Vastuvõetamatute ja põhjendamatute kaebuste eeskirjad

1. Sissejuhatus

1. Surrey politsei- ja kriminaalvolinik (volinik) on pühendunud kaebustega õiglaselt, põhjalikult, erapooletult ja õigeaegselt käsitlemisele. Üldiselt saab kaebusi rahuldavalt lahendada kehtestatud poliitikat ja protseduure järgides. Politsei- ja kriminaalvoliniku büroo (OPCC) töötajad on võtnud kohustuse vastata kannatlikult ja mõistvalt kõigi kaebajate vajadustele ning püüda nende kaebusi lahendada. See hõlmab vajaduse korral puude või muu võrdõiguslikkust käsitlevate õigusaktide alusel kaitstud omaduse arvessevõtmist, mis võib protsessi iga konkreetse kaebuse esitaja jaoks keerulisemaks muuta. OPCC tunnistab, et inimesed võivad olla kaebuse tulemusega rahulolematud ja võivad seda rahulolematust väljendada ning et inimesed võivad ärevuse või ängistuse ajal käituda oma iseloomult. Ainuüksi tõsiasi, et inimene on rahulolematu või käitub ebaloomulikult, ei tohiks iseenesest viia selleni, et tema kontakti liigitatakse vastuvõetamatuks, ebamõistlikuks või ebamõistlikult püsivaks.
   
   
2. Siiski on aegu, mil inimese kontakt OPCC-ga on või muutub selliseks, mis nõuab sellele kontaktile piiranguid. Nende tegevus ja käitumine võivad takistada nende kaebuse nõuetekohast uurimist või voliniku tavapärast äritegevust. See võib voliniku jaoks kaasa tuua märkimisväärseid ressursse, mis ei ole proportsionaalsed kaebuse olemuse/tõsusega. Lisaks või alternatiivina võivad nende tegevused põhjustada OPCC töötajate ahistamist, häiret, stressi või ärritust. Volinik määratleb sellise käitumise kui „vastuvõetamatu”, „mõistusevastane” ja/või „põhjendamatult püsiv”.
   
   
3. See poliitika kehtib ka kirjavahetusele ja kontaktile OPCC-ga, sealhulgas telefoni, e-posti, posti ja sotsiaalmeedia kaudu, mis ei kuulu kaebuse definitsiooni alla, kuid mis vastab definitsioonile vastuvõetamatu, ebamõistlik või ebamõistlikult püsiv. Selles poliitikas, kus kasutatakse sõna "kaebuse esitaja", hõlmab see kõiki isikuid, kes on võtnud ühendust OPCC-ga ja kelle käitumist selle poliitika alusel kaalutakse, olenemata sellest, kas nad on esitanud ametliku kaebuse või mitte.
   
   
4. Selle poliitika eesmärk on aidata volinikul ja OPCC töötajatel tuvastada vastuvõetamatu, ebamõistlik ja ebamõistlikult püsiv kaebuse esitaja käitumine ning käsitleda seda järjepidevalt ja õiglaselt. See aitab volinikul, mis tahes asevolinikul ja OPCC töötajatel selgelt mõista, mida neilt oodatakse, millised võimalused on saadaval ja kes saab neid toiminguid lubada.
   
   

2. Poliitika ulatus

1. Need eeskirjad ja juhised kehtivad mis tahes kaebusele, mis on esitatud seoses:
   
   
   • Teenuse tase või kvaliteet seoses kaebustega, mis on esitatud voliniku, asevoliniku, OPCC töötaja või voliniku nimel tööle võetud töövõtja kohta;
   • OPCC töötaja või voliniku nimel palgatud töövõtja käitumine;
   • Kaebused seoses sõltumatute eestkostekülastajate tööga;
   • Kaebused politsei- ja kriminaalkomissari või komissari asetäitja käitumise kohta; ja
   • Kaebused Surrey peakonstaabli käitumise kohta;
   • samuti igasugune kontakt OPCC-ga, mis ei kujuta endast ametlikku kaebust, kuid mida võib liigitada vastuvõetamatuks, ebamõistlikuks ja/või ebamõistlikult püsivaks.
     
