Onaanvaarbare en onredelike klagtebeleid

1. Inleiding

1. Die Polisie- en Misdaadkommissaris vir Surrey (die Kommissaris) is daartoe verbind om klagtes regverdig, deeglik, onpartydig en betyds te hanteer. Oor die algemeen kan klagtes bevredigend opgelos word volgens gevestigde beleide en prosedures. Die kantoor van die polisie en misdaadkommissaris (OPCC) se personeel is daartoe verbind om met geduld en begrip op die behoeftes van alle klaers te reageer en om hul klagtes op te los. Dit sluit in, waar relevant, die oorweging van enige gestremdheid of ander beskermde eienskap kragtens gelykheidswetgewing wat die proses vir enige spesifieke klaer moeiliker kan maak. Die OPCC erken dat mense dalk ontevrede kan wees met die uitkoms van 'n klag en daardie ontevredenheid kan uitspreek, en dat mense uit karakter kan optree in tye van angs of benoudheid. Die eenvoudige feit dat 'n persoon ontevrede is of uit karakter optree, moet nie op sigself daartoe lei dat hul kontak as onaanvaarbaar, onredelik of onredelik aanhoudend gekategoriseer word nie.
   
   
2. Daar is egter tye wanneer 'n persoon se kontak met die OPCC sodanig is of word dat beperkings op daardie kontak geplaas word. Hul optrede en gedrag kan die behoorlike ondersoek van hul klagte belemmer of kan die normale bedryf van die Kommissaris se besigheid belemmer. Dit kan lei tot beduidende hulpbronimplikasies vir die Kommissaris wat buite verhouding is met die aard/erns van die klagte. Verder, of in die alternatief, kan hul optrede teistering, alarm, benoudheid of ontsteltenis vir OPCC-personeel veroorsaak. Die Kommissaris definieer sulke gedrag as 'Onaanvaarbaar', 'Onredelik' en/of 'Onredelik aanhoudend'.
   
   
3. Hierdie beleid is ook van toepassing op korrespondensie en kontak met die OPCC, insluitend per telefoon, e-pos, pos en sosiale media, wat nie binne die definisie van klagte val nie, maar wat voldoen aan die definisie van Onaanvaarbaar, Onredelik of Onredelik Aanhoudend. In hierdie beleid, waar die woord "klaer" gebruik word, sluit dit enige persoon in wat kontak gemaak het met die OPCC en wie se optrede ingevolge hierdie beleid oorweeg word, ongeag of hulle 'n formele klag ingedien het of nie.
   
   
4. Hierdie beleid is ontwerp om die Kommissaris en OPCC-personeel te help om onaanvaarbare, onredelike en onredelik aanhoudende klaergedrag op 'n bewysbaar konsekwente en regverdige manier te identifiseer en te hanteer. Dit help die Kommissaris, enige Adjunkkommissaris en OPCC-personeel om duidelik te verstaan ​​wat van hulle verwag word, watter opsies beskikbaar is en wie hierdie aksies kan magtig.
   
   

2. Bestek van die Beleid

1. Hierdie beleid en riglyne is van toepassing op enige klagte wat gemaak word met betrekking tot:
   
   
   • Die vlak of kwaliteit van diens ten opsigte van klagtes oor die Kommissaris, die Adjunkkommissaris, 'n lid van die OPCC-personeel of 'n kontrakteur wat namens die Kommissaris aangestel is;
   • Die optrede van 'n lid van die OPCC-personeel of van 'n kontrakteur wat namens die Kommissaris aangestel is;
   • Klagtes met betrekking tot die werk van die Onafhanklike Bewaringsbesoekers;
   • Klagtes oor die optrede van die Polisie- en Misdaadkommissaris of Adjunkkommissaris; en
   • Klagtes oor die gedrag van die hoofkonstabel van Surrey;
   • asook enige kontak met die OPCC wat nie 'n formele klag uitmaak nie, maar wat as Onaanvaarbaar, Onredelik en/of Onredelik Aanhoudend gekategoriseer kan word.
     
