Kabul Edilemez ve Makul Olmayan Şikayet Politikası

1. Giriş

1. Surrey Polis ve Suç Komiseri (Komiser) şikayetleri adil, kapsamlı, tarafsız ve zamanında ele almaya kararlıdır. Genel olarak şikayetler, yerleşik politika ve prosedürler izlenerek tatmin edici bir şekilde çözülebilir. Polis Ofisi ve Suç Komiserliği (OPCC) personeli, tüm şikayetçilerin ihtiyaçlarına sabır ve anlayışla yanıt vermeye ve şikayetlerini çözmeye kararlıdır. Bu, ilgili olduğu durumlarda, herhangi bir şikayetçi için süreci zorlaştırabilecek herhangi bir engelliliğin veya eşitlik mevzuatı kapsamında korunan diğer özelliklerin dikkate alınmasını da içerir. OPCC, insanların bir şikayetin sonucundan memnun olmayabileceklerini ve bu memnuniyetsizliklerini ifade edebileceklerini ve insanların endişe veya sıkıntı zamanlarında karakterlerine aykırı davranabileceklerini kabul etmektedir. Bir kişinin tatmin olmaması veya karakterine aykırı davranması, tek başına temasının kabul edilemez, mantıksız veya mantıksız derecede ısrarcı olarak sınıflandırılmasına yol açmamalıdır.
   
   
2. Bununla birlikte, bir kişinin OPCC ile temasının, o irtibat üzerine kısıtlamalar getirilmesini gerektirecek şekilde olduğu veya hale geldiği zamanlar vardır. Eylemleri ve davranışları, şikayetlerinin uygun şekilde soruşturulmasını engelleyebilir veya Komiserin işlerinin normal şekilde yürütülmesini engelleyebilir. Bu, Komiser açısından şikayetin niteliği/ciddiliğiyle orantısız olan önemli kaynak etkilerine yol açabilir. Ayrıca veya alternatif olarak, eylemleri OPCC personelinin tacizine, alarma geçmesine, sıkıntı yaşamasına veya üzülmesine neden olabilir. Komiser bu tür davranışları 'Kabul Edilemez', 'Mantıksız' ve/veya 'Makul Olmayacak Kadar Kalıcı' olarak tanımlıyor.
   
   
3. Bu politika aynı zamanda şikayet tanımına girmeyen ancak Kabul Edilemez, Makul Olmayan veya Makul Olmayan Derecede Kalıcı tanımını karşılayan telefon, e-posta, posta ve sosyal medya dahil olmak üzere OPCC ile yazışma ve iletişim için de geçerlidir. "Şikâyetçi" kelimesinin kullanıldığı bu politikada, resmi bir şikayette bulunsun veya bulunmasın, OPCC ile temas kuran ve davranışları bu politika kapsamında değerlendirilen herhangi bir kişiyi kapsar.
   
   
4. Bu politika, Komiser ve OPCC personelinin, kabul edilemez, makul olmayan ve makul olmayan derecede ısrarcı şikayetçi davranışlarını açıkça tutarlı ve adil bir şekilde belirlemesine ve ele almasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Komiserin, Komiser Yardımcısının ve OPCC personelinin kendilerinden ne beklendiğini, hangi seçeneklerin mevcut olduğunu ve bu eylemlere kimin yetki verebileceğini açıkça anlamalarına yardımcı olur.
   
   

2. Politikanın Kapsamı

1. Bu politika ve rehberlik aşağıdakilerle ilgili olarak yapılan tüm şikayetler için geçerlidir:
   
   
   • Komiser, Komiser Yardımcısı, OPCC personelinin bir üyesi veya Komiser adına görev yapan bir yüklenici hakkındaki şikayetlere ilişkin hizmet düzeyi veya kalitesi;
   • OPCC personelinin bir üyesinin veya Komiser adına görevlendirilen bir yüklenicinin davranışı;
   • Bağımsız Saklama Ziyaretçilerinin çalışmaları ile ilgili şikayetler;
   • Polis ve Suç Komiseri veya Komiser Yardımcısının davranışlarına ilişkin şikayetler; Ve
   • Surrey Emniyet Müdürü'nün davranışlarına ilişkin şikayetler;
   • ve OPCC ile resmi bir şikayet teşkil etmeyen ancak Kabul Edilemez, Makul Olmayan ve/veya Makul Olmayan Derecede Kalıcı olarak sınıflandırılabilecek herhangi bir temas.
     
     
2. Bu politika, Surrey Polisi memurları veya çalışanları hakkındaki şikayetleri kapsamaz. Surrey Polisi memurlarına veya çalışanlarına karşı yapılan şikayetlerle ilgili tüm konular, böyle bir şikayette bulunan birinin eylem ve davranışları da dahil olmak üzere, Polis Memurlarına karşı davranış şikayetlerini düzenleyen mevzuata, yani Polis Reformu Yasası 2002'ye uygun olarak ele alınacaktır. ve ilgili ikincil mevzuat.
   