     
2. See poliitika ei hõlma kaebusi Surrey politsei ametnike või töötajate kohta. Kõiki Surrey politsei ametnike või töötajate vastu esitatud kaebustega seotud küsimusi, sealhulgas kaebuse esitanud isiku tegevusi ja käitumist käsitletakse vastavalt politseiametnike vastu suunatud käitumiskaebusi reguleerivatele õigusaktidele, nimelt 2002. aasta politseireformi seadusele. ja mis tahes sellega seotud teisesed õigusaktid.
   
   
3. See poliitika ei hõlma kaebusi ega kellegi tegevust ja käitumist, mis tulenevad teabevabaduse seadusest tulenevast teabenõudest. Selliseid küsimusi käsitletakse igal üksikjuhul eraldi vastavalt 2000. aasta teabevabaduse seadusele, võttes arvesse teabevolinike büroo juhiseid. Lisaks ei kehti see poliitika 2000. aasta teabevabaduse seaduse alusel potentsiaalselt häirivate taotluste suhtes.
   
   
4. Kui kaebus on registreeritud 3. aasta politseireformi seaduse 2002. lisa alusel, on kaebuse esitajal õigus taotleda kaebuse tulemuste läbivaatamist. Sel juhul annab "Kaebuste läbivaatamise juht" esialgse kirjaliku vastuse kaebuse esitajale, kes väljendab rahulolematust (kas telefoni teel OPCC töötajatele või kirjalikult) pärast OPCC lõpliku läbivaatamise kirja saamist. See vastus annab teada, et politsei kaebuste esitamise menetluses ei ole vaja edasisi meetmeid võtta ja kui kaebuse esitajal ei ole ikka veel tulemust rahul, on tal õigus otsida sõltumatut õigusnõu alternatiivsete võimaluste kohta. Sellest tulenevalt ei vasta OPCC edasisele selleteemalisele kirjavahetusele.
   
   

3. Lubamatu, ebamõistlik ja põhjendamatult püsiv kaebaja käitumine

1. OPCC rakendab seda poliitikat käitumisele, mis on:
   
   
   • Lubamatu käitumine;
   • Ebamõistlik käitumine ja/või;
   • Põhjendamatult püsiv käitumine (kaasa arvatud põhjendamatud nõudmised).
     
     
2. Lubamatu käitumine:
   
   Kaebuse esitajad on sageli kogenud traumeerivaid või ängistavaid asjaolusid, mis sunnivad neid OPCC-ga ühendust võtma või kaebust esitama. Viha või pettumus on tavaline reaktsioon, kuid see võib muutuda vastuvõetamatuks, kui need emotsioonid põhjustavad vägivaldset, ähvardavat või kuritahtlikku käitumist. Viha ja/või pettumus võib samuti olla vastuvõetamatu, kui see on suunatud OPCC töötajatele isiklikult. OPCC töötajad ei tohiks taluda ega taluda vägivaldset, ähvardavat või kuritahtlikku käitumist ning töötajate turvalisus ja heaolu on alati kaitstud.
   
   
3. Selles kontekstis on vastuvõetamatu käitumine igasugune käitumine või kontakt, mis on vägivaldne, ähvardav, agressiivne või kuritahtlik ja mis võib OPCC töötajatele kahju, vigastusi, ahistamist, häiret või stressi tekitada, või käitumine või kontakt, mis võib OPCC töötajatele negatiivselt mõjutada. OPCC töötajate tervis ja ohutus. Vastuvõetamatu käitumine võib olla seotud üksikjuhtumiga või aja jooksul kujundada käitumismustri. Isegi kui kaebus on põhjendatud, võib kaebuse esitaja käitumine siiski olla vastuvõetamatu.
   
   
4. Vastuvõetamatu käitumine võib hõlmata järgmist:
   
   
   • Agressiivne käitumine;
   • Suuline kuritarvitamine, ebaviisakus, halvustavad, diskrimineerivad või laimavad märkused (suulised või kirjalikud);
   • Suurenev agitatsioon, hirmutav kehakeel või isikliku ruumi tungimine;
   • Ahistamine, hirmutamine või ähvardused;
   • Ohud või kahju inimestele või varale;
   • jälitamine (isiklikult või võrgus);
   • Psühholoogiline manipuleerimine ja/või;
   • Rõhuv või sundiv käitumine.
     
     See loetelu ei ole ammendav.
     