     
2. Hierdie beleid dek nie klagtes oor beamptes of werknemers van Surrey Polisie nie. Alle aangeleenthede wat verband hou met klagtes wat teen beamptes of werknemers van Surrey Polisie gemaak word, insluitend enige optrede en gedrag deur iemand wat so 'n klagte ingedien het, sal hanteer word in ooreenstemming met die wetgewing wat gedragsklagtes teen Polisiebeamptes beheer, naamlik die Polisiehervormingswet 2002 en enige gepaardgaande sekondêre wetgewing.
   
   
3. Hierdie beleid dek nie klagtes of enige optrede en gedrag deur iemand wat voortspruit uit 'n versoek om inligting kragtens die Wet op Vryheid van Inligting nie. Sulke aangeleenthede sal op 'n geval-tot-geval basis oorweeg word in ooreenstemming met die Wet op Vryheid van Inligting 2000, met inagneming van die Inligtingskommissarisse Kantoor se leiding. Boonop is hierdie beleid nie van toepassing op potensieel lastige versoeke kragtens die Wet op Vryheid van Inligting 2000 nie.
   
   
4. Waar 'n klagte aangeteken is ingevolge Bylae 3 van die Polisiehervormingswet 2002, het die klaer die reg om aansoek te doen vir 'n hersiening van die uitkoms van die klag. In hierdie geval sal “Die Klagtes Hersieningsbestuurder” 'n aanvanklike skriftelike antwoord verskaf aan 'n klaer wat ontevredenheid uitspreek (óf oor die telefoon aan OPCC-personeel of skriftelik) nadat hy die OPCC se finale hersieningsbrief ontvang het. Hierdie antwoord sal aandui dat daar geen verdere stappe is om in die polisieklagteprosedure te neem nie en dat, indien hy steeds ontevrede is met die uitslag, die klaer geregtig is om onafhanklike regsadvies in te win oor alternatiewe weë wat vir hulle beskikbaar mag wees. Gevolglik sal die OPCC nie op enige verdere korrespondensie oor die aangeleentheid reageer nie.
   
   

3. Onaanvaarbare, onredelike en onredelik aanhoudende klaergedrag

1. Die OPCC sal hierdie beleid toepas op gedrag wat:
   
   
   • Onaanvaarbare gedrag;
   • Onredelike gedrag en/of;
   • Onredelike aanhoudende gedrag (insluitend onredelike eise).
     
     
2. Onaanvaarbare gedrag:
   
   Klaers sal dikwels traumatiese of ontstellende omstandighede ervaar het wat daartoe lei dat hulle die OPCC kontak of 'n klag moet indien. Woede of frustrasie is 'n algemene reaksie, maar dit kan onaanvaarbaar word as hierdie emosies lei tot gewelddadige, dreigende of beledigende gedrag. Woede en/of frustrasie kan ook onaanvaarbaar wees waar dit persoonlik op OPCC-personeel gerig word. OPCC-personeel moet nie gewelddadige, dreigende of beledigende gedrag verduur of duld nie en die veiligheid en welstand van personeel sal altyd beskerm word.
   
   
3. In hierdie konteks is onaanvaarbare gedrag enige gedrag of kontak wat gewelddadig, dreigend, aggressief of beledigend is en wat die potensiaal het om skade, besering, teistering, alarm of nood aan OPCC-personeel te veroorsaak, of gedrag of kontak wat 'n negatiewe impak op die gesondheid en veiligheid van OPCC-personeel. Onaanvaarbare gedrag kan geïsoleer word tot 'n enkele insident of 'n gedragspatroon vorm oor tyd. Selfs al het 'n klag meriete, kan 'n klaer se gedrag steeds onaanvaarbare gedrag wees.
   
   
4. Onaanvaarbare gedrag kan die volgende insluit:
   
   
   • Aggressiewe gedrag;
   • Verbale mishandeling, onbeskoftheid, neerhalende, diskriminerende of lasterlike opmerkings (mondeling of skriftelik);
   • Toenemende beroering, intimiderende lyftaal of indringing van persoonlike ruimte;
   • Teistering, intimidasie of dreigemente;
   • Bedreigings of skade aan mense of eiendom;
   • Bekruip (persoonlik of aanlyn);
   • Sielkundige manipulasie en/of;
   • Onderdrukkende of dwingende gedrag.
     
     Hierdie lys is nie volledig nie.
     