   
3. Bu politika, Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası kapsamında bir kişinin bilgi talebinden kaynaklanan şikayetlerini veya herhangi bir eylem ve davranışını kapsamaz. Bu tür konular, Bilgi Komiserliği Ofisi'nin rehberliği dikkate alınarak, Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası 2000 uyarınca duruma göre değerlendirilecektir. Ayrıca bu politika, Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası 2000 kapsamındaki potansiyel olarak rahatsız edici talepler için geçerli değildir.
   
   
4. Bir şikayetin 3 tarihli Polis Reformu Yasası Ek 2002 kapsamında kaydedildiği durumlarda, şikayetçinin şikayetin sonucunun gözden geçirilmesi için başvuruda bulunma hakkı vardır. Bu durumda, “Şikâyet İnceleme Yöneticisi”, OPCC'nin nihai inceleme mektubunu aldıktan sonra memnuniyetsizliğini ifade eden şikayetçiye (OPCC personeline telefonla veya yazılı olarak) ilk yazılı yanıt verecektir. Bu yanıt, polis şikayet prosedüründe yapılacak başka bir işlem olmadığını ve sonuçtan hâlâ memnun olmaması durumunda şikayetçinin kendisine sunulan alternatif yollara ilişkin bağımsız hukuki tavsiye alma hakkına sahip olduğunu bildirecektir. Sonuç olarak, OPCC konuyla ilgili bundan sonraki yazışmalara yanıt vermeyecektir.
   
   

3. Kabul edilemez, mantıksız ve makul olmayan derecede ısrarcı şikayetçi davranışı

1. OPCC bu Politikayı aşağıdaki davranışlara uygulayacaktır:
   
   
   • Kabul edilemez davranış;
   • Makul olmayan davranış ve/veya;
   • Makul Olmayan İstikrarlı Davranış (makul olmayan talepler dahil).
     
     
2. Kabul edilemez davranış:
   
   Şikayetçiler sıklıkla kendilerini OPCC ile iletişime geçmeye veya şikayette bulunmaya yönlendiren travmatik veya üzücü koşullarla karşılaşmış olacaklardır. Öfke veya hayal kırıklığı yaygın bir tepkidir ancak bu duyguların şiddete, tehdit edici veya istismarcı davranışlara yol açması durumunda kabul edilemez hale gelebilir. Öfke ve/veya hayal kırıklığı, OPCC personeline kişisel olarak yöneltildiğinde de kabul edilemez olabilir. OPCC personeli şiddet içeren, tehditkar veya taciz edici davranışlara katlanmamalı veya hoşgörü göstermemelidir; personelin güvenliği ve refahı her zaman korunacaktır.
   
   
3. Bu bağlamda Kabul Edilemez Davranış, şiddet içeren, tehdit edici, saldırgan veya taciz edici olan ve OPCC personeline zarar verme, yaralanma, taciz, alarma veya sıkıntıya neden olma potansiyeli taşıyan herhangi bir davranış veya temas veya OPCC personelini olumsuz yönde etkileyebilecek davranış veya temastır. OPCC personelinin sağlığı ve güvenliği. Kabul Edilemez Davranış tek bir olaya özgü olabilir veya zaman içinde bir davranış modeli oluşturabilir. Bir şikâyet haklı olsa bile şikâyetçinin davranışı yine de Kabul Edilemez Davranış olabilir.
   
   
4. Kabul edilemez davranışlar şunları içerebilir:
   
   
   • Agresif davranış;
   • Sözlü taciz, kabalık, aşağılayıcı, ayrımcı veya küçük düşürücü ifadeler (sözlü veya yazılı);
   • Artan ajitasyon, korkutucu vücut dili veya kişisel alanın işgali;
   • Taciz, korkutma veya tehdit;
   • İnsanlara veya mallara yönelik tehditler veya zararlar;
   • Takip etme (şahsen veya çevrimiçi);
   • Psikolojik manipülasyon ve/veya;
   • Baskıcı veya zorlayıcı davranış.
     
     Bu liste ayrıntılı değil.
     
     
5. Mantıksız davranış:
   
   Makul Olmayan Davranış, personelin işlerini etkili bir şekilde yapma yeteneğini orantısız bir şekilde etkileyen ve birinin iddialı olmasının veya memnuniyetsizliğini ifade etmesinin ötesine geçen herhangi bir davranıştır. Tek bir olaya izole edilebilir veya zaman içinde bir davranış modeli oluşturabilir. Şikayet haklı olsa bile şikayetçinin davranışı yine de Makul Olmayan Davranış olabilir.
   