     
5. Ebamõistlik käitumine:
   
   Ebamõistlik käitumine on igasugune käitumine, mis mõjutab ebaproportsionaalselt töötajate võimet oma tööd tõhusalt teha ja läheb kaugemale sellest, kui keegi on enesekindel või väljendab oma rahulolematust. See võib olla isoleeritud ühe juhtumiga või moodustada aja jooksul käitumismustri. Isegi kui kaebus on põhjendatud, võib kaebuse esitaja käitumine siiski olla ebamõistlik käitumine.
   
   
6. Kaebuse esitajad võivad oma teenusele esitada OPCC hinnangul põhjendamatuid nõudmisi otsitava teabe hulga, oodatud teenuse laadi ja ulatuse või lähenemiste arvu kaudu. See, mis on ebamõistlik käitumine või nõudmine, sõltub alati käitumisega seotud asjaoludest ja teenuse kasutaja tõstatatud probleemide tõsidusest. Käitumise näited on järgmised:
   
   
   • Vastuste nõudmine ebamõistliku aja jooksul;
   • nõudmine teatud töötajatega suhtlemist või nendega rääkimist;
   • Soovib töötajate väljavahetamist;
   • Pidevad telefonikõned, kirjad ja e-kirjad, mis kasutavad "hajutava lähenemisviisi" ja probleemide lahendamist paljude töötajatega;
     
     
7. Põhjendamatult püsiv käitumine (kaasa arvatud põhjendamatud nõudmised):
   OPCC tunnistab, et mõned kaebuse esitajad ei nõustu või ei saa nõustuda sellega, et OPCC ei suuda abistada juba pakutud teenuse tasemest kõrgemal. Kaebuse esitaja käitumist võib pidada põhjendamatult püsivaks, kui ta jätkab oma kaebuse(te) üle liigselt kirjutamist, e-kirjade saatmist või helistamist (ja uut teavet esitamata), hoolimata sellest, et talle on kindel, et tema kaebust käsitletakse või kui kaebus on lõpetatud. 
   
   
8. Põhjendamatult püsivat käitumist peetakse ebamõistlikuks, kuna sellel võib olla mõju töötajate ajale ja ressurssidele, mis omakorda võib mõjutada nende suutlikkust hallata muid töökoormuse nõudeid.
   
   
9. Põhjendamatult püsiva käitumise näited hõlmavad, kuid ei ole nendega piiratud:
   
   
   • Pidevalt helistamine, kirjutamine või e-kirjade saatmine värskenduste nõudmiseks, hoolimata sellest, et asjad on käes ja neile on antud mõistlik ajakava, millal värskendust oodata võib;
   • Püsiv keeldumine vastu võtmast selgitusi selle kohta, mida OPCC saab või ei saa teha, hoolimata teabe selgitamisest ja selgitamisest;
   • keeldumine mõistlike selgituste vastuvõtmisest pärast kaebuse lõppu ja/või asjakohaste edasikaebamise/ülevaatamise viiside järgimata jätmine;
   • keeldumine aktsepteerimast juhtumiga seoses tehtud lõplikku otsust ja korduv taotlus selle otsuse tühistamiseks;
   • Ühenduse võtmine samas organisatsioonis erinevate inimestega, et püüda saavutada erinev tulemus;
   • ühenduste maht või kestus, mis mõjutab kaebuste menetlejate võimet täita oma ülesandeid (see võib hõlmata mitu korda korduvalt helistamist samal päeval);
   • juba lõpetatud kaebuse ümberkujundamine või ümbersõnastamine;
   • jätkab kaebust vaatamata sellele, et ta ei esitanud pärast arvukaid taotlusi selle toetuseks uusi tõendeid;
   • nõuda kaebuse läbivaatamist väljaspool selleks sobivat seadusandlikku võimalust;
   • Korduvalt triviaalsetest asjadest probleemi tegemine.
     
     
10. Liigne kontakt OPCC töötajatega, sama päeva jooksul kontoris viibimine või mitme pika e-kirja saatmine, täpsustamata probleeme, mille kohta nad soovivad kaebust esitada (kasutades laialivalguvat lähenemisviisi, et võtta samaaegselt ühendust paljude osakondade või asutustega, kes kordavad samu asju). Jätkuv kontakt OPCC-ga seoses küsimuse või küsimuste rühmaga võib olla ebamõistlikult püsiv isegi siis, kui sisu ise ei vasta vastuvõetamatu käitumise või ebamõistliku käitumise määratlusele.
    