     
5. Onredelike gedrag:
   
   Onredelike gedrag is enige gedrag wat 'n buitensporige impak het op die vermoë van personeel om hul werk effektief te doen en verder gaan as iemand wat selfgeldend is of hul ontevredenheid uitspreek. Dit kan geïsoleer word tot 'n enkele insident of 'n gedragspatroon met verloop van tyd vorm. Selfs al het 'n klag meriete, kan 'n klaer se gedrag steeds Onredelike Gedrag wees.
   
   
6. Klaers kan wat die OPCC beskou as onredelike eise aan sy diens stel deur die hoeveelheid inligting wat hulle soek, die aard en omvang van diens wat hulle verwag of die aantal benaderings wat hulle maak. Wat op onredelike gedrag of eise neerkom, sal altyd afhang van die omstandighede rondom die gedrag en die erns van die kwessies wat deur die diensgebruiker geopper word. Voorbeelde van gedrag sluit in:
   
   
   • Eisende antwoorde binne onredelike tydskale;
   • Aandring op die hantering van of praat met bepaalde personeellede;
   • Soek om personeel te vervang;
   • Deurlopende telefoonoproepe, briewe en e-posse wat 'n 'strooigeweerbenadering' volg en probleme met talle personeel aanpak;
     
     
7. Onredelike aanhoudende gedrag (insluitend onredelike eise):
   Die OPCC erken dat sommige klaers nie sal of kan aanvaar dat die OPCC nie in staat is om te help bo 'n vlak van diens wat reeds gelewer is nie. ’n Klaer se gedrag kan as onredelik aanhoudend beskou word as hulle voortgaan om buitensporig (en sonder om nuwe inligting te verskaf) te skryf, e-pos of telefonies oor hul klagte(s) te skryf, ten spyte daarvan dat hulle verseker is dat hul klagte hanteer word of ingelig word dat hul klagte afgehandel is. 
   
   
8. Onredelik aanhoudende gedrag word as onredelik beskou as gevolg van die impak wat dit op personeel se tyd en hulpbronne kan hê, wat weer 'n impak kan hê op hul vermoë om ander werkladingseise te bestuur.
   
   
9. Voorbeelde van onredelik aanhoudende gedrag sluit in, maar is nie beperk nie tot:
   
   
   • Aanhoudend bel, skryf of e-pos om opdaterings te eis, ondanks die versekering dat sake op hande is en dat redelike tydskale gegee is vir wanneer 'n opdatering verwag kan word;
   • Volgehoue ​​weiering om verduidelikings te aanvaar wat verband hou met wat die OPCC kan of nie kan doen nie ten spyte daarvan dat inligting verduidelik en uitgeklaar is;
   • Weiering om redelike verduidelikings te aanvaar na die afhandeling van 'n klagte, en/of versuim om toepaslike appèl-/hersieningsroetes te volg;
   • Weiering om 'n finale besluit wat met betrekking tot 'n saak geneem is te aanvaar en herhaalde versoeke te rig om daardie besluit om te keer;
   • Kontak verskillende mense in dieselfde organisasie om 'n ander uitkoms te probeer verseker;
   • Die volume of duur van kontak wat 'n impak het op die vermoë van klagtehanteerders om hul funksies uit te voer (dit kan insluit om verskeie kere herhaaldelik op dieselfde dag te bel);
   • Her – omraam of her – bewoording van 'n klag wat reeds afgehandel is;
   • Volhard met die klagte ten spyte van versuim om enige nuwe bewyse te verskaf om dit te ondersteun na talle versoeke om dit te doen;
   • Om 'n hersiening van die klagte te eis buite die toepaslike wetgewende manier om dit te doen;
   • Maak herhaaldelik 'n kwessie van onbenullige sake.
     
     
10. Oormatige kontak met OPCC-personeel, die bywoning van die kantoor gedurende dieselfde dag, of die stuur van veelvuldige lang e-posse sonder om die kwessies te spesifiseer waaroor hulle wil kla (gebruik die strooigeweerbenadering om gelyktydig talle departemente of liggame te kontak wat dieselfde sake herhaal). Voortgesette kontak met die OPCC met betrekking tot 'n saak of groep sake kan onredelik aanhoudend wees, selfs waar die inhoud nie self aan die definisie van Onaanvaarbare Gedrag of Onredelike Gedrag voldoen nie.
    