   
6. Şikayetçiler, aradıkları bilgi miktarı, bekledikleri hizmetin niteliği ve ölçeği veya yaptıkları yaklaşımların sayısı aracılığıyla OPCC'nin hizmetine ilişkin makul olmayan taleplerde bulunabilirler. Neyin makul olmayan davranış veya talep olduğu her zaman davranışı çevreleyen koşullara ve hizmet kullanıcısı tarafından dile getirilen sorunların ciddiyetine bağlı olacaktır. Davranış örnekleri şunları içerir:
   
   
   • Makul olmayan zaman aralıklarında yanıt verilmesini talep etmek;
   • Belirli personel üyeleriyle iş yapmakta veya onlarla konuşmakta ısrar etmek;
   • Personelin değiştirilmesini isteyen;
   • 'Dağınık yaklaşım'ı benimseyen ve çok sayıda personelle sorunları takip eden sürekli telefon görüşmeleri, mektuplar ve e-postalar;
     
     
7. Makul olmayan ısrarcı davranışlar (makul olmayan talepler dahil):
   OPCC, bazı şikayetçilerin OPCC'nin halihazırda sağlanan hizmet seviyesinin ötesinde yardım edemeyeceğini kabul etmeyeceğini veya kabul edemeyeceğini kabul etmektedir. Şikayetçinin davranışı, şikayetinin ele alındığına dair güvence verilmesine veya şikayetinin sonuçlandığı söylenmesine rağmen şikayeti/şikayetleri hakkında aşırı derecede (ve yeni bilgi vermeden) yazmaya, e-posta göndermeye veya telefon etmeye devam etmesi halinde, Makul Olmayan Derecede Kalıcı olarak değerlendirilebilir. 
   
   
8. Makul Olmayan Düzeyde Kalıcı Davranış, personelin zamanı ve kaynakları üzerinde yaratabileceği etki nedeniyle mantıksız kabul edilir ve bu da diğer iş yükü taleplerini yönetme kapasitelerini etkileyebilir.
   
   
9. Makul olmayan derecede ısrarcı davranış örnekleri aşağıdakileri içerir ancak bunlarla sınırlı değildir:
   
   
   • Sorunların halledildiğinden emin olunmasına ve bir güncellemenin ne zaman beklenebileceğine ilişkin makul zaman çizelgeleri verilmiş olmasına rağmen, güncelleme talep etmek için ısrarla aramak, yazmak veya e-posta göndermek;
   • Bilginin açıklanmasına ve açıklığa kavuşturulmasına rağmen OPCC'nin ne yapabileceğine ya da yapamayacağına ilişkin açıklamaları kabul etmenin ısrarla reddedilmesi;
   • Bir şikayetin sonuçlanmasının ardından makul açıklamaları kabul etmeyi reddetmek ve/veya uygun itiraz/inceleme yollarını takip etmemek;
   • Bir davayla ilgili olarak verilen nihai kararı kabul etmeyi reddetmek ve bu kararın geri alınması için defalarca talepte bulunmak;
   • Farklı bir sonuç elde etmeye çalışmak için aynı kuruluştaki farklı kişilerle iletişime geçmek;
   • Şikayeti ele alan kişilerin görevlerini yerine getirme yeteneğini etkileyen temasın hacmi veya süresi (buna aynı gün içerisinde defalarca aramayı da içerebilir);
   • Halihazırda sonuçlandırılmış bir şikayeti yeniden çerçevelemek veya yeniden ifade etmek;
   • Çok sayıda talep olmasına rağmen şikayeti destekleyecek yeni deliller sunulamamasına rağmen şikayette ısrar etmek;
   • Şikayetin uygun yasal yol dışında incelenmesini talep etmek;
   • Önemsiz konuları tekrar tekrar gündeme getirmek.
     
     
10. OPCC personeli ile aşırı temas, aynı gün boyunca ofise gitmek veya şikayet etmek istedikleri sorunları belirtmeden birden fazla uzun e-posta göndermek (aynı konuları tekrarlayan çok sayıda departman veya organla aynı anda iletişim kurmak için dağınık silah yaklaşımını kullanmak). Bir konu veya konu grubuyla ilgili olarak OPCC ile devam eden iletişim, içeriğin kendisi Kabul Edilemez Davranış veya Makul Olmayan Davranış tanımını karşılamasa bile Makul Olmayan Derecede Kalıcı olabilir.
    