    
11. Korduvate põhjendamatute nõudmiste esitamist võib pidada ebamõistlikuks ja/või ebamõistlikult püsivaks käitumiseks, kuna see mõjutab OPCC, selle teenistuste ja töötajate aega ja ressursse ning võimet kaebust põhjalikult käsitleda:
    
    
    • Korduv vastuste nõudmine ebamõistliku aja jooksul või konkreetse töötajaga rääkimise nõudmine, hoolimata sellest, et talle on öeldud, et see ei ole võimalik või asjakohane;
    • ei järgi sobivaid kaasamiskanaleid, hoolimata sellest, et on saanud rohkem kui korra teavet sobiva meetodi kohta;
    • Nõude esitamine selle kohta, kuidas nende kaebusi tuleks käsitleda, vaatamata sellele, et neile on protsessist teavitatud ja korrapäraste värskenduste saamine;
    • Jõuamatute tulemuste nõudmine;
    • Pakkudes erakordselt ebaolulisi detaile.
    • tarbetu keerukuse tekitamine seal, kus seda pole;
    • Nõudes, et konkreetne lahendus on õige;
    • nõuab, et räägitaks kohe alguses kõrgemate juhtidega, enne kui OPCC töötaja on kaebust täielikult kaalunud;
    • töötajate korduv kopeerimine teistele avalik-õiguslikele asutustele saadetavatesse meilidesse, kui selleks puudub tõendatav põhjus;
    • Keeldumine tõstatatava probleemi lahendamiseks vajaliku piisava teabe andmisest;
    • Ebaproportsionaalsete tulemuste nõudmine, nagu töötajate kriminaaluurimine või töötajate vallandamine;
    • kaebuse kordusuurimise nõudmine ilma põhjuseta või mõne teise töötaja poolt;
    • OPCC otsust aktsepteerimast keeldumine ja alusetute korruptsioonisüüdistuste esitamine, kuna otsus ei olnud nende kasuks;
    • Keeldumine vastu võtmast selgitusi OPCC volituste ja volituste piiride kohta.
      
      See loetelu ei ole ammendav.
      
      

4. Kuidas volinik selliste kaebustega tegeleb

1. Iga OPCC-le esitatud kaebust hinnatakse eraldi. Kui kaebusega tegelev töötaja usub, et kaebuse esitaja on käitunud vastuvõetamatult, ebamõistlikult ja/või ebamõistlikult püsivalt, saadab ta asja arutamiseks tegevjuhile.
   
   
2. Tegevjuht kaalub asja põhjalikult ja tagab, et asjakohast poliitikat/menetlust on õigesti järgitud ning kaebuse iga elementi (kui see on asjakohane) on asjakohaselt käsitletud. Samuti kontrollivad nad, kas tõstatatakse uusi probleeme, mis erinevad oluliselt esialgsest kaebusest
   
   
3. Juhtumi asjaolusid arvesse võttes võib tegevjuht jõuda seisukohale, et kaebuse esitaja käitumine on vastuvõetamatu, ebamõistlik ja/või ebamõistlikult püsiv ning seetõttu kehtib see poliitika. Kui tegevjuht sellisele seisukohale jõuab, suunatakse asi volinikule.
   
   
4. Otsuse käsitleda kaebuse esitaja käitumist vastuvõetamatuna, ebamõistlikult ja/või ebamõistlikult püsivana ning otsustada, milliseid meetmeid tuleb võtta, teeb volinik, võttes arvesse kõiki juhtumi asjaolusid, pärast konsulteerimist tegevjuhiga.
   
   
5. Tegevjuht tagab voliniku otsuse ja selle põhjuste kirjaliku protokollimise.
   
   

5. Toimingud, mida võidakse võtta vastuvõetamatu, ebamõistliku ja ebamõistlikult püsiva kaebuskäitumise korral

1. Kõik meetmed, mis on võetud seoses otsusega käsitleda kaebuse esitaja käitumist vastuvõetamatuna, ebamõistlikult ja/või ebamõistlikult püsivana, peaksid olema asjaoludega proportsionaalsed ja volinik otsustab pärast tegevjuhiga konsulteerimist, milliseid meetmeid võtta. Võetud meetmed võivad sisaldada (ja see ei ole ammendav loetelu):
   
   
   • Vahenduse kasutamine, kutsudes kaebuse esitaja isiklikule või virtuaalsele kohtumisele. Vähemalt kaks OPCC töötajat kohtuvad kaebuse esitajaga ja kaebuse esitaja võib kaasas olla.
   • Kaebuse menetlemise jätkamine vastava poliitika/menetluse alusel ja kaebuse esitajale ühe kontaktpunkti loomine OPCC-s, kes peab kõigi tehtud kontaktide kohta arvestust.
   • Kaebuse esitajale kirjalik väljastamine käitumistingimustest, millest tuleb kinni pidada, ning eeldatavate vastastikuste kohustuste määratlemine, millest sõltub kaebuse uurimise jätkamine.
     