    
11. Om herhaalde onredelike eise te stel, kan as onredelike gedrag en/of onredelike aanhoudende gedrag beskou word vanweë die impak daarvan op die tyd en hulpbronne van die OPCC, sy dienste en personeel, en op die vermoë om die klagte deeglik te hanteer deur:
    
    
    • Herhaaldelike antwoorde binne 'n onredelike tydskaal te eis of daarop aan te dring om met 'n bepaalde personeellid te praat, ten spyte daarvan dat hulle meegedeel is dat dit nie moontlik of gepas is nie;
    • Nie toepaslike kanale vir betrokkenheid volg nie, ten spyte van die ontvangs van inligting meer as een keer oor die toepaslike metode om te gebruik;
    • Om eise uit te reik oor hoe hul klagte hanteer moet word, ten spyte daarvan dat hulle van die proses ingelig is en gereelde opdaterings ontvang;
    • Aandring op onbereikbare uitkomste;
    • Die verskaffing van 'n buitengewone mate van irrelevante detail.
    • Die skep van onnodige kompleksiteit waar daar geen is nie;
    • Aandring dat 'n bepaalde oplossing die korrekte een is;
    • Eis om aan die begin met senior bestuurders te praat, voordat die OPCC-personeellid die klagte volledig oorweeg het;
    • Herhaaldelike kopiëring van personeel in e-posse wat na ander openbare liggame gestuur word waar daar geen aantoonbare rede is om dit te doen nie;
    • Weiering om voldoende inligting te verskaf wat nodig is om die kwessie wat geopper word te hanteer;
    • Om buitensporige uitkomste te eis soos kriminele ondersoeke na personeel of personeelafdanking;
    • Om 'n herondersoek na die klagte te eis, sonder rede of deur 'n ander personeellid;
    • Weier om 'n besluit wat deur die OPCC geneem is te aanvaar en die aanbieding van ongegronde bewerings van korrupsie omdat die besluit nie in hul guns was nie;
    • Weier om verduidelikings oor die grense van die magte en bevoegdhede van die OPCC te aanvaar.
      
      Hierdie lys is nie bedoel om volledig te wees nie.
      
      

4. Hoe die Kommissaris sulke klagtes sal hanteer

1. Elke klagte wat by die OPCC ingedien word, sal op sy eie meriete beoordeel word. Waar 'n personeellid wat 'n klagte hanteer, meen dat 'n klaer onaanvaarbare, onredelike en/of onredelike aanhoudende gedrag getoon het, moet hulle die aangeleentheid na die Hoof Uitvoerende Beampte verwys vir oorweging.
   
   
2. Die Uitvoerende Hoof sal die aangeleentheid volledig oorweeg en verseker dat die betrokke beleid/prosedure korrek gevolg is en dat elke element van die klagte (waar van toepassing) toepaslik aangespreek is. Hulle sal ook kyk of enige nuwe kwessies geopper word wat aansienlik verskil van die oorspronklike klagte
   
   
3. Na oorweging van die omstandighede van die saak, kan die Uitvoerende Hoof tot die mening kom dat die gedrag van die klaer Onaanvaarbaar, Onredelik en/of Onredelik Aanhoudend is en daarom dat hierdie beleid van toepassing is. Indien die Uitvoerende Hoof wel tot daardie mening kom, sal die aangeleentheid na die Kommissaris verwys word.
   
   
4. Die besluit om 'n klaer se gedrag as onaanvaarbaar, onredelik en/of onredelik aanhoudend te hanteer en om te bepaal watter stappe gedoen moet word, sal deur die Kommissaris geneem word met inagneming van al die omstandighede van die saak, na oorleg met die Hoof Uitvoerende Beampte.
   
   
5. Die Uitvoerende Hoof sal verseker dat 'n skriftelike rekord van die Kommissaris se besluit en die redes daarvoor gemaak word.
   