    
11. Tekrarlanan makul olmayan taleplerde bulunmak, OPCC'nin, hizmetlerinin ve personelinin zamanı ve kaynakları ile şikayeti kapsamlı bir şekilde ele alma becerisi üzerindeki etkisi nedeniyle, aşağıdakileri yaparak Makul Olmayan Davranış ve/veya Makul Olmayan İstikrarlı Davranış olarak değerlendirilebilir:
    
    
    • Tekrar tekrar makul olmayan bir zaman diliminde yanıt talep etmek veya bunun mümkün veya uygun olmadığı söylenmesine rağmen belirli bir personel üyesiyle konuşmakta ısrar etmek;
    • Kullanılacak uygun yöntem hakkında birden fazla kez bilgi alınmasına rağmen katılım için uygun kanalları takip etmemek;
    • Süreç hakkında bilgi verilmesine ve düzenli güncellemeler alınmasına rağmen şikâyetlerinin nasıl ele alınması gerektiğine ilişkin taleplerde bulunmak;
    • Ulaşılamaz sonuçlarda ısrar etmek;
    • Olağanüstü derecede ilgisiz ayrıntı sağlamak.
    • Hiçbir şeyin olmadığı yerde gereksiz karmaşıklık yaratmak;
    • Belirli bir çözümün doğru olduğunda ısrar etmek;
    • OPCC personeli şikayeti tam olarak değerlendirmeden önce, başlangıçta üst düzey yöneticilerle görüşme talepleri;
    • Kanıtlanabilir bir neden olmadığı sürece, diğer kamu kurumlarına gönderilen e-postaların personelin tekrar tekrar kopyalanması;
    • Ortaya çıkan sorunla ilgilenmek için gereken yeterli bilgiyi sağlamayı reddetmek;
    • Personel hakkında cezai soruşturma yapılması veya personelin işten çıkarılması gibi orantısız sonuçların talep edilmesi;
    • Şikayetin gerekçesiz olarak veya farklı bir personel tarafından yeniden soruşturulmasını talep etmek;
    • OPCC tarafından verilen bir kararı kabul etmeyi reddetmek ve kararın kendi lehlerine olmaması nedeniyle asılsız yolsuzluk iddialarında bulunmak;
    • OPCC'nin yetkilerinin ve görev alanının sınırları hakkındaki açıklamaları kabul etmeyi reddetmek.
      
      Bu listenin kapsamlı olması amaçlanmamıştır.
      
      

4. Komiser bu tür şikayetleri nasıl ele alacak?

1. OPCC'ye sunulan her şikayet kendi esasına göre değerlendirilecektir. Bir şikayetle ilgilenen personelin bir üyesi, şikayetçinin Kabul Edilemez, Makul Olmayan ve/veya Makul Olmayan derecede ısrarcı davranış gösterdiğine inanması durumunda, konuyu değerlendirilmek üzere İcra Kurulu Başkanına havale edecektir.
   
   
2. İcra Kurulu Başkanı konuyu tam olarak ele alacak ve ilgili politikanın/prosedürün doğru bir şekilde takip edilmesini ve şikayetin her unsurunun (varsa) uygun şekilde ele alınmasını sağlayacaktır. Ayrıca orijinal şikayetten önemli ölçüde farklı olan yeni sorunların ortaya çıkıp çıkmadığını da kontrol edecekler.
   
   
3. Davanın koşullarını değerlendiren İcra Kurulu Başkanı, şikayetçinin davranışının Kabul Edilemez, Makul Olmayan ve/veya Makul Olmayan Derecede Kalıcı olduğu ve dolayısıyla bu politikanın geçerli olduğu görüşüne varabilir. İcra Kurulu Başkanının bu görüşe varması halinde konu Komiser'e havale edilecektir.
   
   
4. Şikayetçinin davranışını Kabul Edilemez, Makul Olmayan ve/veya Makul Olmayan Derecede Kalıcı olarak ele alma ve hangi eylemin gerçekleştirileceğine karar verme kararı, İcra Kurulu Başkanı ile istişarede bulunduktan sonra, davanın tüm koşulları dikkate alınarak Komiser tarafından verilecektir.
   
   
5. İcra Kurulu Başkanı, Komiserin kararının ve bunun nedenlerinin yazılı olarak kaydedilmesini sağlayacaktır.
   
   

5. Kabul edilemez, makul olmayan ve makul olmayan derecede ısrarcı şikâyet davranışında yapılabilecek işlemler

1. Şikayetçinin davranışının Kabul Edilemez, Makul Olmayan ve/veya Makul Olmayan Derecede Kalıcı olarak değerlendirilmesi kararıyla ilgili olarak alınan herhangi bir eylem, koşullarla orantılı olmalıdır ve hangi eylemin gerçekleştirileceğine karar verecek olan kişi, İcra Kurulu Başkanı ile istişarede bulunduktan sonra Komiserin sorumluluğunda olacaktır. Gerçekleştirilen eylem şunlardan oluşabilir (ve bu kapsamlı bir liste değildir):
   
   
   • Şikâyetçiyi şahsen veya sanal ortamda yüz yüze yapılacak bir toplantıya davet ederek arabuluculuğun kullanılması. OPCC çalışanlarından en az ikisi şikayet sahibi ile görüşecektir ve şikayetçiye eşlik edebilecektir.
   • Şikayeti ilgili politika/prosedür kapsamında sürdürmeye devam etmek ve şikayetçiye OPCC içerisinde, yapılan tüm temasların kaydını tutacak bir irtibat noktası sağlamak.
   • Şikayetçiye uyulması gereken davranış şartlarını yazılı olarak yayınlamak ve şikayetin devam eden soruşturmasının şarta bağlı olacağı beklenen karşılıklı sorumlulukları belirlemek.
     