     
2. Kui otsustatakse kaebuse esitajale kirjutada vastavalt ülaltoodud punkti 5.1 punktile c, välja arvatud juhul, kui esinevad asjaolud, mis õigustavad kontaktstrateegia viivitamatut kehtestamist, kirjutab OPCC kaebuse esitajale järgmiselt:
   
   
   • Esiteks esialgne hoiatuskiri, milles märgitakse, et volinik on pidanud kaebuse esitaja käitumist vastuvõetamatuks, ebamõistlikuks ja/või ebamõistlikult püsivaks, ning selgitades selle otsuse aluseid. Selles esialgses hoiatuskirjas kirjeldatakse ka ootusi kaebuse esitaja edasisele kontaktile OPCC-ga, samuti OPCC mis tahes kohustusi (näiteks sagedus, millega OPCC kaebuse esitajaga ühendust võtab või temaga teavet ajakohastab);
   • Teiseks, kui kaebuse esitaja ei ole täitnud esialgse hoiatuskirja tingimusi, siis viimane hoiatuskiri, milles märgitakse, et esialgset hoiatuskirja ei ole täidetud, ja teavitatakse kaebuse esitajat, et juhul, kui kaebuse esitaja ei järgi jätkuvalt seatud ootusi. esialgses hoiatuskirjas rakendab OPCC ametlikku kontaktistrateegiat; ja
   • Kolmandaks, kui kaebuse esitaja ei ole täitnud esialgse ega viimase hoiatuskirja tingimusi, rakendab OPCC ametlikku kontaktistrateegiat, milles sätestatakse piiratud alused, mille alusel kaebuse esitaja võib OPCC-ga ühendust võtta, ja piiratud alustel, mille alusel OPCC kaebuse esitajale kontakti tagastab (sealhulgas selle tegemise sagedus ja viis) – kontaktstrateegiate suhtes kohaldatakse käesoleva poliitika jaotisi 9 ja 10.
     
     
3. Esialgne hoiatuskiri, viimane hoiatuskiri ja/või kontaktistrateegia (vastavalt käesoleva poliitika jaotistele 9 ja 10) võivad olla järgmised:
   
   
   • Teatage kaebuse esitajale, et nad on kaebuse esitamise menetluse ammendanud ja tõstatatud punktidele pole enam midagi lisada;
   • Selgitage neile, et edasine suhtlemine volinikuga ei too kasu;
   • keelduda kaebusega seoses kontaktist kaebuse esitajaga isiklikult, telefoni teel, kirja või e-posti teel;
   • Teatage kaebuse esitajale, et kirjavahetust loetakse edasi, kuid kui see ei sisalda otsust mõjutavat värsket teavet, siis seda ei tunnustata, vaid see lisatakse toimikusse;
   • Piirata kontakti üheainsa ettenähtud sidevahendiga (nt kirjalikult ühe postkasti või ühe postiaadressiga);
   • Määrake koosolekutele või telefonikõnedele tähtajad;
   • Määrake kolmas osapool, kelle kaudu tuleb kogu kontakt luua; ja/või
   • Märkige kõik muud sammud või meetmed, mida volinik peab juhtumi asjaolusid arvestades vajalikuks ja proportsionaalseks.
     
     Kui vastuvõetamatu, põhjendamatu või ebamõistlikult järjekindel käitumine jätkub, jätab volinik endale õiguse peatada igasugune kontakt kaebuse esitajaga, kuni taotletakse õigusnõu.
     
     

6. Põhjendamatud kaebused voliniku suhtes

Surrey politsei- ja kuritegevuse paneel annab OPCC tegevjuhile volitused hallata voliniku vastu suunatud kaebuste esialgset käsitlemist.