   

5. Optrede wat geneem mag word in onaanvaarbare, onredelike en onredelik aanhoudende klagtegedrag

1. Enige aksie wat geneem word met betrekking tot die besluit om 'n klaer se gedrag as onaanvaarbaar, onredelik en/of onredelik aanhoudend te hanteer, moet in verhouding wees tot die omstandighede en dit sal vir die Kommissaris wees, na oorleg met die Hoof Uitvoerende Beampte, wat besluit watter stappe om te neem. Die aksie wat geneem is, kan bestaan ​​uit (en dit is nie 'n volledige lys):
   
   
   • Gebruik van bemiddeling deur die klaer uit te nooi na 'n aangesig-tot-aangesig vergadering, hetsy persoonlik of virtueel gehou. Minstens twee van die OPCC-personeel sal met die klaer vergader en die klaer mag vergesel word.
   • Om voort te gaan met die klagte ingevolge die betrokke beleid/prosedure en die klaer van een kontakpunt binne die OPCC te voorsien, wat rekord sal hou van alle kontakte wat gemaak is.
   • Om die klaer skriftelik uit te reik van gedragsbepalings wat nagekom moet word en om verwagte wedersydse verantwoordelikhede uiteen te sit waarop die voortgesette ondersoek van die klagte voorwaardelik sal wees.
     
     
2. Indien die besluit geneem word om aan die klaer te skryf in ooreenstemming met paragraaf 5.1(c) hierbo, tensy daar omstandighede is wat die onmiddellike afdwing van 'n kontakstrategie regverdig, sal die OPCC soos volg aan die klaer skryf:
   
   
   • Eerstens, 'n aanvanklike waarskuwingsbrief wat uiteensit dat die Kommissaris die klaer se gedrag as onaanvaarbaar, onredelik en/of onredelik aanhoudend bepaal het en die grondslag vir daardie besluit uiteensit. Hierdie aanvanklike waarskuwingsbrief sal ook die verwagtinge uiteensit vir enige verdere kontak van die klaer aan die OPCC, sowel as enige verantwoordelikhede van die OPCC (byvoorbeeld die frekwensie waarmee die OPCC die klaer sal kontak of bywerk);
   • Tweedens, waar die klaer nie aan die bepalings van die aanvanklike waarskuwingsbrief voldoen het nie, 'n laaste waarskuwingsbrief wat uiteensit dat die aanvanklike waarskuwingsbrief nie nagekom is nie en die klaer in kennis stel dat, sou hulle voortgaan om te versuim om aan die verwagtinge te voldoen in die aanvanklike waarskuwingsbrief sal die OPCC 'n formele kontakstrategie implementeer; en
   • Derdens, waar die klaer nie aan die bepalings van die aanvanklike of die finale waarskuwingsbrief voldoen het nie, sal die OPCC 'n formele kontakstrategie implementeer wat 'n beperkte basis sal uiteensit waarop die klaer die OPCC kan kontak en wat 'n beperkte basis waarop die OPCC kontak aan die klaer sal terugbesorg (insluitend die frekwensie en manier om dit te doen) – artikels 9 en 10 van hierdie beleid is van toepassing op kontakstrategieë.
     
     
3. ’n Aanvanklike waarskuwingsbrief, finale waarskuwingsbrief en/of kontakstrategie (onderhewig aan artikels 9 en 10 van hierdie beleid) kan enige een of enige kombinasie van die volgende doen:
   
   
   • Adviseer die klaer dat hulle die klagteprosedure uitgeput het en dat daar niks meer is om by te voeg tot die punte wat geopper is nie;
   • Verduidelik aan hulle dat verdere kontak met die Kommissaris geen nuttige doel sal dien nie;
   • Weier kontak met die klaer hetsy persoonlik, per telefoon, per brief of e-pos met betrekking tot daardie klagte;
   • Stel die klaer in kennis dat verdere korrespondensie gelees sal word, maar waar dit geen nuwe inligting bevat wat die besluit raak nie, sal dit nie erken word nie, maar op die lêer geplaas word;
   • Beperk kontak tot 'n enkele, voorgeskrewe manier van kontak (bv. skriftelik tot 'n enkele posbus of 'n enkele posadres);
   • Tydsbeperkings op enige vergaderings of telefoonoproepe voorskryf;
   • Voorskryf 'n derde party deur wie alle kontak gemaak moet word; en/of
   • Stel enige ander stap of maatreël uiteen wat die Kommissaris in die omstandighede van die saak as nodig en proporsioneel ag.
     
     Waar Onaanvaarbaar, Onredelik of Onredelik Aanhoudende gedrag voortduur, behou die Kommissaris die reg voor om alle kontak met die klaer op te skort terwyl regsadvies ingewin word.
     