     
2. Yukarıdaki paragraf 5.1(c) uyarınca şikayet sahibine yazı yazılması kararı alınırsa, bir iletişim stratejisinin derhal uygulanmasını haklı çıkaracak koşullar bulunmadığı sürece, OPCC şikayet sahibine aşağıdaki şekilde yazacaktır:
   
   
   • İlk olarak, Komiserin şikayetçinin davranışının Kabul Edilemez, Mantıksız ve/veya Makul olmayan derecede ısrarcı olduğunu tespit ettiğini belirten ve bu kararın temelini açıklayan bir ilk uyarı mektubu. Bu ilk uyarı mektubu aynı zamanda şikayetçinin OPCC ile herhangi bir sonraki iletişimine ilişkin beklentilerin yanı sıra OPCC'nin sorumluluklarını da (örneğin, OPCC'nin şikayetçiyle iletişim kuracağı veya şikayetçiyle hangi sıklıkta bilgi paylaşacağı) ortaya koyacaktır;
   • İkinci olarak, şikayetçinin ilk uyarı mektubunun şartlarına uymaması durumunda, ilk uyarı mektubuna uyulmadığını belirten ve şikayetçiye belirlenen beklentilere uymamaya devam etmesi gerektiğini bildiren son bir uyarı mektubu. İlk uyarı mektubunda OPCC resmi bir temas stratejisi uygulayacaktır; Ve
   • Üçüncüsü, şikayetçinin ilk ve son uyarı mektubunun şartlarına uymaması durumunda OPCC, şikayetçinin OPCC ile iletişime geçebilmesi için sınırlı bir temel oluşturacak ve sınırlı bir uyarı mektubu belirleyecek resmi bir iletişim stratejisi uygulayacaktır. OPCC'nin şikayet sahibiyle iletişime geçeceği esas (bunu yapma sıklığı ve şekli dahil) - bu politikanın 9. ve 10. bölümleri iletişim stratejileri için geçerlidir.
     
     
3. Bir ilk uyarı mektubu, son uyarı mektubu ve/veya iletişim stratejisi (bu politikanın 9. ve 10. bölümlerine tabi olarak) aşağıdakilerden herhangi birini veya herhangi bir kombinasyonunu sağlayabilir:
   
   
   • Şikayetçiye, şikayet prosedürünü tükettiğini ve dile getirilen hususlara eklenecek başka bir şey olmadığını bildirin;
   • Onlara Komiser ile daha fazla temas kurmanın hiçbir yararlı amaca hizmet etmeyeceğini açıklayın;
   • Şikayetle ilgili olarak şikayetçiyle şahsen, telefonla, mektupla veya e-posta yoluyla teması reddetmek;
   • Şikayetçiye, daha sonraki yazışmaların okunacağını, ancak kararı etkileyecek yeni bir bilgi içermemesi durumunda bunun kabul edilmeyeceğini ve dosyaya konulacağını bildirin;
   • İletişimi, önceden belirlenmiş tek bir iletişim aracıyla sınırlandırın (örneğin, tek bir posta kutusuna veya tek bir posta adresine yazılı olarak);
   • Herhangi bir toplantı veya telefon görüşmesi için zaman sınırları belirleyin;
   • Tüm iletişimin kendisi aracılığıyla kurulması gereken bir üçüncü taraf belirleyin; ve/veya
   • Komiserin davanın şartlarına göre gerekli ve orantılı olduğunu düşündüğü diğer adımları veya tedbirleri belirtin.
     
     Kabul Edilemez, Makul Olmayan veya Makul Olmayan Derecede Kalıcı davranışın devam etmesi halinde, Komiser, hukuki tavsiye alınırken şikayetçiyle tüm iletişimi askıya alma hakkını saklı tutar.
     
     

6. Komiserle ilgili makul olmayan şikayetler

Surrey Polis ve Suç Paneli, Komiser aleyhindeki şikayetlerin ilk ele alınmasını yönetmek için OPCC İcra Kurulu Başkanına devredilen yetkiyi sağlar.