Selle protsessi ja vaekogu järgitud kaebuste esitamise korra üksikasjad leiate aadressilt Surrey maakonnanõukogu veebisait. Protsess määrab ka, kuidas OPCC tegevjuht võib keelduda kaebuse registreerimisest.

7. Edasine suhtlemine isikutega, kes on käitunud vastuvõetamatult, ebamõistlikult ja ebamõistlikult visalt

Kuigi üksikisik on esitanud kaebusi, mida on minevikus esitanud vastuvõetamatult, ebamõistlikult või ebamõistlikult visalt, ei tohi eeldada, et ka tema tulevased kaebused või kontaktid on vastuvõetamatud või ebamõistlikud. Kui laekub uus kaebus eraldi asja kohta, tuleb seda käsitleda eraldi, tagades samal ajal OPCC töötajate heaolu kaitsmise.

8. Muret tekitav kontakt

1. OPCC on organisatsioon, mis puutub kokku tuhandete inimestega, sealhulgas mõnedega, kes võivad olla füüsiliselt või vaimselt haavatavad. OPCC töötajatel on hoolsuskohustus ning nad võivad 2014. aasta hooldusseaduse nõuete kohaselt tuvastada ja teatada mis tahes kuritarvitamise või hooletussejätmise tunnustest/ohust.
2. See laieneb kontaktidele, mis tekitavad muret inimese füüsilise ja/või vaimse heaolu pärast, kui on viiteid kahjule. Kui OPCC töötaja saab kontakti, mis tõstatab kaitseprobleeme, edastab ta üksikasjad Surrey politseile ja palub neil tõstatada ohutusega seotud mure.
3. Sarnaselt teavitatakse Surrey politseid igast kontaktist või käitumisest, mida peetakse vägivaldseks, agressiivseks või ahistavaks või kui see ohustab OPCC töötajate turvalisust ja heaolu, ning vajaduse korral võidakse võtta õiguslikke meetmeid. OPCC ei tohi teenusekasutajat selle toimingu eest eelnevalt hoiatada.
4. Surrey politseile teatatakse ka kontaktidest, kus teatatakse kahtlustatavatest kuritegudest ja juhtumitest, mis tekitavad OPCC töötajates kuritegevuse kahtlust. OPCC ei tohi teenusekasutajat selle toimingu eest eelnevalt hoiatada.
   
   

9. Kontaktstrateegia

1. OPCC võib iseseisvalt või koos Surrey politsei kutsestandardite osakonnaga (PSD) välja töötada ja rakendada kaebuse esitaja suhtes kontaktistrateegiat, kui ta jätkab vastuvõetamatut, ebamõistlikku või ebamõistlikult püsivat käitumist, mis mõjutab negatiivselt kaebuse esitaja tööd või heaolu. töötajad.
   