     

6. Onredelike klagtes met betrekking tot die Kommissaris

Die Surrey-polisie- en misdaadpaneel verskaf gedelegeerde magtiging aan die uitvoerende hoof van die OPCC om die aanvanklike hantering van klagtes teen die Kommissaris te bestuur.

Besonderhede van hierdie proses en die klagteprosedure wat deur die Paneel nagekom word, kan gevind word op die Surrey County Council webwerf. Die proses sit verder uiteen hoe die uitvoerende hoof van die OPCC mag weier om 'n klagte aan te teken.

7. Toekomstige handelinge met persone wat geag is dat hulle op 'n onaanvaarbare, onredelike en onredelik volhardende manier opgetree het

Selfs al het 'n individu klagtes gemaak wat in die verlede op 'n onaanvaarbare, onredelike of onredelik aanhoudende wyse gevolg is, moet daar nie aanvaar word dat enige toekomstige klagtes of kontak van hulle ook onaanvaarbaar of onredelik sal wees nie. Indien 'n nuwe klagte oor 'n afsonderlike aangeleentheid ontvang word, moet dit op eie meriete hanteer word, terwyl verseker word dat OPCC-personeellede se welstand beskerm word.

8. Kontak wat kommer wek

1. Die OPCC is 'n organisasie wat in aanraking kom met duisende lede van die publiek, insluitend sommige wat fisies of geestelik kwesbaar kan wees. OPCC-personeel het 'n sorgsaamheidsplig en mag enige aanduidings van/risiko van misbruik of verwaarlosing ingevolge die vereistes van die Sorgwet 2014 identifiseer en aanmeld.
2. Dit strek tot kontak wat kommer wek vir 'n individu se fisiese en/of geestelike welsyn waar daar 'n aanduiding van skade is. As 'n lid van OPCC-personeel 'n kontak ontvang wat kommer oor die beveiliging opper, sal hulle die besonderhede aan Surrey-polisie stuur en hulle vra om 'n kommer oor veiligheid te opper.
3. Net so sal enige kontak of gedrag wat as van 'n gewelddadige, aggressiewe of teisterende aard beskou word, of waar dit die veiligheid en welsyn van OPCC-personeel bedreig, by Surrey Polisie aangemeld word en waar toepaslike regstappe geneem kan word. Die OPCC mag nie die diensgebruiker vooraf waarsku oor hierdie aksie nie.
4. Kontak waar voorvalle van vermoedelike misdade aangemeld word en dié wat die vermoede van OPCC-personeel vanuit 'n misdaadperspektief wek, sal ook by Surrey-polisie aangemeld word. Die OPCC mag nie die diensgebruiker vooraf waarsku oor hierdie aksie nie.
   
   

9. Kontak Strategie

1. Die OPCC kan 'n kontakstrategie ontwikkel en implementeer op sy eie of saam met Surrey Polisie Professionele Standaarde Departement (PSD), met betrekking tot 'n klaer as hulle voortgaan om onaanvaarbare, onredelike of onredelik aanhoudende gedrag te toon wat 'n nadelige impak op die werk of welsyn van personeel.
   
