Politie- en misdaadcommissaris voor Surrey - Besluitvormingsverslag
Titel van het rapport: Building the Future Project – Voortgang naar RIBA fase 3
Besluit nummer: 018/2021
Auteur en functie: Kelvin Menon - OPCC penningmeester
Beschermende markering: OFFICIËLE
Samenvatting
Na voltooiing van RIBA fase 2 om toestemming te geven om £ 3 miljoen vrij te maken voor het project om door te gaan naar RIBA fase 3
Achtergrond
Het Building the Future-project bestaat uit de bouw van een nieuw hoofdkantoor in Leatherhead in combinatie met de verkoop van een aantal andere locaties.
Tijdens de Building the Future Board Meeting kreeg de PCC te horen dat RIBA fase 2 met succes was afgerond. RIBA stage 2 is gerelateerd aan Concept Design en bestaat uit:
- Het voorbereiden van het architectonisch concept vereist onder meer afstemming met kostenplannen en ruimtelijke strategieën
- Opstellen van een ontwerpprogramma
- Vooraanmeldingsgesprekken met planners
- Opstellen van een gedetailleerd kostenplan en bewijs van business case
RIBA Fase 3 bestaat uit meer gedetailleerd architectonisch en ontwerpwerk dat leidt tot de indiening van een bouwaanvraag. De kosten van dit werk worden geschat op ongeveer £ 3 miljoen en zijn in lijn met de algemene verwachtingen.
De financiële businesscase die aan het einde van RIBA-fase 2 is opgesteld, geeft aan dat er verder moet worden gewerkt om ervoor te zorgen dat het project binnen de oorspronkelijke parameters kan worden opgeleverd. Dit houdt in het bijzonder nauwlettend toezicht in op risico's, onvoorziene gebeurtenissen en variaties op het project. Er is een "Gateway Review" uitgevoerd door de "Infrastructure and Projects Authority" (IPA) – onderdeel van de Schatkist. Een van de aanbevelingen die het deed, was dat het financiële model onafhankelijk moet worden gevalideerd voordat naar de volgende fase wordt overgegaan.
Aanbeveling:
Op advies van de Building the Future Board gehouden op 19th Maart 2021 wordt de PCC verzocht toestemming te geven voor de vrijgave van £ 3 miljoen aan kapitaal om het project in staat te stellen door te gaan naar RIBA-fase 3. Dit is afhankelijk van een validatie van het financiële model zoals aanbevolen door de IPA-inspectie
Goedkeuring van politie- en misdaadcommissaris
Ik keur de aanbeveling(en) goed:
Handtekening: David Munro (kopie met natte handtekening in OPCC)
Datum: 22/03/2021
Alle besluiten moeten worden toegevoegd aan het beschikkingenregister.
Aandachtsgebieden
overleg
Geen
Financiële gevolgen
Deze overgang naar RIBA fase 3 zou kunnen resulteren in een toename van de verzonken kosten van het project dat niet doorgaat. Bovendien kan de oplevering van het project binnen historische financiële parameters een uitdaging zijn
Juridisch
Geen
Risico's
Het risico bestaat dat het project niet kan worden opgeleverd, waardoor zowel verzonken kosten als operationele uitdagingen ontstaan
Gelijkheid en diversiteit
Geen.
Risico's voor mensenrechten
Geen