-kuntatt għal mezz wieħed ta' kuntatt preskritt (eż., bil-miktub għal kaxxa postali waħda jew indirizz postali wieħed);
   • Jippreskrivi limiti ta' żmien għal kwalunkwe laqgħa jew telefonata;
   • Jippreskrivi parti terza li permezz tagħha għandu jsir il-kuntatt kollu; u/jew
   • Stabbilixxi kull pass jew miżura oħra li l-Kummissarju jqis li hija meħtieġa u proporzjonata fiċ-ċirkostanzi tal-każ.
     
     Fejn imġieba Mhux Aċċettabbli, Mhux Raġjonevoli jew Persistenti Mhux Raġjonevoli tkompli l-Kummissarju jirriżerva d-dritt li jissospendi kull kuntatt mal-ilmentatur waqt li jintalab parir legali.
     
     

6. Ilmenti mhux raġonevoli fir-rigward tal-Kummissarju

Is-Surrey Police & Crime Panel jipprovdi awtorità delegata lill-Kap Eżekuttiv tal-OPCC biex jamministra l-immaniġġjar inizjali tal-ilmenti kontra l-Kummissarju.

Dettalji ta' dan il-proċess u l-proċedura tal-ilmenti li rrispetta l-Panel jistgħu jinstabu fuq il- Il-websajt tal-Kunsill tal-Kontea ta' Surrey. Il-proċess ikompli jistabbilixxi kif il-Kap Eżekuttiv tal-OPCC jista’ jirrifjuta li jirreġistra lment.

7. Trattamenti futuri ma’ persuni li jkunu tqiesu li ġabu ruħhom b’mod inaċċettabbli, mhux raġonevoli u persistenti b’mod mhux raġonevoli

Anke jekk individwu għamel ilmenti li kienu segwiti b'mod inaċċettabbli, irraġonevoli, jew persistenti b'mod mhux raġonevoli fil-passat, m'għandux jiġi preżunt li kwalunkwe ilmenti jew kuntatt futuri minnhom se jkunu wkoll inaċċettabbli jew irraġonevoli. Jekk jasal ilment ġdid, fuq kwistjoni separata, dan għandu jiġi ttrattat fuq il-merti tiegħu stess filwaqt li jiġi żgurat li l-benessri tal-membri tal-persunal tal-OPCC jiġi protett.

8. Kuntatt li jqajjem tħassib

1. L-OPCC hija organizzazzjoni li tiġi f’kuntatt ma’ eluf ta’ membri tal-pubbliku inkluż xi wħud li jistgħu jkunu fiżikament jew mentalment vulnerabbli. Il-persunal tal-OPCC għandu dmir ta’ kura u jista’ jidentifika u jirrapporta kwalunkwe indikazzjoni ta’/riskju ta’ abbuż jew negliġenza skont ir-rekwiżiti tal-Att dwar il-Kura tal-2014.
2. Dan jestendi għal kuntatt li jqajjem tħassib għall-benesseri fiżiku u/jew mentali ta' individwu fejn ikun hemm indikazzjoni ta' ħsara. Jekk membru tal-persunal tal-OPCC jirċievi kuntatt li jqajjem tħassib dwar is-salvagwardja, jgħaddi d-dettalji lill-Pulizija ta' Surrey u jistaqsihom biex iqajmu tħassib għas-sikurezza.
3. Bl-istess mod, kwalunkwe kuntatt jew imġieba meqjusa bħala ta’ natura vjolenti, aggressiva jew ta’ fastidju, jew fejn thedded is-sigurtà u l-benesseri tal-persunal tal-OPCC, se jiġu rrappurtati lill-Pulizija ta’ Surrey u fejn tista’ tittieħed azzjoni legali xierqa. L-OPCC ma jistax jagħti lill-utent tas-servizz twissija minn qabel dwar din l-azzjoni.
4. Kuntatt fejn qed jiġu rrappurtati inċidenti ta’ reati suspettati u dawk li jqajmu s-suspett tal-persunal tal-OPCC minn perspettiva ta’ kriminalità se jiġu rrappurtati wkoll lill-Pulizija ta’ Surrey. L-OPCC ma jistax jagħti lill-utent tas-servizz twissija minn qabel dwar din l-azzjoni.
   
   

9. Istrateġija ta' Kuntatt

1. L-OPCC jista’ jiżviluppa u jimplimenta strateġija ta’ kuntatt waħdu jew flimkien mad-Dipartiment tal-Istandards Professjonali tal-Pulizija ta’ Surrey (PSD), fir-rigward ta’ min jagħmel l-ilment jekk ikompli juri mġiba Inaċċettabbli, Mhux Raġjonevoli jew Persistenti b’mod mhux raġonevoli li jkollha impatt negattiv fuq ix-xogħol jew il-benesseri ta’ persunal.
   