   Kontakstrategieë sal in plek gestel word om:
   • Verseker dat die klaer se klagtes/versoeke om inligting stiptelik en akkuraat hanteer word;
   • Beskerm personeelwelsyn;
   • Beperk die buitensporige koste op die openbare beursie wanneer daar met die individu te doen is;
   • Verseker dat die OPCC sy werklading effektief kan funksioneer en bestuur;
   • Maak seker dat 'n gesamentlike plan met Surrey Polisie PSD enige kontak met beide organisasies effektief bestuur.
2. 'n Kontakstrategie sal uniek wees aan elke klaer en sal op 'n geval-tot-geval basis geïmplementeer word, om te verseker dat dit gepas en proporsioneel bly. Die volgende lys is nie volledig nie; die strategie kan egter die volgende insluit:
   • Reël dat die klaer slegs met een spesifieke kontakpunt kommunikeer – waar toepaslik om dit te doen;
   • Die plasing van tydsbeperkings op telefoongesprekke en persoonlike kontakte (byvoorbeeld een oproep op een bepaalde oggend/middag van enige week);
   • Beperk kommunikasie tot een metode van kontak.
   • Bevestiging dat die OPCC slegs die klaer op 'n tweeweeklikse/maandelikse of ander basis sal kontak;
   • Lees en liasseer korrespondensie, maar erken slegs of reageer daarop indien die klaer nuwe inligting verskaf wat relevant is vir die oorweging deur die OPCC van 'n huidige 'regstreekse' klagte of 'n wesenlik nuwe klagte maak;
   • Vereis dat enige versoeke vir inligting ingedien moet word deur middel van 'n formele proses, soos 'n Vryheid van Inligting of Onderwerp Toegang Versoek, anders sal enige sodanige versoeke om inligting nie gereageer word nie;
   • Deur enige ander aksie te neem wat as gepas en proporsioneel geag word, bv in uiterste gevalle, kan die OPCC kies om telefoonnommers of e-posadresse te blokkeer;
   • Teken of monitor telefoonoproepe;
   • Weier om eise te oorweeg om 'n geslote saak of saakbesluit te heropen.
3. Voordat enige aksie geneem word, sal die klaer ingelig word oor die redes waarom so 'n kontakstrategie geïmplementeer word. Die kontakstrategie sal skriftelik aan hulle voorgelê word (dit sluit in per e-pos). Waar OPCC-personeel se veiligheid of welsyn bedreig word weens onredelike gedrag, mag die klaer egter nie vooraf waarskuwing ontvang dat opgetree word nie.
4. 'n Kontakstrategie sal met intervalle van 6 maande hersien word deur die Hoof Uitvoerende Beampte en die Hoof van Klagtes om te oorweeg of die bepalings van die strategie gepas bly of wysiging vereis, en om te oorweeg of die kontakstrategie steeds vereis word. Waar die besluit geneem word dat die strategie nie meer nodig is nie, sal daardie feit aangeteken word en enige verdere kontak van die klaer kan hanteer word volgens die normale proses vir kontak/klagtes van die publiek (onderhewig altyd aan die heraansoek van die proses soos uiteengesit in hierdie beleid).
   
   

10. Beperk kontaktoegang

1. 'n Bestuurder kan magtiging van die Uitvoerende Hoof versoek om kontak te beperk. Die Uitvoerende Hoof, in oorleg met die Kommissaris, moet egter oortuig wees dat die volgende kriteria oorweeg is voordat enige aksie geneem word:
   • Die saak – of dit nou 'n klagte / saak / navraag / versoek is – word behoorlik oorweeg en aangespreek;
   • Enige saakverwante besluit wat as gevolg van 'n ondersoek geneem word, is die regte een;
   • Kommunikasie met die klaer was voldoende en die diensgebruiker verskaf geen beduidende nuwe inligting wat die oorweging van die saak kan beïnvloed nie;
   • Alle redelike pogings is met die klaer aangewend om misverstande uit die weg te ruim en sake na 'n oplossing te beweeg;
   • Enige spesifieke toegangsvereistes en toepaslike oplossings is oorweeg om te verseker dat die klaer nie toegang tot die OPCC geweier word nie;
   • Dit is oorweeg om die klaer in kontak te bring met 'n geskikte poortorganisasie, soos 'n Burgeradviesburo – of die klaer is aangemoedig om regsadvies in te win.
     
2. Waar 'n klaer aanhou om onaanvaarbare gedrag te openbaar, sal die OPCC sy reg uitoefen om kontak te beperk. Dit sal egter altyd vir klaers sê watter stappe hulle neem en hoekom. Dit sal aan hulle (of 'n alternatiewe toeganklike formaat) skryf wat die redes vir die bestuur van toekomstige kontak verduidelik, die beperkte kontakreëlings beskryf en, indien relevant, verduidelik hoe lank hierdie beperkings in plek sal wees.
   
3. Klaers sal ook vertel word hoe hulle die besluit om kontak te beperk via die interne OPCC-klagteprosedure kan betwis. Na oorweging van hul versoek sal klaers skriftelik in kennis gestel word dat die beperkte kontakreëlings steeds geld of dat 'n ander optrede ooreengekom is.
   
4. As die OPCC besluit om voort te gaan met die behandeling van iemand onder hierdie kategorie, en steeds hul klagte ses maande later ondersoek, sal dit 'n hersiening doen en besluit of beperkings sal voortduur. 'n Besluit om klaerkontak te beperk, kan heroorweeg word indien die klaer 'n meer aanvaarbare benadering toon.
   