Bu sürecin ayrıntıları ve Heyet tarafından uygulanan şikayet prosedürü şu adreste bulunabilir: Surrey İlçe Konseyi web sitesi. Süreç ayrıca OPCC İcra Kurulu Başkanının bir şikayeti kaydetmeyi nasıl reddedebileceğini de ortaya koyuyor.

7. Kabul edilemez, mantıksız ve makul olmayan derecede ısrarcı davrandığı düşünülen kişilerle gelecekte yapılacak işlemler

Bir kişi geçmişte kabul edilemez, mantıksız veya makul olmayan derecede ısrarcı bir şekilde takip edilen şikayetlerde bulunmuş olsa bile, bu kişiden gelecek herhangi bir şikayetin veya temasın da kabul edilemez veya mantıksız olacağı varsayılmamalıdır. Ayrı bir konuyla ilgili yeni bir şikayet alınırsa, OPCC personelinin refahının korunmasını sağlarken, bu şikayet kendi şartlarına göre ele alınmalıdır.

8. Endişeyi dile getiren iletişim

1. OPCC, bazıları fiziksel veya zihinsel olarak savunmasız olanlar da dahil olmak üzere halkın binlerce üyesiyle temasa geçen bir kuruluştur. OPCC personelinin özen yükümlülüğü vardır ve 2014 Bakım Yasası gereklilikleri uyarınca her türlü istismar veya ihmal belirtisini/riskini tespit edebilir ve bildirebilir.
2. Bu, bireyin fiziksel ve/veya zihinsel sağlığına ilişkin endişeler uyandıran, zarar belirtisi bulunan temasları da kapsar. OPCC personelinin bir üyesi, güvenlik endişelerini dile getiren bir temas alırsa, ayrıntıları Surrey Polisine iletecek ve güvenlikle ilgili endişelerini dile getirmelerini isteyecektir.
3. Benzer şekilde, şiddet içeren, saldırgan veya taciz edici nitelikte olduğu düşünülen veya OPCC personelinin güvenliğini ve refahını tehdit ettiği düşünülen herhangi bir temas veya davranış, Surrey Polisine rapor edilecek ve uygun durumlarda yasal işlem başlatılabilecektir. OPCC, hizmet kullanıcısına bu eylemle ilgili önceden uyarıda bulunmayabilir.
4. Şüpheli suç olaylarının rapor edildiği ve OPCC personelinin suç perspektifinden şüphesini artıran olaylarla ilgili iletişim bilgileri de Surrey Polisine bildirilecektir. OPCC, hizmet kullanıcısına bu eylemle ilgili önceden uyarıda bulunmayabilir.
   
   

9. İletişim Stratejisi

1. OPCC, şikâyetçinin işini veya refahını olumsuz etkileyen Kabul Edilemez, Makul Olmayan veya Makul Olmayan Derecede Kalıcı davranışlar sergilemeye devam etmesi halinde, şikayetçi ile ilgili olarak kendi başına veya Surrey Polis Mesleki Standartlar Departmanı (PSD) ile birlikte bir iletişim stratejisi geliştirebilir ve uygulayabilir. kadro.
   