   Se jiġu stabbiliti strateġiji ta' kuntatt biex:
   • Jiżgura li l-ilmenti/talbiet għal informazzjoni tal-kwerelant jiġu ttrattati fil-pront u b'mod preċiż;
   • Ipproteġi l-benesseri tal-persunal;
   • Illimita l-ispiża sproporzjonata fuq il-borża pubblika meta tittratta l-individwu;
   • Jiżgura li l-OPCC jista' jiffunzjona u jimmaniġġja l-ammont ta' xogħol tiegħu b'mod effettiv;
   • Żgura li pjan konġunt mal-Pulizija ta' Surrey PSD jamministra kwalunkwe kuntatt maż-żewġ organizzazzjonijiet b'mod effettiv.
2. Strateġija ta' kuntatt se tkun unika għal kull ilmentatur u se tiġi implimentata fuq bażi ta' każ b'każ, biex jiġi żgurat li tibqa' xierqa u proporzjonata. Il-lista li ġejja mhix eżawrjenti; madankollu, l-istrateġija tista' tinkludi:
   • L-arranġament biex il-kwerelant jikkomunika ma' punt ta' kuntatt speċifiku wieħed biss – fejn xieraq biex jagħmel dan;
   • It-tqegħid ta' limiti ta' ħin fuq konversazzjonijiet bit-telefon u kuntatti personali (pereżempju, sejħa waħda f'għodwa/wara nofsinhar speċifikata ta' kull ġimgħa);
   • Ir-restrizzjoni tal-komunikazzjoni għal metodu wieħed ta' kuntatt.
   • Jikkonferma li l-OPCC se jikkuntattja lill-ilmentatur biss kull darbtejn fil-ġimgħa/kull xahar jew bażi oħra;
   • Taqra u tippreżenta l-korrispondenza, iżda tirrikonoxxiha jew tirrispondiha biss jekk il-kwerelant jipprovdi informazzjoni ġdida rilevanti għall-konsiderazzjoni mill-OPCC ta' ilment 'ħaj' attwali jew qed jagħmel ilment sostanzjalment ġdid;
   • Il-ħtieġa li kwalunkwe talba għall-informazzjoni trid tiġi sottomessa permezz ta' proċess formali, bħal Talba għal-Libertà tal-Informazzjoni jew Talba għall-Aċċess għas-Suġġett, inkella kwalunkwe talba bħal din għall-informazzjoni ma tiġix imwieġba;
   • Filwaqt li tieħu kwalunkwe azzjoni oħra li titqies xierqa u proporzjonata, eż. f'każijiet estremi, l-OPCC jista' jagħżel li jimblokka numri tat-telefon jew indirizzi tal-email;
   • Irrekordja jew tissorvelja telefonati;
   • Irrifjuta li tikkunsidra talbiet biex terġa' tiftaħ każ magħluq jew deċiżjoni ta' każ.
3. Qabel ma tittieħed kwalunkwe azzjoni, il-kwerelant jiġi infurmat bir-raġunijiet għal tali strateġija ta' kuntatt tiġi implimentata. L-istrateġija ta' kuntatt tiġi ppreżentata lilhom bil-miktub (dan jinkludi permezz ta' email). Madankollu, fejn is-sigurtà jew il-benesseri tal-persunal tal-OPCC tkun mhedda minħabba mġieba mhux raġonevoli, il-kwerelant jista' ma jirċievix twissija minn qabel dwar it-teħid ta' azzjoni.
4. Strateġija ta' kuntatt għandha tiġi riveduta f'intervalli ta' 6 xhur mill-Kap Eżekuttiv u l-Kap tal-Ilmenti biex jiġi kkunsidrat jekk it-termini tal-istrateġija jibqgħux xierqa jew jeħtieġux emenda, u biex jiġi kkunsidrat jekk l-istrateġija ta' kuntatt għadhiex meħtieġa. Fejn tittieħed id-deċiżjoni li l-istrateġija m'għadhiex meħtieġa, dak il-fatt għandu jiġi rreġistrat u kwalunkwe kuntatt ieħor mill-ilmentatur jista' jiġi ttrattat taħt il-proċess normali għal kuntatt/ilmenti mill-pubbliku (soġġett dejjem għall-applikazzjoni mill-ġdid tal- proċess stabbilit f’din il-politika).
   