5. Waar 'n klaer se saak gesluit is en hulle aanhou om met die OPCC daaroor te kommunikeer, kan die OPCC besluit om kontak met daardie klaer te beëindig. In sulke gevalle sal die OPCC voortgaan om alle korrespondensie aan te teken en te lees, maar tensy daar nuwe bewyse is wat 'n impak het op die besluit wat geneem is, sal dit dit bloot op die lêer plaas sonder erkenning.
   
6. As 'n beperking ingestel is en 'n klaer sy voorwaardes verbreek, het personeel die reg om nie in gesprek te tree of op versoeke te reageer soos toepaslik nie.
   
   
7. Enige nuwe klagtes van mense wat onder die onredelik volgehoue ​​en onaanvaarbare klaerbeleid gekom het, sal op die meriete van elke nuwe klagte behandel word. Dit moet duidelik gemaak word dat die klaers nie verhinder moet word om die polisie te kontak in verband met nie-klagte kwessies of onseker gelaat moet word hieroor as gevolg van onduidelike of onvolledige kontakreëlings nie.
   
   
8. In die implementering van hierdie beleid sal die OPCC:
   
   
   • Voldoen aan wetgewende of regulatoriese vereistes en gepaardgaande advies oor die effektiewe bestuur van volgehoue ​​klaers, om te verseker dat alle vorme van klagtes behoorlik en doeltreffend hanteer word;
   • Verskaf duidelike inligting en leiding aangaande die beleide en prosedures van die OPCC vir die bestuur van aanhoudende en lastige klaers;
   • Verseker dat die lesse uit sulke sake oorweeg en geassesseer word om die ontwikkeling van praktyk en prosedure vir die doeltreffendheid van die OPCC in te lig;
   • Bevorder 'n oop en responsiewe klagtestelsel;
   • Enige beperkings wat opgelê word, sal toepaslik en proporsioneel wees.
     
     

11. Hoe hierdie beleid met ander beleide en prosedures skakel

1. In situasies waar 'n lid van OPCC-personeel onveilig voel of onregverdig deur 'n diensgebruiker behandel word, sal die bestuur van diensgebruikerkontak, gesondheid en veiligheid, waardigheid by die werk, diversiteit by die werk-beleide en OPCC-gelykheidsprosedures ook van toepassing wees.
   
   
2. Die Wet op Vryheid van Inligting (Artikel 14) dek lastige en herhaalde versoeke om inligting en daar moet na artikel 14 van die Wet verwys word in samehang met hierdie beleid. Die Wet gee die OPCC die reg om inligting aan lede van die publiek te weier op grond daarvan dat die versoek irriterend of onnodig herhaal is. Die OPCC sal voldoen aan sy verantwoordelikhede soos uiteengesit in die Databeskermingswet ten opsigte van die berging en bewaring van persoonlike data.
   
   

12. Menseregte en gelykheid

1. Met die implementering van hierdie beleid sal die OPCC verseker dat sy optrede in ooreenstemming is met die vereistes van die Wet op Menseregte 1998 en die Konvensieregte wat daarin vervat is, ten einde die menseregte van klaers, ander gebruikers van die polisiedienste en die Kantoor van die polisie en misdaadkommissaris vir Surrey. 
   
   
2. In die implementering van hierdie beleid sal die OPCC verseker dat alle behoorlike oorweging aan die OPCC se verpligtinge kragtens die Gelykheidswet 2010 gegee word en sal oorweeg of enige redelike aanpassings gemaak kan word om die klaer toe te laat om op 'n aanvaarbare wyse met die OPCC te kommunikeer.
   
   

13. GDPR Assessering

1. Die OPCC sal slegs persoonlike inligting aanstuur, hou of behou waar dit gepas is om dit te doen, in ooreenstemming met die OPCC GDPR-beleid, Privaatheidsverklaring en Behoudbeleid.
   
   

14. Wet op Vryheid van Inligting 2000

1. Hierdie beleid is geskik vir toegang deur die algemene publiek.
   
   

15. Vrywaring

1. Die OPCC behou die reg voor om regsvergoeding te soek indien nodig of enige kommunikasie na die polisie te verwys.
   
   

Polisdatum: Desember 2022
Volgende resensie: Desember 2024