   Aşağıdaki amaçlarla iletişim stratejileri uygulamaya konulacaktır:
   • Şikayetçinin şikayetlerinin/bilgi taleplerinin hızlı ve doğru bir şekilde ele alınmasını sağlamak;
   • Personel refahını koruyun;
   • Bireyle ilgilenirken kamu bütçesindeki orantısız maliyeti sınırlandırın;
   • OPCC'nin iş yükünü etkili bir şekilde işleyebilmesini ve yönetebilmesini sağlayın;
   • Surrey Polisi PSD ile ortak bir planın her iki örgütle her türlü teması etkili bir şekilde yönetmesini sağlayın.
2. Bir iletişim stratejisi her şikayetçiye özel olacak ve uygun ve orantılı kalmasını sağlamak için vaka bazında uygulanacaktır. Aşağıdaki liste kapsamlı değildir; ancak strateji şunları içerebilir:
   • Şikayetçinin yalnızca belirli bir iletişim noktasıyla iletişim kurmasını sağlamak - uygun olduğu durumlarda;
   • Telefon görüşmelerine ve kişisel temaslara zaman sınırları koymak (örneğin, herhangi bir haftanın belirli bir sabahı/öğleden sonra yapılan bir arama);
   • İletişimi tek bir iletişim yöntemiyle sınırlamak.
   • OPCC'nin şikayetçiyle yalnızca iki haftada bir/ayda veya başka bir temelde iletişime geçeceğini teyit ederek;
   • Yazışmaları okumak ve dosyalamak, ancak yalnızca şikayetçinin mevcut 'canlı' bir şikayetin OPCC tarafından değerlendirilmesiyle ilgili yeni bilgiler sağlaması veya büyük ölçüde yeni bir şikayette bulunması durumunda bunu kabul etmek veya yanıtlamak;
   • Herhangi bir bilgi talebinin, Bilgi Edinme Özgürlüğü veya Konu Erişim Talebi gibi resmi bir süreç aracılığıyla gönderilmesinin gerekli kılınması, aksi takdirde bu tür bilgi taleplerine yanıt verilmeyecektir;
   • Uygun ve orantılı görülen diğer herhangi bir eylemi gerçekleştirerek, örneğin aşırı durumlarda, OPCC telefon numaralarını veya e-posta adreslerini engellemeyi seçebilir;
   • Telefon görüşmelerini kaydedin veya izleyin;
   • Kapatılmış bir davanın veya dava kararının yeniden açılması yönündeki talepleri dikkate almayı reddedin.
3. Herhangi bir işlem yapılmadan önce şikayet sahibine böyle bir iletişim stratejisinin uygulanmasının nedenleri hakkında bilgi verilecektir. İletişim stratejisi kendilerine yazılı olarak sunulacaktır (buna e-posta da dahildir). Ancak, makul olmayan davranışlar nedeniyle OPCC personelinin güvenliği veya refahının tehdit altında olduğu durumlarda, şikayetçi, eylemin yapıldığına dair önceden uyarı alamayabilir.
4. Bir iletişim stratejisi, strateji şartlarının uygun olup olmadığını veya değişiklik gerektirip gerektirmediğini ve iletişim stratejisinin hala gerekli olup olmadığını değerlendirmek üzere İcra Kurulu Başkanı ve Şikayet Başkanı tarafından 6 aylık aralıklarla gözden geçirilecektir. Stratejinin artık gerekli olmadığına karar verildiğinde, bu durum kaydedilecek ve şikayetçinin daha sonraki iletişimleri halktan gelen iletişim/şikayetlere ilişkin normal süreç kapsamında ele alınacaktır (her zaman kuralların yeniden uygulanmasına tabidir). Bu politikada belirtilen süreç).
   
   

10. Kişi erişimini kısıtlama

1. Bir yönetici, İcra Kurulu Başkanı'ndan iletişimi kısıtlamak için yetki talep edebilir. Ancak İcra Kurulu Başkanı, Komiser ile istişarede bulunarak, herhangi bir işlem yapılmadan önce aşağıdaki kriterlerin dikkate alındığından emin olmalıdır:
   • Konunun – ister şikayet / vaka / sorgu / talep olsun – uygun şekilde değerlendirilip ele alınmakta veya ele alınmakta olduğunu;
   • Soruşturma sonucunda davaya ilişkin olarak varılan her karar doğru karardır;
   • Şikayet sahibi ile iletişim yeterli düzeydedir ve hizmet kullanıcısı, davanın değerlendirilmesini etkileyebilecek herhangi bir önemli yeni bilgi sağlamamaktadır;
   • Yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırmak ve sorunları bir çözüme taşımak için şikayet sahibi nezdinde tüm makul çaba gösterilmiştir;
   • Şikayetçinin OPCC'ye erişiminin reddedilmemesini sağlamak için her türlü özel erişim gereksinimi ve uygun çözümler değerlendirilmiştir;
   • Şikayetçinin Vatandaş Danışma Bürosu gibi uygun bir ağ geçidi kuruluşuyla temasa geçirilmesi düşünüldü veya şikayetçiden hukuki tavsiye alması istendi.
     
2. Şikayetçinin kabul edilemez davranışlar sergilemeye devam etmesi durumunda OPCC teması kısıtlama hakkını kullanacaktır. Bununla birlikte, şikayetçilere her zaman hangi eylemi ve nedenini gerçekleştirdiğini söyleyecektir. Onlara gelecekteki teması yönetmenin nedenlerini açıklayan, sınırlı temas düzenlemelerini açıklayan ve ilgiliyse bu kısıtlamaların ne kadar süre yürürlükte kalacağını açıklayan bir yazı (veya erişilebilir alternatif bir format) yazacaktır.
   
3. Şikayetçilere ayrıca OPCC'nin dahili şikayet prosedürü aracılığıyla temasın kısıtlanması kararına nasıl itiraz edebilecekleri anlatılacak. Talepleri değerlendirildikten sonra şikayet sahiplerine yazılı olarak kısıtlı iletişim düzenlemelerinin hala geçerli olduğu veya farklı bir eylem planı üzerinde anlaşmaya varıldığı bildirilecektir.
   
4. Eğer OPCC bu kategorideki bir kişiyi tedavi etmeye devam etmeye karar verirse ve altı ay sonra hala şikayetini araştırıyorsa, bir inceleme yapacak ve kısıtlamaların devam edip etmeyeceğine karar verecek. Şikayetçinin daha kabul edilebilir bir yaklaşım sergilemesi halinde, şikayetçinin temasını kısıtlama kararı yeniden değerlendirilebilir.
   