   

10. Restrizzjoni tal-aċċess għall-kuntatt

1. Maniġer jista' jitlob awtorizzazzjoni biex jirrestrinġi l-kuntatt mingħand il-Kap Eżekuttiv. Madankollu, il-Kap Eżekuttiv, b’konsultazzjoni mal-Kummissarju, għandu jkun sodisfatt li l-kriterji li ġejjin ġew ikkunsidrati qabel ma tittieħed kwalunkwe azzjoni:
   • Il-kwistjoni – kemm jekk tkun ilment / każ / mistoqsija / talba – qed tiġi, jew ġiet, ikkunsidrata u indirizzata kif suppost;
   • Kwalunkwe deċiżjoni relatata mal-każ milħuqa bħala riżultat ta' investigazzjoni hija dik it-tajba;
   • Il-komunikazzjoni mal-ilmentatur kienet adegwata u l-utent tas-servizz mhux qed jipprovdi l-ebda informazzjoni ġdida sinifikanti li tista’ taffettwa l-konsiderazzjoni tal-każ;
   • Saru l-isforzi raġonevoli kollha mal-kwerelant biex ineħħi n-nuqqas ta’ ftehim u jmexxu l-affarijiet lejn riżoluzzjoni;
   • Kwalunkwe rekwiżit speċifiku ta' aċċess u soluzzjonijiet xierqa ġew ikkunsidrati biex jiġi żgurat li l-ilmentatur mhux qed jiġi miċħud aċċess għall-OPCC;
   • Tqies li l-ilmentatur jiġi f'kuntatt ma' organizzazzjoni gateway xierqa, bħal Uffiċċju tal-Pariri għaċ-Ċittadini, jew il-kwerelant ġie mħeġġeġ biex ifittex parir legali.
     
2. Fejn ilmentatur ikompli juri mġieba inaċċettabbli, l-OPCC se jeżerċita d-dritt tiegħu li jirrestrinġi l-kuntatt. Madankollu, dejjem se tgħid lill-ilmentaturi x'azzjoni qed tieħu u għaliex. Hija se tikteb lilhom (jew format aċċessibbli alternattiv) tispjega r-raġunijiet għall-ġestjoni ta' kuntatt futur, tiddeskrivi l-arranġamenti ta' kuntatt ristretti u, jekk rilevanti, tiċċara kemm se jibqgħu fis-seħħ dawn ir-restrizzjonijiet.
   
3. Dawk li jilmentaw se jiġu infurmati wkoll kif jistgħu jikkontestaw id-deċiżjoni li jillimitaw il-kuntatt permezz tal-proċedura interna tal-ilmenti tal-OPCC. Wara li tiġi kkunsidrata t-talba tagħhom, dawk li jilmentaw jiġu infurmati bil-miktub jew li l-arranġamenti ta' kuntatt ristretti għadhom japplikaw jew li jkun ġie miftiehem azzjoni differenti.
   
4. Jekk l-OPCC jiddeċiedi li jkompli jittratta lil xi ħadd taħt din il-kategorija, u għadu qed jinvestiga l-ilment tiegħu sitt xhur wara, jagħmel reviżjoni u jiddeċiedi jekk ir-restrizzjonijiet humiex se jkomplu. Deċiżjoni biex jiġi ristrett il-kuntatt tal-ilmentatur tista' tiġi kkunsidrata mill-ġdid jekk il-kwerelant juri approċċ aktar aċċettabbli.
   
5. Fejn il-każ ta' ilmentatur jingħalaq u jippersistu biex jikkomunikaw mal-OPCC dwaru, l-OPCC jista' jiddeċiedi li jtemm il-kuntatt ma' dak l-ilmentatur. F'każijiet bħal dawn, l-OPCC se jkompli jilloggja u jaqra l-korrispondenza kollha, iżda sakemm ma jkunx hemm evidenza ġdida li jkollha impatt fuq id-deċiżjoni meħuda, sempliċement ipoġġiha fil-fajl mingħajr ebda rikonoxximent.
   
6. Jekk tkun ġiet stabbilita restrizzjoni u l-ilmentatur jikser il-kundizzjonijiet tiegħu, il-persunal għandu d-dritt li ma jidħolx f'konversazzjoni jew ma jirrispondix għal talbiet kif xieraq.
   