   Võetakse kasutusele kontaktstrateegiad:
   • Tagada, et kaebuse esitaja kaebusi/teabetaotlusi käsitletakse kiiresti ja täpselt;
   • Kaitsta töötajate heaolu;
   • Piirata üksikisikuga suheldes riigi rahakotile tekkivaid ebaproportsionaalseid kulusid;
   • Tagada, et OPCC saab toimida ja oma töökoormust tõhusalt juhtida;
   • Tagada, et Surrey politseiga ühine plaan haldab tõhusalt kontakte mõlema organisatsiooniga.
2. Kontaktstrateegia on iga kaebuse esitaja jaoks ainulaadne ja seda rakendatakse igal üksikjuhul eraldi, et tagada selle sobivus ja proportsionaalsus. Järgmine loetelu ei ole ammendav; strateegia võib siiski hõlmata:
   • Kaebuse esitaja suhtlemise korraldamine ainult ühe konkreetse kontaktpunktiga – kui see on asjakohane;
   • Telefonivestlustele ja isiklikele kontaktidele ajapiirangu seadmine (näiteks üks kõne mis tahes nädala ühel kindlaksmääratud hommikul/pärastlõunal);
   • Suhtlemise piiramine ühe kontaktimeetodiga.
   • kinnitades, et OPCC võtab kaebuse esitajaga ühendust ainult kaks korda nädalas/kuus või muul alusel;
   • Kirjavahetuse lugemine ja esitamine, kuid selle tunnustamine või sellele vastamine ainult juhul, kui kaebuse esitaja esitab uut teavet, mis on asjakohane praeguse "reaalajas" kaebuse läbivaatamiseks OPCC poolt või esitab sisuliselt uue kaebuse;
   • nõudmine, et kõik teabenõuded tuleb esitada ametliku protsessi kaudu, näiteks teabevabaduse või subjekti juurdepääsu taotluse kaudu, vastasel juhul sellistele teabenõuetele ei vastata;
   • Võttes muid asjakohaseks ja proportsionaalseks peetavaid meetmeid, näiteks äärmuslikel juhtudel, võib OPCC blokeerida telefoninumbrid või e-posti aadressid;
   • Telefonikõnede salvestamine või jälgimine;
   • Keelduge lõpetatud kohtuasja või kohtuotsuse taasavamise nõuete kaalumisest.
3. Enne mis tahes meetmete võtmist teavitatakse kaebuse esitajat sellise kontaktistrateegia rakendamise põhjustest. Kontaktstrateegia esitatakse neile kirjalikult (sealhulgas e-posti teel). Kui aga OPCC töötajate ohutus või heaolu on ebamõistliku käitumise tõttu ohus, ei pruugita kaebuse esitajat meetmete võtmise kohta eelnevalt hoiatada.
4. Tegevjuht ja kaebuste osakonna juhataja vaatavad kontaktstrateegia iga 6-kuulise intervalliga üle, et kaaluda, kas strateegia tingimused on endiselt asjakohased või vajavad muutmist, ning kaaluda, kas kontaktstrateegia on endiselt vajalik. Kui tehakse otsus, et strateegiat ei ole enam vaja, registreeritakse see fakt ja kaebuse esitaja edasist kontakti võib käsitleda tavapärase üldsuse kontaktide/kaebuste menetlemise raames (sellel alati, et kaebuse esitaja uuesti taotletakse). selles poliitikas sätestatud protsess).
   
   

10. Kontaktide juurdepääsu piiramine

1. Juht võib taotleda tegevjuhilt luba kontakti piiramiseks. Siiski peaks tegevjuht volinikuga konsulteerides veenduma, et enne mis tahes meetmete võtmist on arvesse võetud järgmisi kriteeriume:
   • Asja – olgu selleks kaebus/juhtum/päring/taotlus – arutatakse või on käsitletud ja käsitletud nõuetekohaselt;
   • Iga juhtumiga seotud otsus, mis tehakse uurimise tulemusel, on õige;
   • Suhtlemine kaebuse esitajaga on olnud piisav ja teenuse kasutaja ei anna olulist uut teavet, mis võiks mõjutada juhtumi käsitlemist;
   • Kaebuse esitajaga on tehtud kõik mõistlikud jõupingutused arusaamatuste hajutamiseks ja asjade lahendamiseks;
   • Kaalutud on kõiki konkreetseid juurdepääsunõudeid ja asjakohaseid lahendusi tagamaks, et kaebuse esitajale ei jäeta juurdepääsu OPCC-le;
   • Kaalutud on võtta kaebuse esitaja ühendust sobiva lüüsiorganisatsiooniga, näiteks Citizens Advice Bureau'ga – või kaebuse esitajal on soovitatud pöörduda õigusabi poole.
     
2. Kui kaebuse esitaja jätkab vastuvõetamatut käitumist, kasutab OPCC oma õigust kontakte piirata. Siiski teatab ta kaebuse esitajatele alati, milliseid meetmeid ta võtab ja miks. Ta kirjutab neile (või mõnes muus juurdepääsetavas vormingus), selgitades tulevase kontakti haldamise põhjuseid, kirjeldades piiratud kontaktikorraldusi ja vajaduse korral selgitades, kui kaua need piirangud kehtivad.
   
3. Kaebajatele antakse ka teada, kuidas nad saavad vaidlustada kontakti piiramise otsuse OPCC sisemise kaebuste menetlemise kaudu. Pärast taotluse läbivaatamist teavitatakse kaebuse esitajaid kirjalikult sellest, et piiratud kontaktikord kehtib endiselt või on kokku lepitud teistsuguses tegevuses.
   
4. Kui OPCC otsustab sellesse kategooriasse kuuluva isiku ravi jätkata ja uurib endiselt tema kaebust kuus kuud hiljem, vaatab ta läbi ja otsustab, kas piirangud jätkuvad. Kaebuse esitaja kontakti piiramise otsust võidakse uuesti läbi vaadata, kui kaebuse esitaja näitab vastuvõetavamat lähenemist.
   