5. Şikayetçinin davasının kapanması ve bu konuda OPCC ile iletişimde ısrar etmesi durumunda OPCC, şikayetçiyle iletişimi kesmeye karar verebilir. Bu gibi durumlarda, OPCC tüm yazışmaları kaydetmeye ve okumaya devam edecek, ancak alınan karar üzerinde etkisi olan yeni bir kanıt olmadığı sürece, herhangi bir bildirimde bulunmadan bunları dosyaya koyacaktır.
   
6. Bir kısıtlama getirilmişse ve şikâyetçi bu koşulları ihlal ederse, personelin uygun şekilde görüşme yapmama veya taleplere yanıt vermeme hakkı vardır.
   
   
7. Makul olmayan derecede ısrarcı ve kabul edilemez şikayetçi politikası kapsamına giren kişilerden gelen yeni şikayetler, her yeni şikayetin esasına göre ele alınacaktır. Şikayetçilerin şikayet dışı konularla ilgili olarak polisle iletişime geçmesinin engellenmemesi veya belirsiz veya eksik iletişim düzenlemeleri nedeniyle bu konuda kararsız bırakılmaması gerektiği açıkça belirtilmelidir.
   
   
8. Bu politikayı uygularken OPCC:
   
   
   • Her türlü şikayetin düzgün ve etkili bir şekilde ele alınmasını sağlamak için, ısrarcı şikayetçilerin etkili bir şekilde yönetilmesine ilişkin yasal veya düzenleyici gerekliliklere ve ilgili tavsiyelere uymak;
   • Kalıcı ve sinir bozucu şikayetçilerin yönetilmesine yönelik OPCC'nin politika ve prosedürlerine ilişkin net bilgi ve rehberlik sağlayın;
   • Bu tür konulardan alınan derslerin, OPCC'nin etkinliğine yönelik uygulama ve prosedürlerin geliştirilmesine bilgi sağlamak amacıyla dikkate alınmasını ve değerlendirilmesini sağlayın;
   • Açık ve duyarlı bir şikayet sistemini teşvik edin;
   • Uygulanacak her türlü kısıtlama uygun ve orantılı olacaktır.
     
     

11. Bu Politikanın diğer politika ve prosedürlerle bağlantısı

1. OPCC personelinin bir üyesinin kendisini güvende hissetmediği veya bir hizmet kullanıcısı tarafından haksız muameleye maruz kaldığı durumlarda, yönetici hizmet kullanıcı iletişimi, sağlık ve güvenlik, işte saygınlık, işte çeşitlilik politikaları ve OPCC eşitlik prosedürleri de geçerli olacaktır.
   
   
2. Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası (Bölüm 14) can sıkıcı ve tekrarlanan bilgi taleplerini kapsar ve Yasanın 14. bölümüne bu politikayla birlikte atıfta bulunulmalıdır. Kanun, OPCC'ye, talebin rahatsız edici olduğu veya gereksiz yere tekrarlandığı gerekçesiyle kamu üyelerine bilgi vermeyi reddetme hakkı vermektedir. OPCC, kişisel verilerin saklanması ve saklanması konusunda Veri Koruma Yasasında belirtilen sorumluluklarına uyacaktır.
   
   

12. İnsan hakları ve eşitlik

1. OPCC, bu politikayı uygularken, şikayetçilerin, polis hizmetlerinin diğer kullanıcılarının ve polis teşkilatının diğer kullanıcılarının insan haklarını korumak amacıyla, eylemlerinin 1998 İnsan Hakları Kanunu ve bu Kanunda yer alan Sözleşme Haklarının gerekliliklerine uygun olmasını sağlayacaktır. Surrey Polis ve Suç Komiserliği Ofisi. 
   
   
2. Bu politikayı uygularken, OPCC, OPCC'nin 2010 Eşitlik Yasası kapsamındaki yükümlülüklerinin gereken şekilde dikkate alınmasını sağlayacak ve şikayetçinin OPCC ile kabul edilebilir bir şekilde iletişim kurmasına izin verecek makul düzenlemelerin yapılıp yapılamayacağını değerlendirecektir.
   
   

13. GDPR Değerlendirmesi

1. OPCC, kişisel bilgileri yalnızca OPCC GDPR Politikası, Gizlilik Beyanı ve Saklama Politikası uyarınca uygun olduğu durumlarda iletecek, tutacak veya tutacaktır.
   
   

14. Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası 2000

1. Bu politika Genel Kamuoyunun erişimine uygundur.
   
   

15. feragat

1. OPCC, gerekirse yasal yollara başvurma veya herhangi bir bildirimi polise bildirme hakkını saklı tutar.
   
   

Poliçe tarihi: Aralık 2022
Sonraki inceleme: Aralık 2024