   
7. Kwalunkwe ilment ġdid minn nies li ġew taħt il-politika tal-ilmentatur b'mod persistenti u mhux aċċettabbli b'mod mhux raġonevoli se jiġi ttrattat fuq il-merti ta' kull ilment ġdid. Għandu jiġi ċċarat li l-ilmentaturi m'għandhomx jitwaqqfu milli jikkuntattjaw lill-pulizija fir-rigward ta' kwistjonijiet mhux ta' ilmenti jew jitħallew inċerti dwar dan minħabba arranġamenti ta' kuntatt mhux ċari jew mhux kompluti.
   
   
8. Fl-implimentazzjoni ta’ din il-politika, l-OPCC se:
   
   
   • Jikkonformaw mar-rekwiżiti leġiżlattivi jew regolatorji u pariri assoċjati dwar il-ġestjoni effettiva ta' lmentaturi persistenti, biex jiġi żgurat li l-forom kollha ta' lmenti jiġu ttrattati b'mod xieraq u effettiv;
   • Ipprovdi informazzjoni ċara u gwida dwar il-politiki u l-proċeduri tal-OPCC għall-ġestjoni ta’ ilmentaturi persistenti u vessatorji;
   • Tiżgura li l-lezzjonijiet minn kwistjonijiet bħal dawn jiġu kkunsidrati u vvalutati biex jinformaw l-iżvilupp tal-prattika u l-proċedura għall-effettività tal-OPCC;
   • Tippromwovi sistema għall-ilmenti miftuħa u reattiva;
   • Kwalunkwe restrizzjoni imposta tkun xierqa u proporzjonata.
     
     

11. Kif din il-Politika torbot ma' politiki u proċeduri oħra

1. F'sitwazzjonijiet fejn membru tal-persunal tal-OPCC iħossu mhux sikur jew trattat b'mod inġust minn utent tas-servizz, il-kuntatt tal-utent tas-servizz maniġerjali, is-saħħa u s-sigurtà, id-dinjità fuq ix-xogħol, il-politiki dwar id-diversità fuq ix-xogħol u l-proċeduri tal-ugwaljanza tal-OPCC għandhom japplikaw ukoll.
   
   
2. L-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni (Taqsima 14) ikopri talbiet vessatorji u ripetuti għal informazzjoni u għandha ssir referenza għat-taqsima 14 tal-Att flimkien ma’ din il-politika. L-Att jagħti lill-OPCC id-dritt li jirrifjuta informazzjoni lill-membri tal-pubbliku għar-raġuni li t-talba hija vessatorja jew ripetuta bla bżonn. L-OPCC se jaderixxi mar-responsabbiltajiet tiegħu stabbiliti fl-Att dwar il-Protezzjoni tad-Dejta fir-rigward tal-ħażna u ż-żamma ta’ data personali.
   
   

12. Drittijiet tal-bniedem u ugwaljanza

1. Fl-implimentazzjoni ta’ din il-politika, l-OPCC se tiżgura li l-azzjonijiet tagħha jkunu skont ir-rekwiżiti tal-Att dwar id-Drittijiet tal-Bniedem tal-1998 u d-Drittijiet tal-Konvenzjoni inkorporati fih, sabiex jiġu protetti d-drittijiet tal-bniedem tal-ilmentaturi, utenti oħra tas-servizzi tal-pulizija u l- Uffiċċju tal-Kummissarju tal-Pulizija u l-Kriminalità għal Surrey. 
   
   
2. Fl-implimentazzjoni ta' din il-politika, l-OPCC se tiżgura li tingħata l-kunsiderazzjoni kollha dovuta lill-obbligi tal-OPCC taħt l-Att dwar l-Ugwaljanza tal-2010 u se tikkunsidra jekk jistgħux isiru xi aġġustamenti raġonevoli biex jippermettu lill-ilmentatur jikkomunika mal-OPCC b'mod aċċettabbli.
   
   

13. Valutazzjoni tal-GDPR

1. L-OPCC se jgħaddi, iżomm jew iżomm informazzjoni personali biss fejn ikun xieraq għalih li jagħmel dan, f'konformità mal-Politika tal-OPCC GDPR, id-Dikjarazzjoni ta' Privatezza u l-Politika ta' Żamma.
   
   

14. Att 2000 dwar il-Libertà tal-Informazzjoni

1. Din il-politika hija adattata għall-aċċess mill-Pubbliku Ġenerali.
   
   

15. Ċaħda ta 'responsabbiltà

1. L-OPCC jirriserva d-dritt li jfittex rimedju legali jekk ikun meħtieġ jew jirreferi kwalunkwe komunikazzjoni lill-pulizija.
   
   

Data tal-politika: diċembru 2022
Reviżjoni li jmiss: diċembru 2024