5. Kui kaebuse esitaja juhtum on lõpetatud ja ta jätkab selles küsimuses OPCCga suhtlemist, võib OPCC otsustada kontakti selle kaebuse esitajaga lõpetada. Sellistel juhtudel jätkab OPCC kogu kirjavahetuse logimist ja lugemist, kuid kui ei ole uusi tõendeid, mis mõjutavad tehtud otsust, lisab ta need lihtsalt toimikusse ilma kinnituseta.
   
6. Kui piirang on kehtestatud ja kaebuse esitaja rikub selle tingimusi, on töötajatel õigus mitte osaleda vestluses ega vastata taotlustele.
   
   
7. Kõiki uusi kaebusi inimestelt, kes on sattunud põhjendamatult püsiva ja vastuvõetamatu kaebuse esitaja poliitika alla, käsitletakse iga uue kaebuse sisuliselt. Tuleb selgitada, et kaebuse esitajatel ei tohiks olla takistusi kaebusega mitteseotud küsimustes politsei poole pöördumast ega jääda selles ebaselgeks või puudulikuks kontaktikorralduseks.
   
   
8. Selle poliitika rakendamisel teeb OPCC järgmist:
   
   
   • Järgima seadusandlikke või regulatiivseid nõudeid ja nendega seotud nõuandeid püsivate kaebuste esitajate tõhusaks haldamiseks, et tagada kõigi kaebuste nõuetekohane ja tõhus käsitlemine;
   • anda selget teavet ja juhiseid OPCC poliitikate ja protseduuride kohta püsivate ja kiuslike kaebuste esitajate haldamiseks;
   • Tagada, et sellistest küsimustest saadud õppetunde võetakse arvesse ja hinnatakse, et saada teavet OPCC tõhususe praktika ja protseduuride väljatöötamiseks;
   • Edendada avatud ja reageerimisvõimelist kaebuste süsteemi;
   • Kõik kehtestatud piirangud on asjakohased ja proportsionaalsed.
     
     

11. Kuidas see poliitika on seotud teiste poliitikate ja protseduuridega

1. Olukordades, kus OPCC töötaja tunneb end ebaturvaliselt või teenusekasutaja poolt ebaõiglaselt kohelduna, kehtivad ka juhtiva teenusekasutaja kontakti, tervise ja ohutuse, väärikuse, töö mitmekesisuse poliitika ja OPCC võrdõiguslikkuse protseduurid.
   
   
2. Teabevabaduse seadus (paragrahv 14) hõlmab pahatahtlikke ja korduvaid teabenõudeid ning selle poliitikaga seoses tuleks viidata seaduse paragrahvile 14. Seadus annab OPCC-le õiguse keelduda teabe andmisest avalikkusele põhjusel, et taotlus on pahatahtlik või tarbetult korratud. OPCC järgib isikuandmete säilitamise ja säilitamise osas andmekaitseseaduses sätestatud kohustusi.
   
   

12. Inimõigused ja võrdsus

1. Selle poliitika elluviimisel tagab OPCC, et tema tegevus on kooskõlas 1998. aasta inimõiguste seaduse ja selles sisalduva konventsiooni õiguste nõuetega, et kaitsta kaebuse esitajate, teiste politseiteenuste kasutajate ja politseiasutuste inimõigusi. Surrey politsei- ja kriminaalkomissari büroo. 
   
   
2. Selle poliitika rakendamisel tagab OPCC 2010. aasta võrdõiguslikkuse seadusest tulenevate OPCC kohustuste täieliku arvestamise ja kaalub, kas on võimalik teha mõistlikke muudatusi, et kaebuse esitaja saaks OPCC-ga vastuvõetaval viisil suhelda.
   
   

13. GDPR-i hinnang

1. OPCC edastab, hoiab või säilitab isikuandmeid ainult siis, kui see on kohane vastavalt OPCC GDPR poliitikale, privaatsusavaldusele ja säilitamispoliitikale.
   
   

14. 2000. aasta teabevabaduse seadus

1. See poliitika sobib üldsusele juurdepääsuks.
   
   

15. Disclaimer

1. OPCC jätab endale õiguse taotleda vajadusel õiguskaitset või suunata mis tahes teatised politseile.
   
   

Poliisi kuupäev: detsember 2022
Järgmine arvustus: detsember 2024